Það má einfalda og bæta alla vefi, sama hversu góðir þeir eru. Það kann að hljóma frekar einfalt en einfaldleikinn er ekki alltaf auðfenginn. Við þurfum að streða til að gera hluti einfalda. Opinberir vefir glíma við ýmsar áskoranir. Ég ætla að gera tvær að umtalsefni í þessari grein, forgangsröðun og vefstjórn.

Á flestum opinberum vefjum eru ótal lítil verkefni að trana sér fram og skyggja á það sem skiptir mestu máli. Eigendur vefjanna þekkja jafnvel ekki lykilverkefnin á vefnum. Ofuráhersla er á fréttir og annað efni sem skiptir notendur litlu máli. Krafan um að vefurinn þurfi að vera “lifandi” með sírennsli af fréttum kemur ekki frá notendum heldur stofnuninni.

Um fréttafíkn og upplýsingagáma

Vefirnir eiga ekki að svala fréttafíkn, vera upplýsingagámar eða skjalatunnur. Rót vandans er stundum sú að innri vefur stofnunar er oft lélegur eða ekki til staðar. Þá er gripið til þess ráðs að færa öll skjöl og ofgnótt upplýsinga sem á erindi við örfáa út á ytri vefina.

Af hverju má þetta efni ekki vera þarna úr því að við eigum það og það gæti verið einhver sem þyrfti á því að halda?

Vegna þess að þetta efni er fyrir, flækir vefina, hindrar aðgang að efni sem skiptir máli. Mengar leitarniðurstöður og gerir óskunda.

Tökum dæmi af vef Umhverfisstofnunar. Ágætur vefur að mörgu leyti, en hver eru lykilverkefnin? Er það þjónusta, upplýsingar og áhugavert? Hvar er þá þetta óáhugaverða? Kannski í tæplega 100 tenglum sem eru á forsíðunni! Fyllist einhver valkvíða hér? Getur verið að Umhverfisstofnun hafi svo mörg lykilverkefni?

Þessi vefur er ekki sérstaklega tekinn fyrir sem slæmur vefur og er örugglega ágætlega sinnt en vefstjórinn þarf samt að halda uppi aga. Má ekki gefast upp fyrir heimtufrekju hagsmunaaðila í stofnuninni, sem vilja allir sitt á forsíðu.

Fólk vill taka skjótar ákvarðanir á vefnum og þar er mikil óþolinmæði. Berum vefinn saman við umferðina. Þar treystum við á að geta tekið skjótar ákvarðanir á 90 km hraða um hvaða stefnu skal taka. Annars fer illa. Það þurfa að vera fá en áberandi skilti sem vísa veginn.

Hvað ef skilti Vegagerðarinnar við Borgarnes væru 30, sem er jú bara þriðjungur af skiltunum á vef Umhverfisstofnunar. Hvað gætum við vænst í fjölgun umferðarslysa á þjóðvegi 1 ef við hegðuðum okkur eins í vegaskiltum og við gerum í skiltagerð á vefnum?

Vefstjórn í opinberum stofnunum

Í úttektinni Hvað er spunnið í opinbera vefi 2013 er að finna margar áhugaverðar staðreyndir en hér er staldrað við vefstjórn. Til að vefur geti sinnt hlutverki sínu þá þarf að vera til staðar einhver sem hugsar um hann. Það er ekki hægt að halda úti almennilegum vef án þess að hafa virkan vefstjóra sem kann sitt fag og hefur nauðsynlegan stuðning.

Þegar litið er til starfshlutfalls í vefstjórn koma sláandi niðurstöður fram:

• Um 80% allra opinberra vefja hafa minna en eitt stöðugildi í vefstjórn

• 40 stofnanir hafa eitt eða meira stöðugildi í vefstjórn

• 37 hafa hálfan vefstjóra

• 45 eru með kvartvefstjóra

• 79 með tæplega engan vefstjóra

• 5 játa að það sé ekki eitt prósent til í vefstjórn

Könnunin sýnir fram á skýr tengsl á milli árangurs og hlutfalls í vefstjórn. Vefstjóri í hlutastarfi er veftæknir í besta falli, afgreiðslumaður beiðna en ekki stjórnandi.

Sex spora kerfið til bættrar vefheilsu

Það er auðvelt að benda á vandamál en erfiðara að koma með lausnir á vanda opinberra vefja.  Sex spora kerfið er úrræði sem mætti reyna.

1. Yfirlýsing ríkisstjórnar
   Ríkisstjórn þarf að lýsa því yfir að vefurinn sé brýnasta þjónustugáttin fyrir almenning. Rafræn þjónusta sé hin sjálfgefna þjónustuleið.

2. Vefir eru fyrir notendur, ekki starfsmenn
   Þessi játning ætti að vera jafn sjálfsögð og sú staðreynd að himinninn er blár. Vefir eru fyrir notendur en ekki starfsmenn. Það er lygilegt hvað þettta gleymist oft.

3. Aukin völd til vefstjóra
   Nauðsynlegt er að færa aukin völd til vefstjóra og styrkja þá í starfi. Þeir þurfa aukna fræðslu, með henni kemur sjálfstraust og þar með geta vefstjórar tekist á við öfluga hagsmunaaðila í stofnunum með rökum og gögnum að sumt efni sé mikilvægara en annað.

4. Vöndum undirbúning vefverkefna
   Við verðum að huga vel að undirbúningi verkefna. Hætta að gera bara eitthvað. Það verður að greina þarfir notenda og setja lykilverkefni í forgang. Góður undirbúningur getur sparað umtalsverða fjármuni í hönnun og forritun vefja.

5. Sameinum vefi ríkisins
   Við eigum að sameina vefi ríkisins. Ef breska ríkisstjórnin gat sameinað alla vefi breska stjórnarráðsins og undirstofnana þeirra í einum vef gov.uk með 63 milljónir íbúa þá getum við, örríkið Ísland, einfaldað og bætt rafræna þjónustu.

6. Sameinum stofnanir
   Að síðustu. Í könnun um opinbera vefi kemur skýrt fram að því stærri sem stofnanirnar eru þeim mun betur er haldið á vefmálunum. Fleiri starfsmenn að sinna þeim, kannski sjálfgefið. Hættum því að reka litlar stofnanir, 1-50 manna, því stærðin skiptir máli í vefstjórn.

Þessi grein byggir á tveimur greinum (Vefur Gov.uk: Leið fyrir Ísland? og Sex spora kerfið til bættar vefheilsu) sem höfundur hefur birt á vef sínum funksjon.net.

Höfundur: Sigurjón Ólafsson, ráðgjafi hjá Fúnksjón vefráðgjöf og stundakennari við Háskóla Íslands.