Talið er að um 50% af öllum gögnum á jörðinni hafi orðið til á síðastliðnum 2 árum. Evrópusambandið gerir ráð fyrir að gagnamagn heimsins muni aukast um 530% milli áranna 2018 til 2025, úr 33 zettabytes árið 2018 í 175 zettabytes árið 2025. Samhliða spáir Evrópusambandið að hagnýting gagna muni skila 829 milljarða evra í vergri landsframleiðslu innan sambandsins árið 2025.

Hagnýting gagna er ein af undirstöðum þess að hægt sé að taka upplýstar ákvarðanir með hag og heilbrigði íbúa og fyrirtækja í Reykjavík að leiðarljósi. En greiningarnar verða aldrei betri en gögnin sem við byggjum þær á. Þar sem góðir gagnainnviðir hafa ekki verið byggðir upp, fer um 65-70% af tíma gagnasérfræðinga í að finna gögn, hreinsa þau og varpa yfir á nothæft form. Mestur hluti tímans sem eftir er fer í að greina gögnin en minnsti tíminn er svo til aflögu til að þróa og búa til virðisaukandi vörur.

En hver ber þá ábyrgð á að tryggja gagnagæði? Svarið er við öll! Við öll berum sameiginlega ábyrgð á að tryggja gagnagæði! Er það hægt á 12.000 manna vinnustað eins og Reykjavíkurborg er? Já! Hvernig gerum við það? Jú með því að auka gagnavitund! Hvað felur það í sér?

Upplýsingatæknikerfi í starfsemi borgarinnar telja nokkur hundruð, og öll safna þau margvíslegum og mikilvægum gögnum sem hægt er að hagnýta. Til þess að tryggja möguleika á hagnýtingu gagna og þurfa ekki að beina allri orku og tíma gagnasérfræðinga í uppgötvun og hreinsun gagna, þá er strax við kaup á kerfi mikilvægt að svara því hvernig við náum gögnum út úr viðkomandi kerfi og á hvaða formi þeim er skilað í hendur borgarinnar.

Gera þarf því strax í útboði eða innkaupum á kerfi kröfur til upplýsingatæknibirgja um gagnagæði, gagnaskil og afhendingarmáta gagnanna. Síðast en ekki síst þarf að tryggja eignarhald borgarinnar á þeim gögnum sem verða til í kerfinu. Við þurfum að tryggja það að í samningum við þriðja aðila komi fram að borgin fari með eignarhald gagnanna og þriðji aðilinn sé einungis vinnsluaðili þeirra og um það sé auk þess gerður sérstakur vinnslusamningur. Gögnin eru, þegar öllu er á botninn hvolft, eign almennings.

Við alla nýþróun stafrænna ferla og smíði hugbúnaðarlausna og -vara er að sama skapi mikilvægt að spyrja strax hvaða spurningum við viljum getað svarað varðandi þá þjónustu sem verið er að smíða. Hvaða gögnum lausnin þarf að safna til að við getum svarað þeim spurningum yfir höfuð! Við þurfum jafnframt að bera kennsl á hvaða gögn við þurfum að nýta okkur annarsstaðar frá til að auðga gagnasett þessarar sömu þjónustu. Jafnvel vera svo framsýn að horfa til þess hvaða aðrar þjónustur gætu þurft að nýta sér gögnin sem verða til í þjónustunni sem verið er að smíða. Þetta þurfum við að vita svo hægt sé að hanna og haga gögnunum til að lágmarka kostnað og hámarka virði, sem skilar sér í betri þjónustu við íbúa og fyrirtæki.

Við uppsetningu og -byggingu gagnagrunna þarf að huga strax að gagnastrúktúr og gagnaskilum. Þá eru nafngiftir gagnagrunna ekki síður mikilvægt en tryggja þarf að heiti hvers gagnagrunns nái yfir eitt lykilhugtak og allt það sem á því hangir. Við þurfum einnig að vita hvaða tæknihugtök við erum að vinna með, hverjar skilgreiningarnar eru fyrir þau og helst halda utan um þau í hugtakaskrá þannig að við tryggjum sameiginlegan skilning á þeim og því hvernig þau eru útfærð yfir í hugbúnað.

Við þurfum að tryggja að tæknihugtökin séu á íslensku því það takmarkar þýðingarhindranir og tryggir betur flæði upplýsinga í gegnum kerfi borgarinnar: allt frá inntöku gagna, þróun hugbúnaðar og til útgáfu á þjónustum. Það einfaldar smíði viðmóta sem og alla greiningu á vandamálum þar sem við erum að horfa á sama hugtakið eða heitið í allri keðjunni. Það lágmarkar kostnað og tafir út af þýðingum þ.m.t. líkurnar á að upphafleg merking tapist vegna endurtekinna þýðinga en einnig líkurnar á vondum þýðingum.

Með því að byggja upp trausta og áreiðanlega gagnainnviði og tryggja góðar gagnaundirstöður, aukum við gæði og trúverðugleika greininganna okkar. Það dregur úr þeim tíma sem verja þarf til að finna og koma gögnum í nothæft form á sama tíma og sá tími eykst til hagnýtingar gagnanna. Sé afrakstur upplýsingaöflunar vel nýttur verður hægt að draga fram ítarlegar upplýsingar um heilbrigði starfsstaða og starfsemi eins og fer fram hjá Reykjavíkurborg, tækifæri til hagræðingar og verðmætasköpunar og skapa þar með grundvöll fyrir þróun og nýsköpun á samkeppnishæfum markaði til jafns við það sem gengur og gerist annars staðar í Evrópu.

Höfundur:  Inga Rós Gunnarsdóttir, Gagnastjóri Reykjavíkurborgar