Frá haustinu 2008 hefur hagkvæmni í rekstri fyrirtækja og stofnana verið í brennidepli. Mikil áhersla er lögð á tæknivæðingu í viðskiptum með það að markmiði að skila ábata fyrir viðskiptaaðila. Fagstaðlaráð í upplýsingatækni (FUT) og ICEPRO stilltu fyrir þremur árum upp sameiginlegri stefnu um rafvæðingu viðskiptaferla sem skyldi framfylgja á árunum 2010 til 2012.  Stefnan byggði á þeirri framtíðarsýn að í ársbyrjun 2013 væri grunngerð rafrænna innkaupa innleidd á Íslandi. Nú þegar þessu tímabili er að ljúka er rétt að líta um öxl og meta stöðu mála.

Kostir rafrænna reikninga

Fyrir 6-7 árum voru rafrænir reikningar ekki mikið til umræðu. Ósjaldan heyrðist: „Eru pappírsreikningar eitthvert vandamál? Bara lykla, samþykkja og greiða, málið dautt“. Til að svara þessu er einfaldast að benda á helstu kosti rafrænna reikninga:

• Skilvirkt og hnökralaust flæði reiknings frá móttöku til samþykktar og greiðslu
• Rétt bókun og réttur staður (lykill og kostnaðarstaður)
• Réttari upplýsingar (innsláttarvillur hverfandi)
• Stóraukið öryggi (í samskiptum, við móttöku, skráningu og greiðslu)
• Samræmt útlit (hægt að láta alla reikninga líta eins út)
• Minni áhyggjur af dráttarvöxtum og týndum reikningum
• „Grænt“ og ódýrara en pappír (enginn pappír, enginn flutningur, ekkert að skanna)
• Auðveldari afstemmingar
• Auknir möguleikar á ýmsum tegundum virðisaukandi þjónustu

Rafrænum reikningum fylgja fleiri jákvæðir eiginleikar sem ekki eru týndir til hér. Þótt erfitt sé að leggja fullkomið tölfræðilegt mat á ávinning þess að skipta pappírsreikningi út fyrir rafrænan má gera ráð fyrir að sparnaðurinn nemi 1-2.000 krónum per reikning. Með hliðsjón af því að árlega flæða á milli íslenskra lögaðila á milli 30 og 40 milljón reikningar eru tækifæri til hagræðingar í rafrænum viðskiptaheimi.

Lykillinn að því að atvinnulífið og hið opinbera geti innleitt rafræn viðskiptaferli með góðum árangri er að ná fram samræmingu á innihaldi og umgjörð rafrænna viðskiptaskjala, með öðrum orðum, að útfæra „staðla“ eða „tækniforskriftir“ sem lýsa með nákvæmum hætti hvernig útfæra skuli téð viðskiptaskjöl. Fagstaðlaráð í upplýsingatækni (FUT) hefur undanfarin ár unnið markvisst að útgáfu tækniforskrifta fyrir grunngerð rafrænna viðskipta (GRV) sem byggja á vinnu CEN BII. Grunngerð má líta á sem lágmarkskröfur sem aðilar gera til skjals t.d. reiknings. Það leiðir til þess að þegar móttakendur lýsa yfir að þeir geti tekið við reikningi skv. tiltekinni grunngerð, geta allir sendendur sent þeim reikninga án frekari undirbúnings og á þetta líka við um einstaklinga. Hjá FUT eru eftirtalin skjöl útgefin eða í vinnslu:

Útgefnar tækniforskriftir

• TS135 – NES 04 – Reikningur
• TS136 – BII 04 – Reikningur
• TS137 – BII 05 – Reikningaferli (Kreditreikningur)
• TS138 – BII 03 – Pöntun
• TS139 - BII 01 – Vörulisti

Í vinnslu eða til skoðunar

• BII 21 – Viðskiptayfirli
• BII 06 – Rafræn innkaup
• BII 20 – Tilboðsbeiðni / Útboð
• Tækniforskrift fyrir vörpun á milli EDI og BII

Tækninefndir FUT vinna enn fremur að tækniforskriftum um móttöku- og flutningsfyrirmæli, greiðslumiðlun og fleiri atriði sem einnig snerta rafræn viðskipti.

