Mannauðsstjórnun er nýlegt fag, en verður sífellt mikilvægara í stjórnun fyrirtækja. Hörðu árferði síðustu ára hefur fylgt frekari nauðsyn þess að hlúa vel að mannauðnum, en með aukinni starfsánægju fást traustir starfsmenn sem hafa frjórri hugsun, skila meiri framleiðni, og leggja meira á sig fyrirtækinu til framdráttar. Útkoman eru ánægðari viðskiptavinir og minni starfsmannavelta, sem hvort tveggja eru mikilvægir þættir í afkomu og árangri fyrirtækja.Traust og öflugt mannauðskerfi er mikilvægt tól þegar kemur að árangursríkri mannauðsstjórnun; það er tímasparandi, einfaldar allar greiningar og vinnslur, og minnkar líkur á villum og mistökum í ferlum tengdum starfskraftinum. Þannig gerir gott mannauðskerfi mannauðsstjóra kleift að nýta eigin krafta og krafta starfsmanna sinna enn frekar fyrirtækinu til góðs.

Hlutverk mannauðsstjórans

Í grunninn felst mannauðsstjórnun í því að halda utan um málefni starfsmanna í samræmi við stefnu fyrirtækisins. Mannauðsstjórinn sér til þess að starfsmannastefnan sé í takt við heildarstefnuna og að innan fyrirtækisins sé hæft starfsfólk sem getur tekist á við þau verkefni sem framundan eru. Hann er mikilvægur hluti stjórnendateymisins, enda er mikilvægt að við stefnumótun sé tekið mið af núverandi hæfileikum, þekkingu og kunnáttu innan starfsmannahópsins. Ekki er síður mikilvægt að greina hvort hægt verði að bæta við nýjum starfsmönnum með þá þekkingu, hæfileika og kunnáttu sem þarf til vinna þau verkefni sem stefnt er að – nú eða þróa það upp hjá núverandi starfsmannahópi. Mannauðsstjóri passar upp á velferð bæði einstaklingsins og heildarskipulagsins þannig að ákvörðunum stjórnenda sem snerta starfsmenn sé framfylgt svo að mestur árangur og framleiðni náist. Mannauðsstjórar eru í lykilhlutverki í því að þróa fyrirtæki áfram og ná árangri.

Hvernig nýtast mannauðskerfi fyrirtækinu?

Gott mannauðskerfi er hægt að laga að viðkomandi fyrirtæki, eftir stærð, umfangi, starfsmannaveltu og viðfangsefni. Mannauðsstjórinn getur notað kerfið til að halda utan um allar upplýsingar um starfsmanninn – svo sem þekkingu, hæfileika, kunnáttu og aðstandendur – til viðbótar við nafn, heimili, fæðingardag og svo framvegis. Laun og kjör eru sömuleiðis oft hluti af mannauðskerfi, og þar með talið orlof, launatöflur, lífeyrissjóðs- og stéttarfélagsgreiðslur og aðrar vinnslur sem tengjast fjárhagslegri umbun.
Kerfið auðveldar mannauðsstjóranum ráðningarferlið; býður utanumhald um starfsauglýsingar og umsóknir, samskipti við umsagnaraðila, skráningu og samanburð frammistöðu í starfsviðtölum og ráðningu starfsmannsins.

Eins má nýta kerfið til að greina hvar þörf er á öflugra átaki í ráðningarferlinu, til að mynda ef verið er að ráða í mjög sérhæfð störf. Í kerfinu má einnig skrá og fylgja eftir verkefnum tengdum starfsmanni, þekkingarþörf hans, markmiðum, starfsþróun, frammistöðu, mætingu, hrósum eða umkvörtunum – og jafnvel tiltali eða öðrum samtölum stjórnanda við starfsmann, sem þarf að vera formleg söguskráning fyrir. Eins eru stundum skráðir í mannauðskerfið hlutir í vörslu starfsmannsins, svo sem símar, fartölvur, einkennisbúningar og aðgangskort. Þannig getur kerfið minnt mannauðsstjórann á að starfsmaðurinn þurfi að skila þessum hlutum við starfslok.

