Bent Vindmar, svæðisstjóra Avaya í Danmörku
(hefur áður birst í Fréttablaðinu og á nyherji.is)

Fyrir þá starfsmenn sem eru meira á ferðinni en á vinnustaðnum þyrfti að vera hægt að pakka skrifstofunni niður í eina einfalda, notendavæna og færanlega einingu. Svarið gæti verið SIP, sem sameinar það besta úr tveimur heimum, farsímatækni og IP-símtækni, meira að segja með skyndiskilaboð (instant messaging) í kaupbæti. Árangurinn felst í afkastameiri starfsmönnum sem vinna með skynsamari hætti. 

Í fyrirtækjum hins vestræna heims hefur úthýsing aukist á þeim verkefnum sem áður fyrr bundu starfsmenn við vinnustað sinn frá morgni til kvölds. Í staðinn höfum við fengið þekkingarfyrirtæki, full af sérhæfðum starfsmönnum sem stöðugt eru að koma og fara og sem ferðast um heiminn þveran og endilangan. Eftirsóknarverðir starfsmenn skipuleggja vinnu sína hver fyrir sig, algerlega óháð því sem var viðtekin venja í gær. En tæknin fylgir þessu ekki endilega eftir.

Á ferð og flugi
Það sem mestu máli skiptir fyrir fyrirtækið, viðskiptavinina, samstarfsmenn og hina færanlegu starfsmenn sjálfa er að þeir geti í raun sinnt starfi sínu með sama hætti og ef þeir sætu við skrifborðið. Rannsókn hefur sýnt, að nú þegar verja 60% starfsmanna í bandarískum og evrópskum fyrirtækjum stórum hluta vinnutímans fjarri vinnustað sínum. Þeir eru á ferð og flugi en gegna um leið lykilhlutverkum sem ráðgjafar, sérfræðingar, verkefnisstjórar o.s.frv. Viðskiptavinir, aðilar í tengslaneti og samstarfsmenn hafa því oft og tíðum þörf fyrir aðgengi og ráðgjöf, og að geta skipst á þekkingu óháð því hvar ,,þeirra mann” er að finna.

Krafan um einföld og aðgengileg samskipti
Það er með öðrum orðum þörf fyrir hreyfanlegar samskiptaeiningar sem hafa sömu virkni og hin staðbundna skrifstofa. Starfsmenn um heim allan vantar notendavænt tæki sem allt getur. Þeir fara til vinnu sinnar og á fundi með vasa og skjalatöskur, fullar af farsímum, lófatölvum og mp3-spilurum en það vantar samt eitthvað áður en mörkin milli þess að vera úti eða heima hverfa. Samskiptin verða að vera einföld og aðgengileg og mega ekki kalla á ógrynni tækja og tóla.

Svarið er SIP
Svarið liggur án vafa í samrunatækni, s.s. SIP (Session Initiation Protocol) sem byggir á hlutum úr HTTP- og SMTP-samskiptastöðlunum.  SIP er e.t.v. best lýst sem blendingi milli farsíma- og IP-símtækni að viðbættum möguleikum á skyndiskilaboðum (instant messaging) og samþættingu Exchange og Notes. Í stuttu máli; það besta úr báðum heimum, brætt saman í hinn svonefnda SIP-farsíma, sem skiptir með sjálfvirkum hætti milli GSM-kerfisins og hins gjaldfría þráðlausa staðarnets.

Tveir símar sem einn
SIP skapar möguleika á raddþekkingu og umtalsverðri samþættingu sem er óháð miðlinum; fullkomið dagatal og innköllun funda með samskiptaaðilum með því einu að segja það upphátt. Og það sem e.t.v. er mikilvægast; SIP tryggir að samskiptaaðilar og skiptiborð viti hvort hægt er að ná í starfsmanninn sem er á ferðinni. Notandanum nægir eitt númer á skrifstofunni og eitt talhólf því fastnetssíminn og farsíminn renna saman í einn. Hægt er að áframsenda símtöl, færa símtöl frá fastaneti yfir á farsímanetið, setja á fót símafundi hvenær sem er, fá tölvupóst, fax og símaskilaboð lesin upp og sækja upplýsingar í nafnalista, dagatöl og fleira, með því einu að gefa raddskipanir.

Aukin framleiðni og betri rekstrarafkoma með nýrri tækni
Það hljómar flókið er er raunar sára einfalt. Með samþættingu samskipta eykst notagildi og hreyfanleiki öllum til hagsbóta. Frá sjónarhóli fyrirtækjanna snýst þetta um að auka framleiðni og að lokum að bæta rekstrarafkomu. Framleiðni og vöxtur snúast ekki um að þvinga hina hreyfanlegu starfsmenn til að leggja harðar að sér og vinna lengur.  Hugmyndin er, að starfsmennirnir vinni með skynsamlegri hætti en til þess þurfa þeir að ráða yfir tækjum sem geta raunverulega uppfyllt samskiptaþarfir þeirra.

Það er ekki til neins að espa fólk upp í að mæta kröfum upplýsingasamfélagsins um sveigjanleika ef þeim eru ekki gefin tækin sem til þarf. Þeim mun auðveldara sem það er fyrir fólk að framkvæma það sem það er ráðið til, þeim mun betri verður árangurinn, fyrir starfsmennina, viðskiptavinina og reksturinn.