Örn S. Kaldalóns, framkvæmdastjóri Icepro

Mönnum hefur orðið tíðrætt um það framtak Íslendinga að blanda sér í hóp Norðurlandanna við að vinna að sameiginlegum staðli rafrænna reikninga fyrir öll Norðurlönd. Við erum nú þátttakendur í vikulegum símafundum og mánaðarlegum vinnufundum erlendis, en vinnum að málinu þess á milli. Hvað knýr okkur áfram og hver er ávinningurinn af þessu öllu?

Forsagan
Sú var tíðin að hér á landi voru lítil sem engin rafræn samskipti. Tölvurnar voru eylönd, allar nema þær stærstu, sem einatt tengdust einkaneti af einhverju tagi. Þannig voru stórtölvur IBM tengdar VNET innraneti IBM, en úr miðlungstölvum mátti hringja í miðlæga þjónustu t.d. til að panta uppfærslur og leiðréttingar, stundum kallaðir “fixar”. Á þessum árum var mjög í tísku að senda símbréf eða “fax”.  X.25 gagnalínan var tekin í notkun árið 1986 og X.400 rafrænu pósthólfin nokkrum árum síðar, eða í kringum 1990. Þá var farið að huga að því að senda skeyti og skjöl rafrænt úr einni tölvu í aðra.
EDI-væðingin hófst upp úr 1990 og þá var hafist handa við að staðla þær þarfir sem hentuðu Íslendingum. ICEPRO tók við EDIFACT stöðlum, lagaði þá að íslenskum aðstæðum og gaf út hvern skeytastaðalinn á fætur öðrum. Þetta tryggði að sá sem vildi senda reikning gat verið viss um að móttakandinn skildi skeyti hans. Samræmingin sem skilaði sér í stöðluðum EDI skeytum er löngu orðin kunn og hefur sparað þjóðarbúinu stórfé.

Svo kom Netið og Veraldarvefurinn hélt innreið sína inn á flest heimili í landinu með tilheyrandi vöfrum og HTML-skjölum. En hver uppfinningin leiðir af sér aðra og brátt fundu menn þjála netleið til að flytja gögn á milli gagnagrunna í tölvum, með því að nota XML (eXtended Markup Language). Bæði HTML og XML eru leidd af SGML, umbrotsmáli sem IBM staðlaði snemma á 9. áratugnum.

Ekki gekk alveg eins vel með XML-væðinguna og EDI-væðinguna á sínum tíma. Ekki vantaði að menn væru áhugasamir þegar XML fór af stað og fylgst var náið með hvaða staðlar yrðu ofan á erlendis. En UN/CEFACT vann hægt og því spruttu upp ýmsar sérútgáfur af rafrænum skeytum hérlendis. Ekki hefur XML skeytaflóran hér á landi verið kortlögð svo að vitað sé, en um er að ræða umtalsverðan fjölda skeyta í nokkrum útgáfum.

Framtak Dana
Frændur vorir Danir eru orðlagðir kaupsýslumenn, enda myndar land þeirra brú á milli Norðurlandanna og stóru landanna sunnar í Evrópu.

Danir hjuggu á XML hnútinn: Þeir lögleiddu rafræna reikninga hjá sér frá 1. febrúar 2005. Þar með  þýðir ekki lengur að senda pappírsreikning í innheimtu hjá danska ríkinu - hann fæst einfaldlega ekki greiddur. Vissulega eru til þjónustufyrirtæki sem taka að sér að skanna inn reikninga og senda þá sem viðhengi í venjulegum tölvupósti, en það breytir ekki því að rafrænir reikningar eru sendir í langflestum tilvikum beint úr einni tölvu í aðra.

Hvað vinnst með þessu? Meiri netvæðing landsmanna. Upphafsgögn varðveitast og ekki þarf að endurskrá þau, skráningarvillum fækkar. Reikningavinnslan gengur hraðar og menn fá greitt fyrr.  Danir eru um 5 milljónir og um 15 milljón reikningsfærslur ríkisins sem áður bárust bréflega, berast nú rafrænt. Þetta telja þeir að hafi sparað þeim um 100 milljón evrur fram að þessu.

Danir eru reynslunni ríkari og enginn skal halda að þetta átak þeirra hafi verið dans á rósum. Lagasetning þeirra gerði ráð fyrir full stuttum aðlögunartíma bæði fyrir ríki og fyrirtæki og því þurfti að lengja frestinn til að taka upp rafræna reikninga. Auk þess tóku þeir upp óstaðlaðar skeytaútgáfur af gerðinni UBL 0,7, en ætla að bæta um betur og taka upp UBL 2,0 (UBL=Universal Business Language). Það er unnið hratt og lokatillögur til UN/CEFACT eiga að liggja fyrir í október næstkomandi.

Hin Norðurlöndin fylgjast áhugasöm með þessu framtaki Dana. Allir vilja spara og nú er sænska fjársýslan búin að leggja það til við ríkisstjórn Svía að þeir taki upp rafræna reikninga árið 2008. Norðmenn hyggja á það sama árið 2009 og telja sig munu spara 5 milljarða NOK á ári, þ.e. í öllu þjóðarbúinu, bara með tilkomu rafrænna reikninga í XML. Finnar lyfta brúnum yfir þessu, en bankar þeirra hafa þróað og notað Finvoice í nokkur ár. Jafnvel Englendingar fylgjast áhugasamir með, þrátt fyrir ólíkt lagaumhverfi.