Öflugt mannauðskerfi getur gefið notendum mismunandi aðgang að gögnum, svo stjórnendur geti unnið með og skoðað gögn fyrir sína undirmenn, skráð ráðningabeiðnir og frammistöðuviðtöl, svo eitthvað sé nefnt. Ekki er verra að gefa starfsfólki aðgang að því að uppfæra ákveðnar upplýsingar um sjálft sig, og auka þannig líkur á að þær upplýsingar innihaldi alltaf réttustu gögnin. Um leið minnkar álag á mannauðsdeild eða mannauðsstjóra, sem geta þá frekar sinnt verkefnum sem krefjast sérmenntunar þeirra eða reynslu.

Upplýsingarnar í kerfinu flæða að sjálfsögðu á milli kerfiseininga, svo aldrei þarf að tvískrá upplýsingar, en þar með sparast tími mannauðsstjórans, og hætta á innsláttarvillum minnkar stórlega. Gögnin geta líka flætt yfir í önnur kerfi og á innri eða ytri vefi fyrirtækisins með innbyggðum vefþjónustum og samþættingarmöguleikum, svo þar sé alltaf að finna nýjustu upplýsingar.

Af hverju að nota mannauðskerfi?

Það eru fjölmargar ástæður fyrir því að fyrirtæki sem taka mannauðsmálin föstum tökum taki upp mannauðskerfi, en hér er stiklað á stóru:

• Starfsmannastjórar og aðrir stjórnendur þurfa að fá tól og tæki til þess að sinna sínu starfi sem best, spara tíma og minnka líkur á villum við gagnaskráningu og -vinnslu.
• Metnaðarfullir starfsmenn gera kröfu um aðgang að eigin upplýsingum sem varða fyrirtækið, svo sem skjöl (t.d. ráðningasamninga, launaseðla og fundargerðir), persónuupplýsingar, starfsþróun, þekkingu, hluti í vörslu, starfs- og launaþróun o.fl.
• Gott aðgengi að tölfræði og öðrum mælingum stuðla að eftirliti, eftirfylgni og betri árangri. Í góðu mannauðskerfi er hægt að halda utan um laun, ráðningar, mannauð, fræðslu, þekkingu, markmið, árangur og fleiri upplýsingar. Stjórnendur þurfa að hafa yfirlit yfir þessa liði og fylgjast með þróun á þeim til þess að ná fullnægjandi arðsemi vegna fjárfestingarinnar, enda eru laun stærsti staki útgjaldaliður flestra fyrirtækja.
• Allt í einu kerfi. Það er mikil hagræðing í því að hafa allar starfsmannaupplýsingarnar í einu kerfi. Nægilega öflug mannauðskerfi bjóða mannauðsdeildinni alla þá virkni sem þau þurfa að nota, í einni, notendavænni og traustri lausn. Þetta leiðir til aukinna afkasta deildarinnar þar sem ekki þarf að fara milli mismunandi kerfa með ólíka flýtilykla eða leiðir til aðgerða og upplýsingaöflunar eða -skráningar.
• Skýrslugerð, starfs- og færnigreining. Mannauðskerfi sem bjóða upp á bæði fastar skýrslur og lifandi greiningarvirkni gera stjórnendum kleift að mæla hvort stefnu félagsins og starfmanna sé framfylgt í takt við áætlanir. Gott mannauðskerfi breytir hráum gögnum í aðgengilegar upplýsingar sem birtast t.d. í mælaborði stjórnandans í auðlæsilegum ritum og myndum. Upplýsingarnar úr mannauðskerfinu eru gríðarlega mikilvægar þegar kemur að margvíslegum ákvörðunum stjórnenda, og ætti kerfið bæði að geta gefið gott yfirlit yfir heildarmyndina og boðið upp á að grafa sig niður í smáatriðin.

Dæmi um mælaborð

Þó svo að þessi listi sé engan veginn tæmandi sýnir hann að gerðar eru miklar kröfur til góðra mannauðskerfa úr ólíkum áttum innan hvers fyrirtækis.

Hverjir ættu að nota mannauðskerfi?

Eins og á við um önnur kerfi þarf að skoða hvort mannauðskerfi henti stærð og gerð fyrirtækisins. Segja má að því stærra sem fyrirtækið er, því meiri hagræðing náist með mannauðskerfi. Fyrirtæki sem hafa um eða undir 30 launþega eru yfirleitt með einfalt launakerfi og þá getur Excel eða eining í Outlook eða Lotus Notes dugað til þess að halda utan um önnur starfsmannamál. Oftar en ekki eru starfsmannamálin hjá fyrirtækjum af þessari stærðargráðu í verkahring framkvæmdastjóra eða fjármálastjóra sem sinna þeim ásamt öðrum verkum, en um leið og starfsmenn eru fleiri og fyrirtækið hefur starfsmannastjóra þá má mannauðskerfi ekki vanta.

