Kristján Brooks, sölustjóri hjá Skýrr hf

Í greinarkorni þessu verður leitast við að útskýra hvers vegna útvistun upplýsingatækni, til dæmis með ASP-kerfisleigu, getur verið hentugur kostur þegar kemur að því að bæta  hagræði í rekstri og auka áherslu fyrirtækja á kjarnastarfsemi sína og helstu styrkleika.

ASP-KERFISLEIGA Í HNOTSKURN
Fyrir það fyrsta skal það nefnt að Application Service Provider (ASP) eða kerfisleiga felst í samningsbundinni þjónustu á sviði hýsingar, umsýslu og rekstrar á hugbúnaði fyrir viðskiptavini frá miðlægu tölvuumhverfi. Þjónustuaðilinn -- kerfisleigan -- ábyrgist uppitíma, svartíma og öryggi gegn föstu áskriftargjaldi.

Kerfisleiga gerir fyrirtækjum kleift að ná niður kostnaði við notkun og rekstur upplýsingatækni. Með kerfisleigu fá viðskiptavinir aðgang að eigin vinnuumhverfi (desktop), gögnum og hugbúnaði gegnum öruggt umhverfi, sem er hýst og vaktað á miðlægum búnaði -- í sumum tilvikum allan sólarhringinn. Viðskiptavinir senda og sækja upplýsingar í viðskiptakerfi eftir hefðbundnum gagnaflutningsleiðum á hverjum stað, hvort heldur um er að ræða fastlínusamband, upphringitengingu, þráðlaust net eða Internetið.

Kerfisleiga býður fastar mánaðargreiðslur, þannig að fyrirtæki þurfa ekki að leggja út í viðamiklar fjárfestingar í vélbúnaði í upphafi og fjárfreks rekstrar í eigin umhverfi í kjölfarið. Kostnaður við rekstur hugbúnaðar verður með þeim hætti þekktur og fyrirsjáanlegur. Hann verður mánaðarlegt gjald sem tekur mið af fjölda notenda, raunverulegri notkun og fleiri mælanlegum þáttum. Af þessu leiðir að eftirlit með kostnaði af upplýsingakerfum verður skilvirkara og áætlanagerð auðveldari.


MARKVISS VINNUBRÖGÐ OG ÞJÓNUSTA
Markviss aðgangsstýring og öflug öryggiskerfi tryggja að einungis skilgreindir starfsmenn viðskiptavina fá aðgang að kerfum og þá aðeins að þeim kerfishlutum sem þá varðar.  Afritun fer fram eftir þrautreyndu ferli, þar sem fyrsta flokks afritunarbúnaður og geymslumiðlar tryggja öryggi gagna.

Rekstraröryggi eykst með því að allur hugbúnaður (gagnagrunnar, notendahugbúnaður og sérhæfður hugbúnaður) er varðveittur miðlægt og afritataka og vöktun búnaðarins er í höndum þjónustuborðs. Fagmenn sjá um allan rekstur kerfanna og hafa öryggisumsjón með aðgangi og gögnum. Þetta tryggir áfallalausan rekstur.

Samtenging starfsemi í dreifðum rekstri (útibú) verður einföld og þægileg. Starfsmenn geta tengst kerfum að heiman og sinnt vinnu sinni þaðan. Um getur verið að ræða hreina fjarvinnslu eða að stjórnendur þurfa að nálgast upplýsingar utan vinnustaðar eða vinnutíma, jafnvel erlendis frá.

Samhliða almennum viðskiptasamningi um kerfisleigu er gjarnan gerður svonefndur SLA-þjónustustigssamningur (Service Level Agreement). Þar farið er nákvæmlega í hvað er innifalið í kerfisleigunni og eftirfarandi meðal annars skilgreint: Upptími, svartími, hvað er á ábyrgð kerfisleigunnar, hvað er á ábyrgð viðskiptavinarins, aðgangur viðskiptavina að tæknimönnum, aðgangur viðskiptavina að þjónustuborði og aðgangur viðskiptavina að afritum.

