Ófáar kannanir hafa leitt í ljós það mikla hagræði sem hægt er að ná með því að gera ýmsa þjónustu hins opinbera rafræna. Sparnaður getur, t.d. fólgist í minni pappírsnotkun, tímasparnaði eða því hagræði sem felst í að samnýta og margnýta upplýsingar og tækni. Stjórnvöld um allan heim hafa komið auga á þetta einstaka tækifæri til að spara um leið og þau bæta þjónustu við borgara sína. En það er þó svo að þrátt fyrir að sjálfsafgreiðsla setji aukna vinnu á einstaklinginn sjálfan og spari stofnun eða fyrirtæki vinnu á móti, þá er fólk í flestum tilvikum hæst ánægt með aukið framboð á sjálfsafgreiðslu. Hún sparar einstaklingunum ferðir, gerir þeim kleift að sinna erindum sínum utan vinnutíma og losar þá við að þurfa að hanga í símanum bíðandi eftir þjónustu.

Rafræn stjórnsýsla, eða eGovernment, nær þó lengra en bara sjálfsafgreiðsla á vef. Segja má að þróun hennar sé þroskaferill og skv. líkani sem CapGemini hefur þróað ásamt öðrum fyrir Evrópusambandið (five-stage maturity model) snýst næsta skref á eftir um að rafvæða ferla, eða full electronic case handling.[1] Stofnun nýs fyrirtækis getur verið dæmi um slíkan feril en til að stofna nýtt fyrirtæki þarf að skrá fyrirtækið, afla ýmissa leyfa  o.s.frv. Danska ríkið hefur sett fram áætlun fyrir þróun rafrænnar  stjórnsýslu 2011-2015 og þar er m.a. miðað við að hægt sé að stofna nýtt fyrirtæki 100% á vefnum árið 2012.[2] Rafræn viðskipti eins og rafrænt innkaupaferli geta líka fallið hér undir og er mikil áhersla  innan EU, og einnig á Íslandi, að ná ávinningi þarna.

Lokaskrefið í þessu líkani er kallað targetisation, eða personalisation, og snýst um samþættingu innan opinbera geirans, endurnýtingu gagna og þjónustu sem er veitt að fyrra bragði (e. proactive). Eins og mikið hefur verið rætt um upp á síðkastið búa veruleg verðmæti í þeim gögnum sem finna má í upplýsingakerfum hins opinbera og er hægt að uppskera ríkulega með því að nýta þau betur. Hægt er að ná fram beinum sparnaði með aukinni skilvirkni í ferlum innan opinbera geirans  þegar tryggt er að allar stofnanir fái aðgang að þeim gögnum sem þær þurfa til að rafvæða ferla. En uppskeran felst líka í auknum hagvexti sem skapast af nýjum hlutum sem hægt er að búa til fái fyrirtæki innan einkageirans aukinn aðgang að gögnum hins opinbera. Frábært dæmi um slíkt hugvit er íslenska fyrirtækið DataMarket en einnig má nefna mörg skemmtileg dæmi frá New York eins og sjá má hér: http://nycopendata.socrata.com/ og hér http://2011.nycbigapps.com/. Borgin heldur nú samkeppni þar sem forritarar geta þróað hugbúnað eða „apps“ sem nýtir sér öll þau gögn sem borgin hefur gert aðgengileg á vef sínum. Þannig nýta aðstandendur keppninnar hugvit hins almenna borgara til að eignast nytsamleg upplýsingakerfi sér nánast að kostnaðarlausu (verðlaunaféð er greitt af styrktaraðilum). En einnig er verið að nýta gögnin sem hefur verið safnað, íbúum borgarinnar til hagsbóta.

Til að ríki geti náð meiri þroska í rafrænni þjónustu og rafrænum viðskiptum þarf það að hafa réttu einingarnar (e. building blocks) og sterkan grunn til að byggja á. Því hafa mörg ríki verið að skoða Enterprise Architecture (Upplýsingaarkitektúr), samnýtingu upplýsinga og samvirkni (e. Interoperability). Til að skilgreina aðeins hugtakið Enterprise Architecture þá má líkja því við borgarskipulag, nema fyrir upplýsingakerfi og ferla. Á sama hátt og ekki er ráðlegt að byggja borg án skipulags má segja að upplýsingakerfi innan hins opinbera eigi ekki að þróast stjórnlaust heldur innan ákveðins ramma sem er settur, m.a. til að gæta að samvirkni kerfa og samnýtingu upplýsinga.  Samhliða þessu hafa mörg ríki og borgir kosið að búa til stöðu upplýsinga(tækni)stjóra (Chief Digital Officer/Chief Information Officer). Ef einn aðili ber ábyrgð á heildar arkitektúr upplýsingakerfa hins opinbera eru auknar líkur á að hægt sé að gera kerfi mismunandi stofnana samhæfð þannig að þau geti unnið saman og að ætíð sé reynt að endurnýta gögn og lausnir.

Óhætt er að segja að Íslendingar búi afar vel þegar kemur að innviðum í upplýsingatækni. Við erum meðal efstu þjóða í samanburði sem varðar notkun á neti, notkun á farsímum, tölvueign, nettengingum og öðrum slíkum mælikvörðum. Þá erum við ágætlega sett varðandi stofnskrár eins og Þjóðskráin okkar er dæmi um og ýmsa aðra rafræna opinbera þjónustu, eins og t.d. hjá skattinum. En þó er mikilvægt að ganga ekki að því sem gefnu að við höldum okkar stöðu um ókomna tíð þar sem flest ríki heims eru á fleygiferð þegar kemur að þróun á rafrænni stjórnsýslu.

Höfundur: Þórhildi Jetzek, M.Sc. í hagfræði og áhugamaður um rafræna stjórnsýslu

[1] http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/benchmarking/eGovernment_Benchmarking_Method_paper_2010.pdf
[2] https://www.fm.dk/Publikationer/2011/Den%20digitale%20vej%20til%20fremtidens%20velf%C3%A6rd/