Fjárhagslegur ávinningur

Að sjálfsögðu eru mannauðskerfi fjárfesting vegna kostnaðar við uppsetningu og innleiðingu, og reksturs og þjónustu. Því er mikilvægt að skoða hvar kerfið skilar fjárhagslegum ávinningi.

• Utanumhald starfsmanna einfaldast þar sem sjálfsafgreiðsla starfsmanna eykst. Tími mannauðsstjórans losnar í aðra hluti þar sem kraftar hans og sérþekking nýtast betur til að ná fram betri framleiðni og árangri fyrirtækisins.
• Minni villuhætta í mikilvægum upplýsingum, þar sem margskráningar eru úr sögunni. Þetta sparar dýrmætan tíma sem annars væri eytt í að hreinsa upp villur eða taka á afleiðingum sem oft geta verið kostnaðarsamar.
• Utanumhald um ráðningaferlið frá A til Ö á þægilegan máta flýtir fyrir ráðningu nýrra starfsmanna, auðveldar birtingu auglýsinga um laus störf á vef fyrirtækisins, og einfaldar vinnslu og samanburð umsóknanna. Þannig sparast verðmætur tími stjórnenda, mannauðsstjóra og vefstjóra, heildarkostnaður við ráðningu starfsmannsins lækkar og líkur aukast á að besti umsækjandinn fáist í starfið.
• Sjálfvirk svörun til umsækjenda á netinu tryggir að umsækjendur gleymast ekki einhvers staðar í ferlinu. Umsækjendur líta á ófullnægjandi svörun sem vanvirðingu við þá, og þannig varpar samskiptaleysið skugga á orðspor fyrirtækisins, sem getur haft víðtækari áhrif. Til dæmis gætu vinsældir þess sem vinnuveitanda dalað, og þar með verður erfiðara að fá bestu starfsmennina í starfið.  
• Vefþjónustur sem lesa úr mannauðskerfinu og tryggja að t.d. starfsmannalistinn á innri og/eða ytri vefnum er ávallt réttur. Þannig sparast tími á skiptiborði, leit að tengiliðaupplýsingum verður einfaldari og hætta minnkar á að mikilvægur póstur sé sendur á starfsmann sem er hættur eða hefur fært sig um set. Samskipti sem þannig fara forgörðum geta leitt af sér óánægju hjá viðskiptavini eða glötuð viðskiptatækifæri.
• Samanburður árangursmælinga og starfsmannakostnaðar getur varpað ljósi á hverjir bestu starfsmenn fyrirtækisins eru og hverjir eru ekki að skila nægum árangri miðað við kostnað við laun, þekkingaröflun og annað slíkt. Þannig má stýra mannaflanum betur, efla viðleitni til að halda í gott fólk, og finna þeim betra hlutverk sem ef til vill eru réttir menn á röngum stað.
• Viðskiptagreind gefur til dæmis yfirsýn yfir launaþróun eða fjölda umsókna eftir árum eða deildum. Þannig má skoða hvort laun fylgi árangri deildarinnar, eða hvort verið sé að auglýsa eftir starfsfólki á réttum miðlum og á réttan hátt. Í þessum tilvikum og öðrum svipuðum, sér stjórnandinn fljótt hvort fjármunum sé best varið.
• Gagnaöryggi er fyrirtækjum og starfsmönnum þeirra mikilvægt. Slakt gagnaöryggi getur haft bæði fjárhagslegar og lagalegar afleiðingar, en lög um persónuvernd krefjast þess að fyrirtæki verndi persónuupplýsingar starfsmanna sinna. Betri aðgangsstýringar í fullbúnu, vel vörðu mannauðskerfi tryggja öryggi gagnanna mun betur en þegar ráðningasamningar, áminningar, launasamtöl og önnur viðkvæm skjöl liggja á víð og dreif á sameiginlegum tölvudrifum eða skjalaskápum. Söguskráning gerir svo umsjónarmanni mögulegt að kanna hver hefur skoðað eða breytt hvaða gögnum og hvenær.

