Það er óhætt að segja að margt hefur breyst með tilkomu nýrra tækni. Samfélagið í dag stendur á ákveðnum tímamótum þar sem uppi er kynslóð sem notaði ávísunarhefti, kynslóð sem átti vasadiskó og VHS-tæki og að lokum kynslóð sem getur stýrt heiminum í gegnum snjallsímann sinn. Þessar kynslóðir eru svo lánsamar að fá að upplifa hverja stafræna byltingu á fætur annarri frá fyrstu hendi.

Tæknin er vissulega að breyta daglegu lífi almennings, nú þarf ekki lengur að fara í bankann og sækja um lán, að horfa á kvöldfréttir klukkan sjö er ekki lengur nauðsyn og að fá sekt fyrir að gleyma ökuskírteininu heima er liðin tíð. Við getum einnig verið sammála um að þessar umbreytingar hafa gert okkur sjálfstæðari og jafnvel skilvirkari. Þörfin til þess að mæta í eigin persónu á staði til að leysa mál og erindi fer brátt að líða undir lok. Fyrirtæki og stofnanir eru í auknum mæli að innleiða stafrænar lausnir og auka þar með stafræna þjónustu fyrir almenning. Tíminn er mikilvægur og við kjósum að eyða honum ekki í biðraðir eða í keyrslu nema nauðsyn krefji.

Stafræn þróun er vegferð sem fyrirtæki og stofnanir þurfa að ákveða að fara í af heilum hug. Stjórnendur þurfa að vera tilbúnir í að leggja af stað í þetta ferðalag, fá starfsfólkið með sér í lið og móta framtíðarsýn áður en hafist er handa við að finna lausnirnar og tæknina. Einnig er nauðsynlegt að fara í markvissa greiningarvinnu, þ.e. skilgreina markmiðin og móta stafræna stefnu enda mikilvægt að skilgreina hver ávinningur sé af stafrænni umbreytingu.

Hér verður sagt frá því hvernig Borgarbyggð vinnur að þessum umbreytingum. Framtíðarsýn Borgarbyggðar er skýr, sveitarfélagið hefur einsett sér að vera leiðandi í stafrænni umbreytingu á komandi árum og þá sér í lagi leggja áherslu á notendamiðaða þjónustuhönnun. Það felur í sér að búa til stafrænt umhverfi sem hentar notendum sem best og uppfyllir þarfir þeirra og væntingar. Í breytingarferlinu verður stuðst við notendamiðaða nálgun í þróun þjónustu sveitarfélagsins til þess að tryggja hámarks þjónustuupplifun íbúa og annarra sem þurfa að leita til Borgarbyggðar.

Upphafið að þessari vinnu var ný og notendavænni heimasíða sem tekin var í notkun árið 2019. Samhliða þessum breytingum var einnig ákveðið að innleiða þjónustugátt sem gerir íbúum og öðrum viðskiptavinum kleift að sækja um þjónustu sveitarfélagsins með rafrænum hætti. Þessi nýjung hefur gefið góða raun og á komandi ári stendur til að auka við notendavænni umsóknarleiðum í gegnum gáttina og þar með stytta biðtíma erinda og auka skilvirkni boðleiða. Þessar breytingar gáfu sveitarfélaginu byr undir báða vængi um að stafræn framtíð væri það sem koma skal og því mikilvægt að huga vel að þessum málaflokki.

Borgarbyggð ætlar á komandi ári að hefja vinnu við að móta stafræna stefnu fyrir sveitarfélagið. Í því felst að skoða hvar tækifærin liggja, hvaða breytingar skila árangri, hvaða ferla þarf að skoða og hvernig hægt er að gera þjónustuleiðir markvissari með stafrænum leiðum. Auk þess þarf að leggja áherslu á að tryggja að stafrænar lausnir verði aðgengilegar fyrir alla óháð kunnáttu og getu og að þær séu einfaldar í notkun.

Þegar stafræn stefna liggur fyrir þarf að mynda teymi sem mun leiða stafræna þróun. Teymið þarf að samanstanda af stjórnendum og starfsfólki sem kemur til með gera aðgerðaráætlun og leiða vinnuna frá upphafi. Vinnan sjálf er einungis hálfnuð þegar lausnirnar eru klárar, það þarf ávallt að innleiða kerfi, endurskoða og endurbæta ferla og meta árangur með mælikvörðum. Stafræn vegferð hefur engan enda, þetta er vinna sem tekur stöðugum endurbótum því kröfur notenda eru ávallt að breytast og sveitarfélagið þarf að vera í stakk búið að bregðast við því.

Þessi vegferð er síður en svo auðveld, það eru fjölmargir þættir og snertifletir sem þarf að huga að. Borgarbyggð er aðili að samstarfsverkefni Sambands íslenskra sveitarfélaga sem ber heitið Stafræn sveitarfélög. Um er að ræða miðlægt samstarf til að auðvelda stafræna vegferð og gerir sveitarfélögum kleift að miðla og deila upplýsingum og þekkingu sín á milli. Það er ómetanlegt að hafa vettvang þar sem færir sérfræðingur á sviði stafrænnar þróunar leiða okkur áfram og leiðbeina í svona stóru verkefni sem fer að verða mjög aðkallandi í nútímasamfélagi.

Nú má ekki slá slöku við heldur gefa í. Að mínu mati er stafræn þróun stærsta verkefnið sem sveitarfélög munu standa frammi fyrir á komandi árum. Þetta er nauðsynlegt verkefni til þess að mæta þörfum og kröfum íbúa og einnig til þess að vera samkeppnishæf, auka gagnsæi, bæta þjónustuna og búa til skilvirkari stjórnsýslu. Þessi vegferð er krefjandi og auðvitað verða hindranir á leiðinni en með góðri samvinnu og samstarfari milli sveitarfélaga, íbúa Borgarbyggðar og annarra hagsmunaaðila þá mun ávinningurinn af stafrænni þróun borga sig margfalt.

Höfundur: Maria Neves, samskiptastjóri Borgarbyggðar