Rafrænir reikningar geta einfaldað bókhald og aukið eftirlit með greiðslum og bjóða þannig upp á hagræðingu. Hagræðingin getur líka falist í styttri vinnslutími og betri upplýsingagjöf.

Við hjá Rekstaravörum hófum að senda reikninga rafrænt þann 1. maí 2011 og erum við því algjörir byrjendur en vonandi getur okkar reynsla verið fróðleikur fyrir þá sem eru að byrja á að senda rafræna reikninga. Við byrjuðum á einum viðskiptavini; Reykjavíkurborg, en borgin er einn af okkar stæðstu viðskiptavinum með mikinn fjölda afgreiðslustaða.

Það er margt sem þarf að skoða áður en hafist er handa en það sem er mikilvægast í ferlinu er góður og vel skipulagður undirbúningur.

Það sem þarf að huga að er:

1.      Vélbúnaðurinn þarf að vera tilbúinn og tölvuforrit þurfa að ráða við rafrænar sendingar.

2.      Skráning EAN-númers en EAN-númer er 13 stafa tala sem  þarf að handskráða inn á alla viðskiptavininn. Þetta var heilmikil vinna hjá okkur þar sem Reykjavíkurborg er með mjög marga staði eða nærri 400. Það þurfti líka að setja inn og yfirfara kostnaðarstaði þar sem Reykjavíkurborg notar þá líka.

3.      Greiðsluháttur getur verið mismunandi og skiptir máli að skár hann. Í tilfelli  Reykjavíkurborg þá er stundum notað innkaupakort til reikningum en þeir reikningar á alls ekki að senda rafrænt.

4.      Skoða þarf hvort allir afgreiðslustaðir séu með sitt sérstaka EAN-númer og ef ekki þá þarf að meðhöndla þá sérstaklega, t.d. skrifa þá á sérstakt safnnúmer.

5.      Ítreka þarf við sölumenn og afgreiðslufólk að skrá sem mest af upplýsingum strax inn á reikninginn t.d. hver pantar og sækir og svo framvegis.

Hver er svo reynslan eftir þessa mánuði sem liðnir eru?

Rafrænir reikningar þýðir að þeir týnast ekki, sem leiðir af sér að greiðsluskil eru mun betri sem skiptir miklu máli í öllum rekstri.

Hver er kostnaðurinn?

Auðviðað er stofnkostnaður við að fara út í  rafræna reikninga en hjá  Rekstaravörum var kostnaður við þessa breytingu eftirfarandi:

Upphafskostnaður: Tölvubreytingar og gjald til Skýrr sem er 600.000 kr.  Þessi kostnaður er sá sami hvort sem fyrirtækið er 5 manns eða 500 manns. Fleiri fyrirtækni bjóða upp á þessa þjónustu og getur gjaldið  því verið misjafnt.

Kostnaður við hvert skeyti er 30 kr. í okt.2011. Sem dæmi voru reikningar í maí til Reykjavíkurborg um það bil 90 sem er kostnaður upp á um 2.700 kr.

Hér er ótalin er vinna gjaldkera og bókara RV við breytingar er erfiðara er að áætla.

En sparnaður?

Rekstaravörur fóru út í þessa aðgerð með sparnað og hagræðingu í huga og eins og áður sagði hafa greiðsluskil verið mun betri en það sem sparast var:

Póstsending, gamli góði sniglapósturinn, en þar er kostnaður miðað við 4 -5 umslög í mánuði um 1.000 kr.  á mánuði eða um 12.000 kr. á ári.

Afstemmingar og innheimtuvinna varð auðveldari vegna betri skila en erfitt er að meta það beint í krónum.

Og hver er svo niðurstaðan?

Rafrænir reikningar eru það sem koma skal en allar breytingar kosta tíma og peninga.

Höfunfur: Heiðrún Hlín Guðlaugsdóttir, gjaldkeri/innheimtufulltrúi

(úrdráttur úr erindi flutt á vegum Skýrslutæknifélags Íslands Þann 20.sept.2011)