Bjarne Emig er framkvæmdastjóri DANPRO og verkefnisstjóri DS, Dansk Standard. Hann kom hingað til lands í september síðastliðnum á vegum Nordipro og systurfélaga ICEPRO og fræddi okkur um framtak Dana og áhuga Norðurlandanna.

Í október gaf UN/CEFACT út safn staðlaðra grunneininga í XML, svokallað “Core Components Library”. Unnið hafði verið að þessari útgáfu árum saman, en loks kom hún út í heild sinni. Grunneiningum þessum er byggt á við stöðlun XML skeyta.

Íslendingar rumska
ICEPRO stóð fyrir kynningu á XML grunneiningunum í nóvember í fyrra og hófst handa um að kynna framtak Norðurlandanna. Í janúar s.l. hélt ICEPRO ráðstefnuna “XML dag rafrænna reikninga”. Aðalræðumaður var fyrrnefndur Bjarne Emig, sem gaf gott yfirlit yfir framvinduna í samvinnu Norðurlanda og fjallaði auk þess um stöðluðu grunneiningarnar frá UN/CEFACT.

Í framhaldi af ráðstefnunni var stofnaður vinnuhópur áhugamanna sem hittist á fundi í febrúar og kaus sér formann frá Fjársýslu Ríkisins. Fljótlega fórum við að taka þátt í símafundum Norðurlandanna sem eru haldnir einu sinni í viku og í marsbyrjun fór formaðurinn við annan mann á vinnufund hópsins í Osló.

Það er ljóst að ef frændþjóðirnar á Norðurlöndum sammælast um einn sameiginlegan staðal fyrir rafræna reikninga, þá hljótum við Íslendingar að fylgja með. Það sem meira er: Ef Íslendingar taka virkan þátt í þessu samstarfi, þá geta þeir orðið leiðandi, þvílík er reynsla okkar manna af rafrænum reikningum og skjölum. Áhrif okkar á þessa staðlastefnu hlýtur að vera í hlutfalli við þá vinnu sem við leggjum í hana. Til eru þau fyrirtæki hér, sem hafa nokkurra ára reynslu af að flytja rafræna reikninga úr einu sniði í annað. Við hljótum að miðla af reynslu okkar og læra um leið af reynslu annarra þjóða.

Hvað tekur svo við? Það eru fleiri skeyti sem bíða, næst koma líklega rafrænar pantanir, enda er hægt að búa til reikning beint upp úr gögnum pöntunar, þ.e. upphafsgögnin nýtast alveg! Þriðja skeytið gæti svo orðið rafrænn verðlisti, en gögn hans nýtast pöntuninni rétt eins og pöntunin reikningnum. Af nógu er að taka.

Samræmingin
Vissulega eru fleiri fiskar í sjónum og okkur er kunnugt um að þetta er ekki eina framtakið í átt að rafrænum reikningum í XML. Fleiri koma þar til og ljóst er að samræmingar er þörf. UN/CEFACT hefur ekki náð að gefa út skeytastaðla nógu hratt þrátt fyrir ítrekaðar óskir þar um. UBL er frá OASIS, stofnun sem IBM, Sun, Microsoft o.fl. standa að. Norðurlöndin sammælast nú um UBL 2,0 og kalla framtak sitt NES (North-European Subset), heiti sem gefur til kynna að ekki eigi að leysa öll vandamál við útgáfu staðalsins, heldur er stuðst við 80/20 regluna, vinnunni á að ljúka skjótt.

Menn sjá fram á samræmingarvinnu framundan, en eftir stendur að ef Norðurlandaþjóðirnar (og England) verða samstíga í að taka upp UBL 2,0 í rafrænum reikningum, þá er komin í gang slík fjöldahreyfing að framhjá henni verður ekki litið og aðrir hljóta að fylgja með.

Niðurlagsorð:
Þessari stuttu grein er aðeins ætlað að kynna framtak Norðurlandaþjóðanna við að sníða sér sameiginlegan staðal í XML rafrænum reikningum. Nánari kynningu á XML, HTML, OASIS, UBL og UN/CEFACT má ýmist finna á vefnum eða í kennslubókum.

Íslendingar þurfa að gerast virkir þátttakendur í þessu átaki og skila sínu framlagi til verksins til þess að geta haft áhrif á framgang þess og tryggja að útkoman nýtist okkur. Stefnt er að því að taka upp UBL 2,0 í rafrænum reikningum hér á landi og sigla þar í kjölfar Dana. Gróf áætlun gerir ráð fyrir um 250 milljón króna sparnaði á ári þegar upp er staðið. Það er eftir miklu að slægjast, en mikil vinna framundan - og það þarf að vinna hratt.

Heimildir: sjá tenglasíðu á vef ICEPRO www.icepro.is

Skoðað: 6820 sinnum