Íslandsbanki rekur tvo vélasali sem í grunninn eru spegill hvor af öðrum. Fram til október 2012 voru þeir báðir staðsettir á Kirkjusandi, annar í framhúsi en hinn í bakhúsi. Árið 2010 var þegar ljóst að salurinn í bakhúsi, nefndur DC2, var kominn að þolmörkum varðandi aflnoktkun og þarfnaðist kostnaðarsamrar endurnýjunar. Einnig var talið óheppilegt út frá öryggissjónarmiðum að vélasalirnir væru mjög nálægt hvor öðrum. Í ljósi þess var ákveðið að skilgreina sérstakt verkefni í kringum mögulega valkosti í tengslum við þennan vélasal.

Útvistun vélasalar

Í fyrsta áfanga verkefnisins voru þrír valkostir kannaðir:

• Endurnýjun salar
• Bygging salar á nýjum stað
• Útvistun reksturs DC2.

Gerð var áhættugreining á vélasölum á höfuðborgarsvæðinu, þjónustugeta birgja könnuð og leitað eftir tilboðum í reksturinn. Samanburður við aðra valkosti sýndi að heppilegast var að útvista rekstrinum og því var leitað eftir endanlegum tilboðum, farið í samningsferli og samningur undirritaður. Þetta ferli tók töluvert langan tíma og leið u.þ.b. eitt ár frá upphafi verkefnis að undirritun samnings (sjá mynd 1).

Mynd 1: Tímalína fyrir helstu verkþætti og áfanga verkefnisins.

Borðæfingar og handritagerð

Fljótlega eftir undirritun samnings hófst undirbúningur fyrir flutning DC2. Við greiningu á mögulegum aðferðum við flutning kom í ljós að vegna nethögunar var ekki hægt að flytja salinn í áföngum. Því var tekin ákvörðun um að flytja hann í heilu lagi, þótt ljóst væri að það væri áhættusamari aðgerð. Til að vega á móti áhættunni var ákveðið að æfa flutninginn vel. Byrjað var á „borðæfingum“, þar sem allir helstu þátttakendur komu saman og ræddu um hvernig slökkva ætti á öllum kerfum í DC2 og ræsa þau aftur. Á borðæfingunni komu ýmis atriði í ljós sem þörfnuðust frekari skoðunar og nýttust inn í áhættumat flutnings. Í kjölfar borðæfingar var lögð lokahönd á handrit fyrir „raunæfingu“, þar sem slökkt og kveikt var á kerfum í DC2 í skipulögðum fösum (sjá mynd 2). Meðal þess sem tekið var á í handritinu var:

• Aðgerðir fyrir og eftir raunæfingu
• Tímalína fyrir aðgerðir í raunæfingu og prófanir
• Yfirlit yfir þjónustur sem virka ekki meðan raunæfingu stendur
• Listar yfir vélbúnað sem slökkt/kveikt er á í hverjum fasa
• Tékklisti fyrir prófanir
• Upplýsingar um varahluti
• Áhættumat
• Samskiptaupplýsingar fyrir þátttakendur
• Mætingalisti
• Tímasetningar matmálstíma
• Samskiptaleiðir fyrir mismunandi aðstæður
• Samskipti við neyðarástand
• Yfirlitsmynd vélasalar

Mynd 2: Fasar raunæfinga og flutnings.

Raunæfingar

Raunæfingarnar urðu tvær í verkefninu og báðar framkvæmdar um helgi. Framgangur fyrri raunæfingarinnar sem fram fór í maí 2012 var skjalaður jafnóðum og tekinn saman í lærdómsskýrslu. Jafnframt var fundað með þátttakendum æfingarinnar til að kortleggja betur hvað gekk vel og hvað betur mátti fara. Eftir æfinguna lá fyrir langur verkefnalisti og var unnið í honum fram að næstu raunæfingu, sem fór fram um miðjan september. Meðal þess sem þurfti að gera var að:

• Útleiða vélar í DC2 eða færa þær yfir í hinn vélasalinn
• Aðskilja óæskilegar tengingar milli vélasalanna
• Gera breytingar á nethögun.