Mögulegt er að reka nær allan hugbúnað í kerfisleigu, allt frá Microsoft Office og yfir í flestar tegundir fjárhags- og mannauðskerfa, meðal annars Axapta, DK, Microsoft Business Solutions, Navision, Oracle, Stólpa og TOK+.
HELSTU STYRKLEIKAR KERFISLEIGU
Helstu styrkleikar kerfisleigu eru:

• Aðgengi notenda að vinnuumhverfi hvar sem er
• Aukin hagkvæmni og lægri kostnaður við upplýsingatækni
• Fast verð á mánuði
• Fyrsta flokks sérfræðiþjónusta
• Líftími útstöðva að minnsta kosti tvöfaldast
• Minni eða engin fjárfesting í miðlurum
• Rekstur Microsoft Office-hugbúnaðar
• Rekstur hverskonar viðskiptahugbúnaðar
• Útvistun í hæsta gæðaflokki
• Þjónustuborð
• Öflugar varnir gegn vírusum og tölvuinnbrotum
• Örugg afritun og hnökralaust aðgengi gagna

Kerfisleiga í háum gæðaflokki uppfyllir allar ströngustu kröfur atvinnulífsins hvað varðar hagkvæmni, afköst, áreiðanleika, þjónustu og öryggi.


SÍFELLT HARÐNANDI SAMKEPPNI
Það umhverfi sem fyrirtæki og stofnanir starfa í hefur breyst gríðarlega á undaförnum árum. Fyrirtæki geta ekki lengur gengið að mörkuðum sem vísum og færri og færri tilfellum njóta fyrirtæki einhvers konar einokunar í formi fákeppni. Samkeppni hefur aukist og harðnað og markaðsfólk glímir við vægast sagt erfiðar aðstæður þegar kemur að því að kynna vörur og þjónustu síns fyrirtækis til að ná athygli neytenda.

Neytendur geta nálgast upplýsingar hraðar nú en áður -- þeir vita nákvæmlega hvað er í gangi og hvert á að leita. Ef þjónusta eða vara einhvers fyrirtækis uppfyllir ekki væntingar viðskiptavinarins, þá fer hann einfaldlega eitthvert annað. Þetta þýðir að fyrirtæki verða að vera vakandi yfir því hvað viðskiptavinurinn vill og hvað samkeppnin er að gera.

En þessar aðstæður hafa annað og meira í för með sér. Fyrirtæki og stofnanir verða að leggja meira á sig til að halda í þá viðskiptavini sem þau hafa og þurfa að leggja meira á sig til að ná í nýja viðskiptavini. Til þess að halda utan um þessi verkefni þurfa fyrirtæki að geta treyst þeim tólum og tækjum sem þau nota til að halda sér í rekstri -- eitt af þeim mikilvægari er upplýsingatækniumhverfi fyrirtækja.

Fyrirtæki hafa nú meira fyrir að ná og halda í viðskiptavini en áður. Þetta þýðir að enn meiri orka fer í að byggja upp og viðhalda kjarnastarfsemi fyrirtækja þ.e. að gera betur en samkeppnin. Samkeppnisforskot er fyrirtækjum nauðsyn í síharðnandi samkeppnisumhverfi. Geta fyrirtækja til að skerpa fókus og einbeita sér betur að kjarnastarfseminni sker úr um hver verður ofan á í samkeppninni og hver verður undir.

Viðskiptavinir velja þá þjónustu og vörur sem best henta þeim. Þau fyrirtæki sem uppfylla best væntingarnar sigra í keppninni um hylli viðskiptavinarins. Ef eitthvað í daglegum rekstri truflar einbeitingu fyrirtækja eða stuðlar að því að tími starfsmanna fer í annað en að sinna viðskiptavinum geta fyrirtæki fljótt orðið undir í samkeppninni.