Til að einfalda innleiðingu á stuðningi við tækniforskriftir fyrir rafræna reikninga og hámarka útbreiðslu þeirra hefur Fagstaðlaráð í upplýsingatækni (FUT) á síðustu vikum og mánuðum gert eftirfarandi ráðstafanir:

1. Tækniforskriftir skulu vera rafrænar
2. Frjáls og óhindruð dreifing tækniforskrifta (með eðlilegum fyrirvara um höfundarrétt)
3. „Dreifing án endurgjalds - Notendur þurfa ekki að greiða fyrir tækniforskriftir (kostuð dreifing)
4. Sett hefur verið upp vefsíða þar sem að hugbúnaðarhús og aðrir geta sannreynt að viðskiptaskjöl sem byggja á tækniforskriftum séu efnislega rétt.

Með þessu eru stór skref stigin í átt að því að gera innleiðingu tækniforskrifta þægilega og hagkvæma fyrir viðskiptaaðila óháð stærð og umfangi.

Nú þegar hefur stuðningur við tækniforskriftir fyrir rafræna reikninga verið byggður inn í helstu viðskiptakerfi sem nýtt eru af ríki og atvinnulífi. Enn fremur er hægt að miðla skjölum út fyrir landsteinana með vissu um að erlend viðskiptakerfi túlki þau rétt. Þar sem skjölin eru efnislega samræmd skiptir ekki máli með hvaða hætti þau flæða á milli viðskiptaaðila. Miðlun rafrænna reikninga er enn að slíta barnsskónum en raunhæft er að ætla að á næstu 1-2 árum þróist hún til samræmis við kröfur atvinnulífsins  þannig að flestir viðskiptaaðilar verði tengdir saman. Burðarlag viðskiptaskjala og samræming á tengingum á milli viðskiptaaðila hefur verið viðfangsefni Evrópusambandsins um nokkurt skeið og gera má ráð fyrir að verkefni á vegum þess, OpenPEPPOL, leggi grundvöllinn að framtíðarskipan í reikningamiðlun innan Evrópu.
Opinberar stofnanir og sveitarfélög hafa þegar stigið stór skref í átt að rafvæðingu viðskiptaferla. T.a.m. hefur Reykjavíkurborg nú þegar náð því markmiði að taka á móti yfir 30% reikninga á rafrænu formi. Einnig eru útsendir reikningar þeirra að verða rafrænir. Fram hefur komið að borgin telur hagræðinguna skila að lágmarki 1.000 kr. á hvern móttekinn reikning og að árlegur sparnaður vegna þeirra nemi amk. 60-70 milljónum. Þá styttist í að Fjármálaráðuneytið tilkynni fyrir hönd ríkisins, að allir reikningar til ríkisstofnana vegna kaupa á vöru eða þjónustu, skuli vera sendir með rafrænum hætti.  Og sífellt fjölgar þeim fyrirtækjum sem setja sér það markmið að fjarlægja allan pappír og senda og taka við öllum skjölum með rafrænum hætti.

Til að liðka enn frekar fyrir á markaðnum hefur Atvinnuvega og nýsköpunarráðuneytið ákveðið að endurskoða reglugerð nr. 598 frá 1998 sem tekur á útgáfu og miðlun rafrænna reikninga með það að markmiði að skýra betur ábyrgð og verksvið aðila. Úthýsing einstakra þjónustuþátta verður auðvelduð og tekið á stöðu aðila sem ekki eru bókhaldsskyldir en vilja senda eða taka við rafrænum reikningum. Öruggt má telja að í framhaldi af reglugerðinni komi fram nýjar tegundir þjónustu sem munu liðka enn frekar fyrir á markaðnum og aðstoða þar með við að ná kostnaði enn frekar niður í viðskiptum. Tilkoma reglugerðarinnar gerir kleift að nánast útrýma útgáfu pappírsreikninga hjá einyrkjum og smærri aðilum
Sú vinna sem lögð hefur verið í útgáfu tækniforskrifta staðfestir að staðlar skapa í reynd markaði fyrir nýjar tegundir þjónustu sem ekki voru til og fæða af sér tækifæri til hagræðingar í rekstri og sóknar við atvinnusköpun og ný viðskiptatækifæri. Þau viðskiptaskeyti sem nú hafa verið stöðluð eru einungis upphafið. Allt bendir til þess að á næstu árum verði víðtækari kröfur um samræmingu innan upplýsingatækni og vil ég því hvetja alla til að fylgjast með og taka þátt í starfi vinnuhópa og tækninefnda hjá FUT og Staðlaráði Íslands, með það að markmiði að nýta sér staðla og tækni til aukinnar velferðar.

Höfundur: Ragnar Torfi Jónasson starfar hjá Landsbankanum og situr í Framkvæmdaráði FUT.