Horft til framtíðar

Mannauðskerfi er nauðsynlegt tól fyrir fyrirtæki sem vilja vaxa og bæta árangur sinn í þeirri hörðu samkeppni sem ríkir í dag, ekki einungis um markaðshlutdeild eða fjárhagslegan árangur, heldur einnig um besta starfsfólkið. Öflugur starfsmannahópur er enda einn mikilvægasti þátturinn í því að framleiða vöru eða bjóða þjónustu í mestu gæðum með hagkvæmasta hætti. Eins og fram hefur komið gera sífellt fleiri stjórnendur og starfsmenn kröfu um að slíkt kerfi sé í notkun, með mismunandi miklum einingum þó. Fyrirséð er að með aukinni tækniþróun gefist tækifæri til margvíslegrar hagræðingar og aukinna sóknarfæra með viðbótum á virkni og notkun mannauðskerfa.

Sem dæmi má nefna að færa margvísleg samskipti innan fyrirtækisins inn í kerfið, svo hægt sé að greina og nýta þau til þekkingardreifingar og -vörslu. Jafnvel mætti hugsa sér að útfæra slík samskipti á svipaðan hátt og samskiptamiðla á borð við Facebook og LinkedIn, svo notendur séu enn líklegri til að vera virkir þátttakendur í framleiðslu og skráningu þekkingarinnar. Nú þegar eru ráðningarkerfi farin að nýta sér slíka samskiptamiðla í miklum mæli til að ná til nýrra starfsmanna.

Til dæmis býður veflæga ráðningakerfið The Resumator viðskiptavinum sínum upp á að deila atvinnuauglýsingum sínum á Facebook, LinkedIn og Twitter á auðveldan hátt: með tveimur músarsmellum. Kerfið fylgist svo með vinsældum auglýsinganna á samskiptamiðlunum og hvaða umsækjendur sækja um starfið eftir að skoða auglýsinguna á hvaða miðli. Ráðningarkerfið Ascendify leyfir starfsmönnum viðskiptavina sinna að vísa á Facebook-vini sína sem mögulega nýja starfsmenn, og deila starfsauglýsingum á samskiptamiðlum.  Kerfið gerir fyrirtækinu einnig mögulegt að þróa og hlúa að sambandi við einstaklinga, sem það hefur hug á að ráða í framtíðinni. Allt er þetta sett fram í vefkerfi sem lítur talsvert út og virkar svipað og Facebook.

Enn lengra mætti ganga og virkja þannig yngstu kynslóðir starfsmanna, með því að gera þessa eða aðra nytsamlega þátttöku almennra starfsmanna að leik, með stigagjöf, umbunum, keppni milli deilda, og svo mætti lengi telja. Ascendify gefur t.a.m. starfsmönnum stig fyrir hverja vísun á nýjan mögulegan starfsmann, og birtir lista yfir þá sem hæst skora innan fyrirtækisins.

Færsla virkni yfir á snjallsíma og spjaldtölvur er sjálfgefin þróun, með öllum þeim kostum sem fylgja því að hafa stöðugan, auðveldan aðgang að upplýsingum sem þessum. Hugbúnaður sem þjónusta (Software as a Service), þar sem kerfið er hýst í skýinu og starfar yfir veraldarvefinn, er önnur nálgun að sama markmiði, og eru sum mannauðskerfi þegar komin eða á leið yfir í þá högun. Þeirra á meðal er H3 2013, ný kynslóð mannauðslausna sem smíðuð er frá grunni af Tölvumiðlun. Lausnin er snjallbiðlari (en. Smart Client); hún bæði tengist gagnagrunni og uppfærir sig sjálfkrafa yfir nettengingu, en lítur út og hegðar sér eins og gluggakerfi. H3 er heildarlausn í mannauðsmálum, og samanstendur af nokkrum kerfiseiningum og viðbótum sem viðskiptavinir raða saman eftir umfangi og þörfum á hverjum tíma. Lausnin heldur til dæmis utan um ráðningar, fræðslu og áætlanir, og býður stjórnendum og almennum starfsmönnum aðgang í notendavænni sjálfsafgreiðslugátt.

Möguleikarnir í frekari framþróun í kerfum sem styðja við mannauðinn og bæta þannig hag fyrirtækisins á fjölmarga vegu eru ótal margir, og takmarkast bara við ímyndunaraflið – jú og mannauðinn.

Höfundur: Hólmfríður Steinþórsdóttir, vörustjóri mannauðslausnarinnar H3 hjá Tölvumiðlun