 
HVERS VEGNA AÐ ÚTVISTA ÞJÓNUSTU?
Liður í því að sinna þörfum viðskiptavinarins er að einbeita sér að kjarnastarfsemi fyrirtækisins og láta aðra aðila sjá um þær hliðar rekstrarins sem ekki tilheyrir kjarnastarfsemi. Dæmi um þetta er þegar keypt er að ákveðin grunnþjónusta, svo sem fæði og klæði, bifreiðaumsýsla, þrif, viðhald fasteigna og þess háttar. Þessi starfsemi ber heitið útvistun, sem er ágætis tilraun til að íslenska hið enska hugtak "outsourcing". 

ASP-kerfisleiga flokkast klárlega undir það sem kallað er útvistun. Og útvistun er sem sagt sú aðgerð að fyrirtæki kaupir til sín þjónustu frá sérhæfðum þjónustuaðilum á ýmsum sviðum og losna þannig við að byggja upp þekkingu og ýmiskonar búnað til að geta veitt sér þessa þjónustu sjálf.


HVAÐA STARFSEMI Á AÐ ÚTVISTA?
Helstu ástæðurnar fyrir því að fyrirtæki leita til sérhæfðra fyrirtækja í útvistun er annars vegar að útvista starfsemi sem ekki flokkast undir lykilhæfni eða kjarnasvið og hins vegar að ná fram aukinni hagkvæmni og styrk í rekstri. Sérfræðingar virðast almennt sammála um að fýsilegt sé að útvista eftirfarandi starfsemi:
 
• Starfsemi sem ekki skiptir viðskiptavini fyrirtækisins miklu máli
• Starfsemi sem ekki skiptir fyrirtækið sjálft miklu máli
• Starfsemi sem keppinautar eiga ekki erfitt með að herma eftir
• Starfsemi sem önnur fyrirtæki leysa hagkvæmar af hendi


HVAÐ SKIPTIR MESTU MÁLI?

En fleiri ástæður en lækkun rekstrarkostnaðar og aukin áhersla á lykilhæfni eru til staðar, eins og til dæmis að skapa aðgengi að fólki og lausnum og takmarka áhættu. Eftirfarandi eru nokkrar helstu ástæður þess að fyrirtæki ákveða að útvista þjónustu.

• Minnka rekstrarkostnað og ná betri stjórn á honum
• Auka áherslu á lykilhæfni og kjarnastarfsemi
• Bætt aðgengi að hágæða auðlindum (fólki, lausnum, þjónustu)
• Losa um auðlindir innanhúss til að nota í annað
• Auka sveigjanleika og viðbragðsflýti fyrirtækisins
• Takmarka áhættu í rekstri (gagnatap, útgjaldasveiflur)

Lykilþættir bak við vel heppnaða útvistun eru fjölmargir, enda margt sem þarf að spila saman til að jafn vandasamt verkefni gangi vel upp. Samkvæmt Outsourcing Institute þurfa fjölmörg atriði að vera til staðar svo útvistunin gangi að óskum. Þar má telja eftirfarandi:
 
• Sameiginlegur skilningur samningsaðila á markmiðum
• Stefnumótandi framtíðarsýn og -áætlun
• Hagkvæmur og sveigjanlegur samningur
• Markviss verkefnisstjórn á samningstímanum
• Opin og hreinskilin samskipti hlutaðeigandi hópa
• Stuðningur og þátttaka yfirstjórnenda
• Viðunandi arðsemi fjárfestingar kemur fljótt í ljós
• Leitað til utanaðkomandi ráðgjafa og sérfræðinga


Kristján Brooks starfar sem sölustjóri Kerfisleigu og Netsjár Skýrr hf.,
sem er þjónusta á sviði útvistunar upplýsingatækni. Netfang: kristjan@skyrr.is