Hagræðing er lykilorð í nútíma viðskiptum. Hvernig er hægt að flýta viðskiptum og lækka kostnað? Nútíma tækni býður upp á pantanir á Netinu, greitt er með greiðslukorti og varan berst með póstinum innan fárra daga.

Fyrirtæki og stofnanir nýta sér enn beinskeyttari og fljótvirkari tækni án þess að nota vefsíður. Þau skiptast á vörulistum, pöntunum og rafrænum reikningum, sem aldrei þurfa að sjást á pappír.

Rafræn viðskipti hafa tíðkast hérlendis sem erlendis – en lítt á milli landa. Með tilkomu nýrrar tækni blasa nú við rafræn millilandaviðskipti. Viðskiptaliðkun (e: Trade Facilitation) er höfð að leiðarljósi. Hún snýst um hvernig einfalda má aðferðir og eftirlit með vöruflutningi yfir landamæri. Markmiðið er að lækka kostnað og auka afköst, með því að einfalda og samræma viðskiptaferla og flæði upplýsinga.

Hræringar í Evrópu

Evrópubúar teljast vera um hálfur milljarður manna, þ.e.a.s. þeir sem  búa í löndum ESB. Innan bandalagsins eru 27 mismunandi lönd hvert með sitt lagaumhverfi og þar eru töluð 23 mismunandi tungumál. Mikið starf er því framundan til samræmingar fyrir þessa heild.

Vinnan við að samræma rafræn innkaup innan Evrópu hefur nú staðið í nokkur ár. Eins og gefur að skilja er hér um gríðarstórt verkefni að ræða og flækjustigið hátt vegna hinna mismunandi laga og reglna landanna.

Ávinningur

Það sem knýr menn áfram er vitneskjan um þann ávinning sem hægt er að ná.  Fjöldi útgefinna reikninga í Evrópu eru taldir vera um þrír milljarðar í ár (2011) en fjöldi þeirra fer vaxandi. (Heimild: Grænblöðungur). Flestir reikninganna eru gefnir út á pappír, aðeins lítill hluti berst rafrænt, enn sem komið er. Ávinningur rafrænna reikninga er talinn vera 1-2% af veltu. (heimild: Billentis 2011) Útgáfa rafrænna reikninga kostar innan við helming af útgáfu pappírsreikninga. Sjá nánar útreikninga PWC hér að neðan.

Rafræn innkaup verða ekki tekin upp nema með innleiðingu nokkurra rafrænna skjala, sem öll tengjast innkaupum. Heppilegast er að byrja á rafrænum reikningum, enda gilda sérstök lög um útgáfu og varðveislu reikninga. Rafræn pöntun er skjal sem tengist reikningi með beinum hætti, enda nýtast gögn pöntunar við reikingagerðina. Pöntun byggist síðan á upplýsingum í vörulista, sem þá er þriðja skjalið sem kemur til sögunnar. Þessi varðveisla upphafsgagna er lykillinn að þeim sparnaði sem fæst með notkun rafrænna skjala.

Þann 25. Maí s.l. var haldinn eins dags vinnufundur um “rafræn innkaup á örðugum tímum”. Fundurinn var haldinn á vegum e-Practice vefgáttarinnar og nefndist á ensku: "eProcurement in the time of economic crisis"

Þrír fundarmanna fjölluðu m.a. um:

•        Lækkun kostnaðar um 50-60% með rafrænum innkaupum
•        4,6 milljarða evra sparnað Spánverja af rafrænum innkaupum
•        Rafræn innkaup án landamæra, með PEPPOL

Price Waterhouse Coopers tók saman lækkun kostnaðar af rafrænum reikningum, miðað við pappírsreikninga. Kostnaðurinn er sýndur glögglega á línuritum þeirra, sjá heimild neðar.

Móttakandi rafræns reiknings getur reiknað með 60% lækkun kostnaðar, vegna skráningar og yfirlestrar sem falla niður, en einnig vegna ódýrari skjalavistunar.

Sendandi rafræns reiknings má reikna með 50% lækkun kostnaðar, því ekki þarf að senda pappírinn í pósti og skjalavistun er ódýrari.  Heimild:  FRADE.PPT

Hér er samantekt úr línuritum ræðumanna, lesendum til hægðarauka:
Kostn. í evrum    Pappír    Rafrænt
Móttaka reiknings    1.10    0.00
Skráning    3.00    0.00
Yfirlestur    4.00    1.20
Samþykki    2.50    2.00
Greiðsla    4.80    2.00
Skjalavistun    2.20    0.80
Tölvuvinnsla    0.00    0.70
Samtals    17.60    6.70
          
Útgáfa reiknings:         
Prentun    3.90    0.00
Ítrekun    0.50    0.40
Innheimta    4.50    3.00
Skjalavistun    2.20    0.80
Tölvuvinnsla    0.00    0.50
Samtals    11.10    4.70

Nefndar voru athyglisverðar tölur um kostnað og ávinning Spánverja, sem reikna sparnað sinn upp á 4.625.000.000 evrur. Sundurliðunina má finna hér: CANNO.pdf. Spánverjar telja sig hafa um 10% af veltu ESB. Samkvæmt því ætti ESB að geta sparað amk. 45 milljarða evra með upptöku rafrænna innkaupa.