Seinni raunæfingin fór fram í september 2012 og gekk vonum framar.  Þar skilaði góður undirbúningur sér til fulls og eina alvarlega uppákoman tengdist bilunum í vélbúnaði sem þó hafði ekki merkjanleg áhrif á rekstur bankans. Í áætlanagerðinni fyrir æfinguna var lögð áhersla á að stytta niðritíma kerfa og var hann um 1,5 klst. fyrir diskalausnir og netbúnað, um 7 klst. fyrir viðskiptakerfi og um 24 klst. fyrir prófunar- og þróunarumhverfi.

Undirbúningur flutnings

Samhliða undirbúningi fyrir seinni raunæfingu var byrjað á að skipuleggja röðun í tölvuskápa í nýjum vélasal, kortleggja allar tengingar og teikna þær upp á nýjum stað og skipuleggja nýjar fjarskiptaleiðir. Eftir seinni raunæfinguna var áhersla lögð á að klára framangreinda verkliði. Að auki voru nýjar fjarskiptaleiðir prófaðar, gengið var frá tryggingu búnaðarins í flutningnum og lokahandrit útbúið. Uppfæra þurfti áhættumat flutnings og gera neyðaráætlun. Auk nákvæmar skilpulagningar flutningins var mönnun verkefnisins mikil áskorun  og var leitast við að fá besta sérfræðinginn í hvert hlutverk.

Flutningurinn

Um miðjan október 2012 var loksins komið að stóru stundinni eftir 8 mánaða undirbúning. Föstudagurinn 12. október var notaður í að funda með þátttakendum og tryggja að allir væru með sín verkefni á hreinu. Um kvöldið var svo hafist handa við að slökkva á prófunar- og þróunarumhverfi og öðrum minna mikilvægum viðskiptakerfum til þess að spara tíma daginn eftir. Laugardaginn 13. október var hafist handa kl. 7:30 og slökkt á öllum kerfum, diskastæðum, neti og rafmagni í salnum. Um kl. 10:30, eftir lokaprófanir á virkni kerfa í hinum vélasalnum, var hafist handa við að taka niður búnaðinn. Diskar og netbúnaður voru flutt fyrst á nýjan stað en til að spara tíma voru netþjónum raðað inn í nýja skápa í DC2 og þeir síðan fluttir í heilu lagi í nýja vélasalinn. Flutningum var lokið kl. 18 og allur búnaður var tengdur í nýja salnum kl. 20. Klukkan 21:30 var búið að ganga úr skugga um að nettengingar virkuðu sem skyldi og þá var hafist handa við að ræsa netþjóna í réttri röð. Því verki lauk kl. 24:00 og allt virtist virka sem skyldi. Lokaprófanir fóru þó ekki fram fyrr en sunnudagsmorguninn 14. október og staðfestu þær eðlilega virkni allra kerfa, fyrir utan að endurræsa þurfti einn gagnagrunn. Þegar bankinn opnaði á mánudegi var endanlega staðfest að meginmarkmið flutningsins hafði náðst: að flytja vélasal í heilu lagi án þess að starfsmenn eða viðskiptavinir yrðu fyrir nokkrum truflunum!

Verkefnið í tölum

• Allar æfingarnar, undirbúningur flutnings og flutningurinn sjálfur tóku um 3.500 vinnustundir.
• Fluttir voru 55 netþjónar, 35 einingar netbúnaðar, 5 blade center (með um 200 sýndarvélum) og 3 diskastæður.
• 70 starfsmenn tóku þátt í flutningnum og má sjá skiptingu þeirra á mynd 3.

Mynd 3: Skipting þátttakenda í flutningi vélasalar.

Afurðir og lærdómur

Aðalafurð verkefnisins er sjálfur flutningurinn en aukaafurðir verkefnisins eru heilmargar og jafnvel ekki síður mikilvægar. Þar má m.a. nefna:

• Betri skilningur á innbyrðis tengslum kerfa og hugbúnaðar
• Varaáætlanir skilgreindar og sannreyndar
• Óæskileg tengsl vélasala rofin
• Gamlar vélar útleiddar
• Skýrari rekstrarábyrgð
• Aukin liðsheild

Undirbúningstímabil flutningsins var mjög lærdómsríkt, m.a. þar sem það veitti þátttakendum djúpa innsýn inn í rekstrarumhverfið auk þess sem skjölun var aukin til muna. Stærsti lærdómurinn var þó líklega sá að með vönduðum undirbúningi og samstilltu átaki er hægt að flytja vélasal í heilu lagi án þess að það hafi áhrif á rekstur viðkomandi fyrirtækis.

 Höfundur: Aðalbjörn Þórólfsson