Hafnarfjarðarbær hefur um langt árabil verið með innri vef fyrir starfsfólk og síðastliðin fimm ár einnig verið með samskiptamiðilinn Workplace frá Facebook sem hefur styrkt verulega innri upplýsingamiðlun og samskipti á tvö þúsund manna vinnustað. Í sumar fékk miðillinn enn meiri vigt þegar innri vefnum, Læknum, var lokað og efni hans fært yfir á nýja einingu innan Workplace sem kallast Knowledge Library. 

Margir vefstjórar þekkja þá góðu tilfinningu að opna nýja vefi en það fylgir því sömuleiðis mikil vellíðan og ánægja að loka vefsvæðum. Einfaldara vefumhverfi er öllum í hag. 

Innri vefurinn hafði þróast í hálfgert vandræðabarn hin síðari ár. Notkun á honum fór minnkandi og staðið hafði til að gera nýjan innri vef en engin lausn þótti spennandi. Með tilkomu Workplace varð innri vefurinn svo gott sem líflaus á yfirborðinu. Auðvitað var verið að viðhalda ýmsum hagnýtum upplýsingum á borð við innri þjónustu, starfsmannahandbók og eyðublöð en öll upplýsingamiðlun, hópastarf og samskipti voru komin á Workplace og Workplace spjallið. 

Knowledge Library breytti stöðunni

Fyrir liðlega ári síðan gaf Facebook svo út nýja virkni á Workplace sem var nefnt Knowledge Library. Með þeirri virkni gafst loksins möguleiki til að skipuleggja upplýsingar og halda utan um gögn á skipulagðan hátt, með því að búa til flokka og undirsíður eða með öðrum orðum að halda utan um gögn í veftré eins og á hefðbundnum vef. 

Frá því að þessi virkni leit fyrst dagsins ljós hefur Facebook verið í stöðugri þróun á Knowledge Library. Þetta varð fljótt til að sannfæra okkur hjá Hafnarfjarðarbæ að hér með væri loksins komið tækifæri til að loka innri vefnum fyrir fullt og allt og kynna Workplace og Knowledge Library sem heildarlausn í upplýsingamiðlun og samskiptum starfsfólks.

Á Knowledge Library er nú hægt að finna alls kyns hagnýtt efni fyrir starfsfólk og stjórnendur, s.s. flýtileiðir í ýmis kerfi, upplýsingar um starfsemi bæjarins, eyðublöð til útfyllingar og starfsmannahandbók með upplýsingum um réttindi og skyldur starfsfólks.

Verkefnið var skipulagt af hópi stafrænna leiðtoga frá öllum sviðum. Með góðu skipulagi á upplýsingunum og í gegnum öfluga leit er auðvelt að finna það efni sem starfsfólk þarf að finna hverju sinni og auðvelt að deila því með samstarfsfólki í spjalli eða hópum sem mun bæta þekkingarmiðlun, spara tíma og gera starfsfólki kleift að vinna betur saman.

Valdefling starfsfólks

Þegar þetta er skrifað er komin um 2-3 mánaða reynsla af þessari breytingu og við erum hæstánægð með viðtökurnar. Það virðast fáir sakna gamla innri vefsins og einu kvartanir sem hafa borist eru þær að starfsfólk hefur verið í vandræðum með að finna eyðublöð tengd mannauðsmálum en við völdum að færa þau nær alfarið í mannauðskerfið okkar, H3, í stað þess að halda utan um þau á tveimur stöðum. Með því að flytja eyðublöð þangað inn er stór hluti upplýsinga forútfylltur fyrir starfsfólk og stjórnendur en kerfið les grunnupplýsingar úr grunnkerfinu okkar Active Directory.

Með Knowledge Library upplifir umsjónarfólk upplýsinga hjá okkur að þau séu komin í bílstjórasætið. Það er engin hindrun í að læra á oft flókin vefumsjónarkerfi, sérlega einfalt að uppfæra efni og aðgangsstýring er mjög öflug. Við getum stýrt réttindum niður á einstaka síður bæði gagnvart því að sýsla með efni og því að geta stýrt því hvað hver og einn getur séð. Við höfum núna möguleika á því að gefa einstaka einingum eða stofnunum, eins og Bókasafni Hafnarfjarðar, sér svæði á Knowledge Library sem starfsfólk Bókasafnsins getur eitt séð. Það er sér svæði fyrir stjórnendur, sér svæði fyrir starfsfólk sem vinnur í Ráðhúsi o.s.frv.

Með Knowledge Library fáum við einnig ítarleg gögn um notkun starfsfólks, greiningu á því hvort efni sé lesið, hvaða deildir eða einingar eru virkastar og hvaða starfsfólk er duglegast að leggja til efni. 

Notkun aukist verulega

Notkun Workplace hefur aukist mikið síðastliðin tvö ár, m.a. vegna Covid, markvissrar kynningar og hvatningar til að nota miðilinn. Á tveimur árum hefur fjöldi virkra notenda á Workplace aukist um sextíu til sjötíu prósent hjá Hafnarfjarðarbæ en virkir notendur á mánuði eru tæplega 1.400 en voru tveimur árum áður um 850. 

Stór kostur við að hafa alla innri upplýsingamiðlun á Workplace er að starfsfólk getur alltaf haft aðgengi að miðlinum utan vinnustaðarins - ef það kýs - og verið með efnið í símanum, hvar og hvenær sem er. Þetta aðgengi hefur klárlega orðið til að auka notkunina. Með Knowledge Library vex enn notkun á Workplace og áhugavert verður að greina betur þegar frá líður.

Það er deginum ljósara að Workplace hefur orðið til þess að valdefla starfsfólk. Gamli innri vefurinn gat aldrei gefið starfsfólki eða millistjórnendum rödd. Með Workplace geta allir komið sínum skoðunum á framfæri. Einstaka vinnustaðir geta unnið þéttar saman og í þverfaglegum hópum. Og með Knowledge Library eru einstaka einingar, deildir og stofnanir komnar í bílstjórasætið í sinni upplýsingamiðlun og samskiptum.

Við eigum enn í land að ná til enn stærri hóps. Við höldum kynningar, gefum út veggspjöld, komum inn á starfsmannafundi og sendum reglulega hvatningar til starfsfólks og stjórnenda að nota miðilinn. Verkefninu er því ekki lokið en við erum sannfærð um að Workplace og núna Knowledge Library muni þjóna starfsfólki Hafnarfjarðarbæjar vel um ókomin ár.

Höfundar: Andri Ómarsson, verkefnastjóri og Sigurjón Ólafsson, sviðsstjóri, báðir hjá Hafnarfjarðarbæ