PEPPOL verkefnið hófst 1. maí 2008 og stendur í fjögur ár. PEPPOL vinnur með 18 samstarfsaðilum í 12 Evrópulöndum og hefur til umráða rúmlega 30 milljónir evra.

Þátttaka smárra og meðalstórra fyrirtækja (SME) er tryggð í PEPPOL, sem snýst um innleiðingu rafrænna reikninga, pantana og vörulista í Evrópu. Sjá "Rafræn innkaup án landamæra!" Heimild: FROYLAND.ppt.

PEPPOL (Pan-European Public eProcurement On-Line)

Markmið PEPPOL er að koma á fót samræmdum rafrænum  innkaupum á meðal Evrópuþjóða. Sérhvert fyrirtæki í Evrópu - jafnt stórt sem lítið - á að geta átt rafræn samskipti við evrópskar stofnanir - í gegnum samfellt rafrænt innkaupaferli.

Með vinnu PEPPOL verður til alhliða umhverfi byggt á þjóðlegum kerfum og innviðum, sem styðja rafræna innkaupakeðju frá upphafi til enda. Þannig eiga lítil sem stór fyrirtæki í Evrópu að geta gert rafræn innkaup hjá hvaða stjórnsýslustofnun sem er innan Evrópu.

PEPPOL hefur lagt til ákveðið burðarlag sem nefnist BUSDOX. Notendum þess býðst að hafa rafræn samskipti sín á milli um alla Evrópu. ICEPRO gaf út ákveðin tilmæli um notkun þessa burðarlags sjá: http://icepro.is/Pages/NewsInfo.aspx?id=122.

Samstarf

Hvernig má nálgast þann ávinning sem er tíundaður hér að ofan, þ.e. hvers konar skjöl eru menn að taka upp í stað pappírs? Þar sem stefnt er að sams konar skjalaskiptum um alla Evrópu, þá hlýtur skjalagerðin að vera alþjóðleg og lausnin fjölþjóðalausn. Um samstarfsverkefni er að ræða.

Íslendingar eru þátttakendur í samstarfi Norðurlandaþjóða, þar sem ICEPRO á sæti í svokölluðum NES hópi. Hópurinn kom sér saman um tiltekna gerð rafrænna reikninga, sem nefnast NES/UBL Þeir eru nú í notkun hérlendis og Staðlaráð Íslands hefur gefið út sem staðalinn TS-135, um grunngerð rafrænna reikninga í samræmi við NES/UBL. Reikningarnir byggja á UBL (Universal Business Language) frá OASIS, samtökum sem IBM, Microsoft, Oracle, SUN og fleiri stofnuðu. En fleiri koma við sögu í þessari stöðlun.

CEN (Comité Européen de Normalisation)

CEN, Staðlastofnun Evrópu, nefnist á ensku: „European Committee for Standardization“. CEN greiðir fyrir viðskiptum með því að fjarlægja viðskiptahindranir evrópskra fyrirtækja og neytenda. CEN stuðlar að þróun evrópskra staðla og annarra tæknilýsinga.

Aðildarlönd ESB og EFTA vinna saman að staðlagerð þessari, þ.e. 30 þjóðir.  Á vettvangi CEN vinna um 60.000 sérfræðingar auk samtaka viðskipta og neytenda. Áhrif CEN ná til rúmlega 480 milljón manna.

CEN staðlar hafa sterka stöðu á meðal þátttökulandanna, en Evrópustaðlar verða sífellt mikilvægari liður í því laga- og reglugerðaumhverfi sem við búum við. Geti löndin 30 sameinast um einn staðal í stað hinna ýmsu misvísandi staðla hvers lands, þá er hægt að koma vöru á markað með margfalt lægri tilkostnaði. Evrópustaðlar efla innri markað Evrópu og styrkja álfuna á heimsvísu. Heimild: www.cen.eu

Staðlaráð Íslands er aðili að CEN fyrir Íslands hönd. Heimild: www.stadlar.is

Vinnunefndir CEN fást m.a. við samræmingu rafrænna skjala og lýkur þeirri vinnu með útgáfu CWA samþykkt vinnuhóps (CEN Workshop Agreement) sem er sammæli hagsmunaaðila.

CEN/BII vinnunefndin var stofnuð að tilstuðlan NES hópsins, sem er sterkur bakhjarl hennar. Vinnunefndin gaf út 26 umgjarðir (profiles) í árslok 2009. Nú er unnið að enn fleiri umgjörðum ásamt endurskoðun þeirra sem fyrir eru. Yfirferð og stöðlun á helstu umgjörðum nefndarinnar er langt komin, en áætluð verklok eru í júlí 2012.

UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)

UN/CEFACT er vettvangur viðskiptaliðkunar (Trade Facilitation) og samræmdra rafrænna viðskipta. UN/CEFACT styður verk sem miða að því að bæta verslun og viðskipti, jafnt hjá opinberum stofnunum sem einkafyrirtækjum. Lögð er áhersla á að liðka fyrir þjóðlegum og alþjóðlegum viðskiptum með einföldun og samræmingu vinnuferla.

Á vefsíðu UN/CEFACT er m.a. að finna:

    Tilmæli um liðkun viðskipta (Trade Facilitation Recommendations)
    Staðla fyrir rafræn viðskipti (Electronic Business Standards)
    Tæknilýsingar (Technical Specifications)

Heimild: http://www.unece.org/cefact/index.htm

Kort yfir rafræn innkaup

Margir koma að innleiðingu rafrænna innkaupa innan Evrópu, enda er verkefnið viðamikið og flókið. Fyrir utan þau verkefni sem áður voru nefnd eru einnig verkefnin: STORK, e-Certis, open e-Prior, ETSI, IDABC og mörg fleiri. Starfsmenn vefgáttarinnar e-Practice halda við “kortlagningu” eða samantekt yfir hvað er að gerast á sviði rafrænna innkaupa. Ritið nefnist eProcurement Map og kom fjórða útgáfa þess út í október 2010. Heimild: http://www.epractice.eu/en/library/347270

Grænblöðungur um rafræn innkaup í Evrópu

Um svipað leyti gaf framkvæmdastjórn ESB út grænblöðung um aukna notkun rafrænna innkaupa. Þar er leitast við að svara spurningum um mikilvægi rafrænna innkaupa, nefnd eru dæmi um ávinning, fjallað um rafræn milliríkjaviðskipti o.m.fl.  Í bígerð er hvítbók um hvaða skref  þarf að taka til að koma á innviðum samtengdra rafrænna  innkaupa og er grænblöðungnum ætlað að ver fyrsta skefið í átt að þeirri  innleiðingu.

Umtalsverður ávinningur hefur náðst nú þegar í nokkrum löndum ESB. Dæmi frá  nokkrum löndum eru nefnd í skýrslunni. Þau eru: Ítalía, Austurríki, Danmörk,  Noregur, Bretland, Portúgal. Íslenskir áhugamenn um rafræn viðskipti eru hvattir til að kynna sér innihald  grænblöðungs þessa. Heimild: http://ec.europa.eu/internal_market/consultations/docs/2010/e-procurement/green-paper_en.pdf

Þing hagsmunaaðila um rafræna reikninga

Framkvæmdastjórn ESB ákvað að halda þing fjölhagsmunaaðila um rafræna reikninga (Multi-Stakeholder Forum on e-invoicing). Markmiðið er að fá skýra stefnu um rafræna reikninga, jafnræði raf- og pappírsreikninga, meðhöndlun virðisaukaskatts o.fl. Hópur sérfræðinga verður skipaður eftir sérstökum reglum. Antonio Conte, verkefnisstjóri stefnumála ESB fyrir umsvif og iðnað býður til þingsins, væntanlega nú í haust.

Verkefni þings og sérfræðingahóps verður m.a. að:

    fylgjast með þróun lausna og innleiðingar rafrænna reikninga
    skiptast á reynslu í góðum starfsháttum
    finna lausnir á vandamálum við millilandaviðskipti
    styðja við staðlað gagnalíkan fyrir rafræna reikninga

Framkvæmdastjórnin mun funda reglulega með vinnuhópnum vegna lögfræðilegra atriða,

Viðskiptaferla, stuðnings við lítil og meðalstór fyrirtæki (SME) o.m.fl.

Þingið verður skipað 63 fulltrúum, tveim frá hverju ESB landi og níu frá fulltrúum Evrópskra og þjóðlegra samtaka. Íslandi og Noregi býðst að tefla fram áheyrnarfulltrúum. Nánari upplýsingar er að finna á vefnum:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:326:0013:0015:EN:PDF og http://ec.europa.eu/internal_market/payments/docs/einvoicing/c8467_en.pdf

Lokaorð

Hér hefur verið stiklað á nokkru af því sem unnið er að í Evrópu í tengslum við rafræn viðskipti. Ekki er síður forvitnilegt að fylgjast með því sem gerist hérlendis í þeim efnum. Vitað er um fyrirtæki, stofnanir og bæjarfélög sem láta málið til sín taka, bæði í innleiðingu og í að útvega hugbúnað fyrir rafræn skjöl. Verið er að kortleggja þessi verkefni og er vonast til að hægt verði að lýsa þeim nánar í næstu grein.

Höfundur: Örn S. Kaldalóns, Framkvæmdastjóri ICEPRO