Reykjavíkurborg hefur um árabil unnið að því að innleiða rafrænar viðskiptalausnir til að auka skilvirkni, bæta þjónustu, bæta innra eftirlit og ekki síst til að lækka kostnað.

Áherslan undanfarin ár hefur einkum verið að skapa rafrænar viðskiptalausnir sem gera borginni kleift að taka móti stórum hluta birgjareikninga rafrænt. Birgjareikningar koma frá 5-6.000 birgjum og eru um 200 þúsund á ári. Um 23 þúsund reikningar koma með SPAN-tækni sem tekin var upp þegar árið 2003 en allir birgjareikningar hafa verið skannaðir inn frá 2003. Tilraunverkefni með rafræna birgjareikninga var sett upp haustið 2010 með tækni sem byggir á skeytasendingum á XML/BII formi. MS sem er einn stærsti birgi borgarinnar var tilbúinn að taka þátt í tilrauninni frá upphafi en MS sendir borginni  um 12-13.000 reikninga á ári. Tæknilega gekk tilraunaverkefnið vel frá byrjun og þetta góða samstarf lagði gruninn að því að æ fleiri birgjar hafa bæst í hópinn. Gert er ráð fyrir að rafrænir birgjareikningar verði á bilinu 50-60 þúsund á næsta ári og við það bætast um 23 þúsund SPAN reikningar.

Samningar hafa verið gerðir við alla skeytamiðlara vegna tilraunaverkefnisins og er miðað við að taka við reikningum frá nokkrum birgjum frá hverjum skeytamiðlara fyrir sig. (Bráðlega verður farið að gera tilraunir með að senda reikninga frá borginni í gegnum alla skeytamiðlara sem ég kem betur að síðar). Stefnt er að því að bjóða síðan út þessa þjónustu þegar tilraunatímabilinu lýkur á næstunni.

Allir birgjareikningar fara í rafrænt samþykktarferli og almenna reglan er að tveir samþykkjendur bera ábyrgð á samþykki reikninga til greiðslu. Eftir að reikningur er lagður af stað í samþykktarferli er enginn greinarmunur gerður á hvort hann á uppruna sinn í rafrænu skjali eða pappír. Samþykkjendur bera ábyrgð á því að það sem pantað er hafi borist í réttu magni og á réttu einingarverði, að umsamdir afslættir fáist, að reikningur sé rétt lyklaður og bókaður á réttan kostnaðarstað. Markmið borgarinnar hvað þetta varðar er að tryggja hnökralausa rafræna leið reiknings frá birgja til lokasamþykkjanda með fullkomnum bókunarstreng.

Ávinningur Reykjavíkurborgar er þegar orðinn mikill af því að taka rafrænt á móti birgjareikningum og kemur fram á margvíslegan hátt. Þetta hefur bætt verulega bókun reikninga og innsláttarvillur hafa minnkað mjög mikið. Öryggið í móttöku, skráningu og allri meðferð reikninga hefur stóraukist. Krafan um ákveðnar upplýsingar á reikningum hefur tryggt að reikningar fara strax í samþykktarferli og öll vinnslan hefur orðið skilvirkari til hagsbóta fyrir okkur og birgjana. Greiðslur til birgja eru á tíma og dráttarvextir afar óalgengir. Ábatinn felst líka í bættum afstemmingum og einnig í miklu minni pappírsnotkun sem bæði sparar peninga og er í anda umhverfisstefnu borgarinnar. Bæði við og birgjar okkar hafa sparað umtalsverðar fjárhæðir á þessu fyrirkomulagi. Mesti ávinningurinn liggur þó sennilega í því að færri starfsmenn þarf til að vinna einfaldari verkefni sem getur skapað möguleika á sparnaði eða að meiri tími verði til að vinna við ábatasamari verkefni. Nú þegar hefur orðið talsverð fækkun á starfsmönnum í bókhaldi borgarinnar.

Næsta verkefni er að senda út alla innri reikninga rafrænt og er undirbúningur á lokastigi. Er við það miðað að í lok september 2011 verði allir innri reikningar orðnir rafrænir en það er um 6-8.000 reikningar á ári !

Þá er undirbúningur kominn á fullt skrið með að senda stóran hluta af reikningum rafrænt til ytri viðskiptavina. Undirbúningur er vel á veg kominn og við reiknum með að hefja útsendingu rafrænna birgjareikninga á allra næstu vikum.

Reykjavíkurborg er nú þegar í fararbroddi þeirra sem nýta sér rafrænar viðskiptalausnir á Íslandi. En borgin stefnir lengra. Við viljum nota rafrænar viðskiptalausnir til að bæta innkaupaárangur, tryggja nýtingu á umsömdum afsláttarkjörum og koma að samþykktarferli áður en stór innkaup eru gerð. Þess vegna erum við að hefja tilraun með eins konar rafrænt innkaupatorg í samvinnu við Evenex. Í þessu tilraunaverkefni treystum við aftur á að fá öflug og framsækin fyrirtæki í samstarf við okkur á meðan við eru að þróa réttu aðferðirnar til að ná árangri.

Árangur Reykjavíkurborgar hefur hingað til byggt á miklu samstarfi við fyrirtækin, birgja okkar, og svo mun verða áfram. Mikilvægt er í þessu samhengi að allir helstu viðskiptaaðilar á Íslandi sameinist um að byggja lausnir sínar í þessari framsókn á sömu stöðlum (UNSPSC-staðall) s.s. varðandi skeytasendingar og vöruflokkun, til að tryggja hnökralaus innbyrðis viðskipti

Höfundur: Birgir Björn Sigurjónsson, fjármálastjóri Reykjavíkurborgar