Magnús Ívar Guðfinnsson, Gæðastjórnun Símans

Nú eru liðin um 25 ár síðan upplýsingatæknin (UT) spratt fram í núverandi mynd með tilkomu einkatölvunar.  UT hefur þegar slitið barnsskónum og unglingsárin virðast vera að baki og því nauðsynlegt að fyrirtæki hlúi betur að UT til að hámarka ávinning af tækninni fyrir starfsemina.  Í flestum fyrirtækjum er umfang fjárfestinga í UT sem og rekstrarkostnaður talsverður.  Undanfarna áratugi hefur aukin framlegð í rekstri fyrirtækja verið byggð UT-fjárfestingum.  UT vegur þungt í rekstrarumhverfinu í dag og ljóst að stjórnendur geta ekki lengur umgengist UT eins og unglinginn á heimilinu – utangáta og afskiptalausan - heldur er brýnt að samtvinna UT-þáttinn annarri starfsemi fyrirtækisins. Mikil umræða hefur skapast í kjölfar greinar sem birtist í maí hefti Harvard Business Review í fyrra um vægi UT fyrir samkeppnishæfni fyrirtækisins.  Almennt hefur verið talið að öflugt UT-kerfi gerði gæfumuninn í samkeppninni, en í dag hafa flest fyrirtæki aðgang að UT-kerfum á markaði og því ekki nægilegt að fjárfesta í UT-tækninni sem slíkri heldur byggist samkeppnisforskot fyrirtækisins einnig á öðrum þáttum í starfseminni.

Carr er nú að gefa út bókina Skiptir UT máli í lauslegri þýðingu.  Í bókinni útskýrir höfundur að yfirskriftin um hvort UT skipti máli eður ei snýst um hvort UT skipti miklu máli þegar samkeppnishæfni einstakra fyrirtækja er skoðuð. Það sem fyrirtæki A gerir betur en önnur fyrirtæki og sér í lagi ef samkeppnisaðilarnir geta ekki hermt eftir fyrirtæki A þá er hægt að fullyrða um að fyrirtæki A hafi yfir að ráða samkeppnisyfirburðum. UT-kerfi veita fyrirtækjum ekki samkeppnisforskot.  UT er því orðið eins og rafmagn og járnbrautir; fyrirtæki sem voru fyrst til náðu forskoti í að nýta sér rafmagn og járnbrautir en um leið og útbreiðslan jókst, verð lækkaði og aðgengi auðveldara þá gerðist það sama með samkeppnishæfni fyrirtækjanna sem voru í fararbroddi að tileinka sér og nýta tækifærin. Nú er UT stöðluð vara líkt og rafmagn og járnbrautir hér á árum áður að mati Carrs.  Líkt og með rafmagn þá er UT grunnþáttir í framleiðslu og snýst stjórnunin ekki síst um öryggismál þar sem fyrirtæki geta ekki verið án rafmagns eða UT. 

Carr ráðleggur stjórnendum sem eru að huga að fjárfestingu í UT-kerfi að fylgjast með reynslu og árangri annarra fyrirtækja sem hafa fjárfest í sama kerfi áður en fjárfest er viðkomandi kerfi.  Það er ekki gott að vera fyrstur í að fjárfesta í tilteknu UT-kerfi þar sem að reynsla er ekki komin á kosti þess og virkni.  Carr mælir með að stjórnendur dragi saman í UT-fjárfestingum (og einblína fremur á aðra þætti) og nálgist fjárfestinguna út frá áhættu í stað tækifæra samfara henni.  Hér verður ekki gert upp á milli staðhæfingar Carrs eða þeirra sem telja að UT skipti enn sem fyrr gífurlegu máli fyrir samkeppnishæfni fyrirtækja en umræðan holl og tímabær fyrir stjórnendur fyrirtækja og UT-iðnaðinn.   

Samkeppnishæfni UT felst ekki í kaupum á tækninni heldur fremur hvernig fyrirtækið nýtir tæknina, aðlagar hana og stýrir í takt við stefnu fyrirtækisins.  Fyrirtæki sem hafa náð góðum árangri við að nýta UT-tæknina á farsælan hátt hafa einblínt á eftirfarandi:

·        Langtíma UT-stefna sem er samtvinnuð stefnu fyrirtækisins; horfa verður til markmiða í rekstrinum eins og kostnaðarlækkunar, nauðsynleg enduhönnun á kerfum og ferlum og þá verðmætasköpun sem unnið er að í starfseminni.

·        UT-umhverfi byggt á þörfum fyrirtækisins í heild; ekki skipt eftir deildum eða sviðum

·        Árangursdrifið skipulag í kringum UT; í stað þess að starfa sem einangraðar eingingar í víð og dreif um fyrirtækið þá starfar UT sem ein heild í samvinnu við aðrar deildir í takt stefnu fyrirtækisins.

Þekking starfsmanna, viðeigandi skipulag fyrirtækisins og skipulögð ferlastjórnunar þarf að vera til staðar ef fyrirtæki ætlar að aðgreina sig frá samkeppninni og byggja upp samkeppnisforskot. Stjórnendaráðgjafinn og annar af höfundum samhæfðs skorkorts (e. balanced scorecard), David Norton, orðaði það vel þegar hann var beðinn um að fjalla um mikilvægi UT-fjárfestinga fyrir samkeppnishæfni fyrirtækja á ráðstefnu. Hann svaraði þannig að slíkt væri eins og að biðja kokk um að fjalla eingöngu um laukinn í uppskriftum sínum; laukur er afar mikilvægur en einungis eitt af mörgum hráefnum sem notað er við að galdra fram girnilega máltíð.