Innri vefur fyrirtækja , einnig oft nefnt innranet, er mikilvægur en oft vanmetinn þáttur í upplýsingamiðlun og almennt í rekstri fyrirtækja. Innri vefir hafa átt í vök að verjast, eru oftar en ekki neðarlega í forgangi og virðingu en breytinga er þörf. Þurfa öll fyrirtæki að setja upp innri vef? Er nægilegt að hafa sameiginlegt svæði fyrir skjöl, senda út vikuleg skilaboð í tölvupósti og láta félagslífið í hendur samfélagsmiðla eins og Facebook? Eins og með svo margt annað þá veltur svarið á samhenginu, t.d. geta lítil fyrirtæki (< 50 manns) líklega komist af án sérstaks innri vefs og farið þessa leið sem nefnd er að ofan.

Þú þarft að hafa stefnu fyrir innri vefinn. Hvað markmiðum ætlarðu að ná, hver eru lykilverkefnin, hverjir eru markhóparnir og hvernig ætlarðu að ná markmiðum þínum með innri vefnum?

Fyrir starfsmenn í framleiðslufyrirtæki þar sem aðeins hluti er með aðgang að tölvu þarf að mæta öðrum þörfum en í dæmigerðu skrifstofufyrirtæki þar sem alllir vinna við tölvur og eru á sömu starfsstöð. Þetta þarftu að skilgreina í stefnunni.

Hver svo sem niðurstaðan er þá þarf að minna stjórnendur fyrirtækja á hve mikilvæg fjárfesting það er að halda úti góðri upplýsingamiðlun. Og hún þarf ekki endilega að vera flókin og kostnaðarsöm.

Stutt skilgreining á innri vef
Innri vefur er mikilvægasti staðurinn fyrir starfsmenn til að finna upplýsingar og leysa dagleg verkefni. Innri vefur þarf að hjálpa starfsmönnum að leysa lykilverkefni. Staður til að “gera hlutina” en ekki bara “lesa um hlutina”.

Vefstefna og undirbúningur

Góður undirbúningur og þarfagreining er forsenda þess að innri vefur þjóni tilgangi sínum rétt eins og í  öðrum vefverkefnum.  Það þarf að kynna sér þarfir starfsmanna og fá þátttöku þeirra í undirbúningnum. Notendaprófanir eru afar mikilvægar og mikla vinnu þarf að leggja í upplýsingaarkitektúr og gæði efnis auðvitað.

Það skal fúslega viðurkennt að innri vefurinn er oftast vandræðabarn innan fyrirtækja. Oftar en ekki illa skipulagður, lítt viðhaldið og hálf munaðarlaus. Stjórnendur taka hann gjarnan ekki nægilega alvarlega og þar með er virðing fyrir því meðal starfsmanna oft takmörkuð. Sá sem hefur umsjón með innri vefnum er því oftar en ekki með verkefnið sem lítinn hluta af öðrum verkefnum, lítur á starfið sem tímabundið verkefni eða stökkpall í annað og virðingarmeira starf. Þessu þarf að breyta.

Sex grundvallarhlutverk innri vefs

James Robertson, höfundur bóka um innri vefi og virtur sérfræðingur, skilgreinir fimm megin hlutverk fyrir innri vefi í bók sinni Designing Intranets. Creating sites that work.  Ég tek undir þessar áherslur en vil bæta við sjötta hlutverkinu sem er skemmtun.

• Efni. Uppspretta reglna, verkferla og annarra upplýsinga sem starfsmenn þurfa á að halda til að taka ákvarðanir og ljúka algengum verkefnum.
• Samskipti. Dreifileið til að koma á framfæri fréttum og öðrum skilaboðum til allra starfsmanna í fyrirtækinu. Um leið minnka áreiti í tölvupóstum.
• Samstarf. Vettvangur til að tengja fólk saman og staður þar sem fólk vinnur saman á netinu.
• Virkni. Staður til að gera hluti en ekki bara til að lesa, gera það mögulegt að ljúka algengum og mikilvægum verkefnum á netinu.
• Menning. Vefur sem endurspeglar menningu fyrirtækisins og færir fólk nær hvort öðru. Staður til að kynna og styðja við breytingar sem þarf að takast á við.
• Skemmtun. Maður er manns gaman. Umfjöllun og viðtöl við starfsmenn, leikir og hvatning til starfsmanna að deila efni gerir innri vef að eftirsóttari stað til að heimsækja.

Mikilvægustu verkefnin

Á innri vef eru að mínu mati tvö verkefni sem vefurinn stendur og fellur með.

• Símaskrá. Það þarf að vera til staðar vel uppfærð, hraðvirk og notendavæn skrá yfir símanúmer og helstu lykilupplýsingar um hvern starfsmann.
• Leit. Algengasta kvörtun varðandi innri vefi er “ég finn ekki neitt!”. Leit er gríðarlega mikilvæg á innri vef, mun mikilvægari en á ytri vef. Hún þarf að leita í öllum gögnum og þar sem innri vefir eru oft brotnir í ýmsa undirvefi, skjalastaði og kerfi þá þarf hún að vera mun víðtækari en á ytri vef þar sem dugar að leita í texta og skjölum á einum og sama vefnum.

Verkefni eins og matseðill, aðgangur að verkfærum, fréttir og annað mikilvægt efni kemur þar á eftir.

Hvað gerir gæfumuninn?

Til að innri vefur standi undir nafni þá þarf hann að uppfylla eftirfarandi kröfur:

• Virka vel. Mæta þörfum starfsmanna, einfaldur og þægilegur í notkun.
• Vera gagnlegur. Aðstoða starfsmenn við að leysa dagleg verkefni.
• Skila ávinningi. Augljóslega mikilvægt, annars fengi verkefnið ekki fjárveitingu.
• Byggja upp trúverðugleika. Vera vel við haldið, vel hannað og þess virði að nota. Margir innri vefir flaska á góðri hönnun og upplýsingaarkitektúr.
• Efla fyrirtækjamenningu. Þarf að endurspegla og styðja við fyrirtækjamenningu.
• Vera áhugaverður. Efnið þarf að vera nægilega spennandi fyrir starfsfólk til að það nenni að skoða vefinn reglulega.

Höfum hugfast að innri vefir eru aðeins nytsamir ef þeir gera það sem starfsmenn þurfa á að halda. Eins og aðrir vefir þá geta innri vefir verið afskaplega notendavænir en oftar, því miður, þá eru þeir gagnslitlir þar sem þeir bjóða  ekki upp á efni og virkni sem starfsfólk þarf á að halda.

Höfundur: Sigurjón Ólafsson, vefráðgjafi hjá Fúnksjón vefráðgjöf