Fjármálaráðuneytið hefur ákveðið, fyrir hönd ríkisins, að allir reikningar vegna seldrar vöru og  þjónustu skuli vera á rafrænu formi frá og með 1. janúar 2015. Þetta fyrirkomulag skal gilda um alla reikninga birgja til ríkisstofnana og reikninga ríkisins til lögaðila.Með þessu áskilur ríkið sér rétt til að kalla eftir rafrænum reikningum frá birgjum, til áréttingar má benda á að ákvæði þess eðlis er nú þegar að finna í öllum rammasamningum.  

Nú þegar getur meirihluti stofnana ríkisins og flest sveitarfélög tekið við reikningum á rafrænu formi. Stefnt er að því að allar stofnanir ríkisins geti tekið við slíkum reikningum um mitt ár 2014. Fjársýsla ríkisins vinnur með stofnunum að því verkefni. Einnig er unnið að því að reikningar frá ríkisstofnunum fyrir vöru og þjónustu verði rafrænir. Rétt er að taka fram að þetta fyrirkomulag mun ekki gilda um skatta eða lögbundin gjöld og er verið að skoða í hvaða farveg þau verkefni fara.

Verkefnið á sér langan aðdraganda og hefur verið unnið í nánu samstarfi við sveitarfélög og samtök atvinnulífs. Öll tækniviðmið byggja á forskriftum frá CEN, Staðlastofnun Evrópu og hafa verið innleidd hér á landi í samráðshópum á vegum Icepro og Staðlaráðs þar sem tryggt hefur verið að þau gæti jafnt hagsmuna ríkis og atvinnulífs. Einnig hefur verið gerð breyting á reglugerð um rafræna reikninga til að tryggja jafna stöðu pappírs og rafrænna reikninga gagnvart lögum. Nú þegar hafa lausnir sem byggja á þessum tækniviðmiðum verið byggðar inn í velflest viðskiptakerfi sem eru á markaði hér á landi.

Við þessa vinnu hefur sérstaklega verið hugað að hagsmunum lítilla fyrirtækja og einstaklinga og tryggt að slíkir aðilar geti nýtt sér tæknilausnir til hagræðingar og einnig horft til þess að krafa ríkisins valdi þeim ekki óþarfa kostnaði. Ljóst er að þjónustum sem snúa að þessum hópum mun fjölga mjög á næstu mánuðum. Við þessa breytingu er sjálfsagt að allir aðilar nýti sér kosti hennar til fulls, ekki bara til að senda reikninga til ríkisins heldur til sem flestra sinna viðskiptavina. Einnig ættu aðilar að skoða að taka við reikningum frá sínum eigin birgjum og með því njóta til fulls þess hagræðis sem þessi breyting hefur í för með sér.

Bakgrunnur málsins er að miklir möguleikar til hagræðingar eru fólgnir í notkun rafrænna skeyta í viðskiptum og skiptist hagræðing milli móttakanda og sendana. Ferlið er náttúrvænt, ódýrara og öruggara en viðskipti á pappír. Nú þegar hafa mörg fyrirtæki sett sér markmið um að allir reikningar þeirra verði rafrænir og því ljóst að atvinnulífið mun njóta hagræðis af verkefninu á við ríkið. Svipuð reynsla er af sambærilegum verkefnum á norðurlöndum og má benda á að einnig er unnið að slíkum innleiðingum í flestum Evrópulöndum í dag.

Fjármálaráðuneytið mun á næstunni einnig gefa út yfirlýsingu um almenna viðskiptaskilmála sem skulu gilda fyrir allar ríkisstofnanir og gilda um þau viðskipti sem ekki byggja á samningum. Tilgangurinn er að samræma þá viðskiptaskilmála sem taka á útgáfu reikninga fyrir hönd allra ríkisstofnana og þannig minnka viðskiptakostnað, öllum aðilum til hagræðingar.

Mikið og gott starf hefur verið unnið á vettvangi samtaka Icepro og FUT þar sem margir aðilar hafa komið að borðinu og lagt hönd á plóginn. FUT hefur séð um þróun og útgáfu tækniviðmiða og Icepro hefur haldið utan um norrænt samráð og unnið að kynningum og samráði aðila við stefnumótun og innleiðingar.

Hægt er að nálgast frekari upplýsingar á vef Fjársýslu ríkisins: http://www.fjs.is/rafraent/

Framundan

Reikna má með að ýmsir hnökrar komi upp hjá aðilum við þessar breytingar og mikilvægt að aðilar haldi náið samráð um hvernig leysa skuli úr þeim málum. Meðal þeirra atriða sem þarf að skoða má nefna:

• Noktun tækniforskrifta. Fjársýslan getur nú tekið við skeytum samkvæmt nýjust tækniforskriftum frá FUT fyrir reikninga, TS136, kreditnótur, TS137 og fleiri skeytum. Nauðsynlegt er að birgjar uppfæri við fyrsta tækifæri útsendingar sínar til samræmis við þær. Sérstaklega á þetta við um kreditnótur, því á markaðnum hafa þróast nokkrar ólíkar leiðir til að vinna með kreditnótur og nauðsynlegt að hugbúnaðarhús breyti fyrri uppsetningum í átt til samræmingar.
• PEPPOL viðskiptanet. Icepro samtökin hafa mælt með að atvinnulífið notist við Evrópska viðskiptanetið, PEPPOL. Kostir þess eru að það tryggir að sendandi getur sent á alla móttakendur, óháð þjónustuaðila. Einnig opnar það fyrir skeytasendingar inn á innri markað Evrópu. Fjársýslan vinnur að því þessa dagana að tengja kerfi sín við PEPPOL netið.  
• Greiðsluseðlar. Samhliða rafrænum reikningum munu ríkisstofnanir leggja áherslu á að greiða útgefna reikninga en ekki greiðsluseðla sem gefnir eru út samhliða viðskiptayfirliti. Þetta er þó auðvitað umsemjanlegt milli kaupanda og seljanda þar sem annað fyrirkomulag getur átt betur við, en ef ekki er á um annað kveðið skulu greiðsluseðlar ekki fylgja viðskiptayfirliti, aðeins reikningum.
• Rafræn innkaup. Stýring innkaupa er tvímælalaust næsta stig hagræðingar í heimi þar sem flækjustig og breytileiki í vöruúrvali er alltaf að aukast. Tækifæri til hagræðingar á þeim vettvangi eru margföld á við rafræna reikninga. Rafræn innkaup eru því eðlilegt næsta stig í þróun verkferla hjá ríkinu. Stofnanir ríkisins munu í vaxandi mæli senda pantanir á rafrænu formi til birgja og kalla eftir notkun rafrænna vörulista. Slíkt verklag krefur alla aðila um öguð vinnubrögð en lofar öllum aðilum gríðarlegri hagræðingu í innkaupa- og vörudrefingarferlum.

Höfundur: Bergþór Skúlason, Tölvunarfræðingur, Fjársýslu ríkisins