Samskipti án skrifa eru óskilvirk samskipti

Einhverjum kann að þykja þetta öfgafull fullyrðing. Sá hinn sami gæti haldið því fram að munnleg samskipti vel æfðs ræðumanns og virks yfirvegaðs hlustanda séu æðsta form skilvirkra samskipta. Það er þó staðreynd að mörg okkar búa yfir hvorugum þessara mannkosta þó einhver okkar búi vissulega yfir í það minnsta öðrum þeirra. Þá er það einnig staðreynd að oft eiga samskipti nokkurra, erindi við enn fleiri nú eða síðar.

Það ætti að vera nokkuð auðvelt fyrir flesta að sammælast um að það er auðveldara að vitna í rituð samskipti heldur en mælt. Það er auðveldara að eiga samskipti um og vitna í rituð samskipti heldur en orð sem flutu úr munni eins í eyra annars. Það er auðveldara að byggja ofan á, kafa ofan í og eiga samskipti um ritaðar upplýsingar sem raunverulega hægt er að fletta upp og vitna í heldur en þær sem var miðlað með hljóðbylgjum úr munni yfir í eyra hlustanda. Það er auðveldara að byggja ofan á eigin hugmyndir og hrinda þeim í framkvæmd, ef maður getur komið þeim frá sér og gengið að þeim sem vísum síðar.

Umfangsmikil ákvarðanataka

Á hverjum degi stöndum við frammi fyrir einhverskonar vali. Oft á dag jafnvel. Hverju vali fylgir mislangt ferli sem hefst í þann mund að við áttum okkur á að við stöndum frammi fyrir því og endar þegar við höfum ákveðið hvað við veljum. Valið er oft átakalaust og ákvarðanir eru teknar án þess að við áttum okkur á því að við stöndum frammi fyrir þeim. Annað val hefur burði til þess að verða áhrifameira, taka meira pláss í huga okkar og verður kveikjan að einhverskonar lengra ákvarðanatökuferli.

Innan hvers kyns félaga eru fjölmenn fundarboð oft eðlislægt skref í upphafi ákvarðanatökuferlis. Við elskum að smala saman öllum þeim sem okkur dettur í hug að geti mögulega haft eitthvað til málanna að leggja. Okkur finnst við helst þurfa að ná til allra þeirra er málið varðar, á sama tíma. Oftar en ekki getur verið erfitt að finna sameiginlegan lausan tíma fyrir þennan urmul fundargesta. Slíkir fundir eiga það til að missa marks vegna ólíks skilnings fundargesta á viðfangsefninu og mikill tími fer í að koma öllum á sömu blaðsíðu varðandi forsendur ákvarðanatökunnar. Tíma sem líklega mörgum þætti betur varið í að sinna öðrum málum.

Skriflegt fyrsta skref

Skrif á stuttri greinargerð varðandi vandamálið sem við stöndum frammi fyrir er gríðarlega öflugt af nokkrum ástæðum. Við það að koma orðum á blað eða tölvuskjá, má segja að við séum að eiga samskipti við sjálf okkur. Hugsanir skýrast með stuttum ítrunum og það verður auðveldara að miðla þeim til annarra. Greinargerðina má síðan senda á alla þá er mögulega málið varðar sem geta kafað ofan í hana á tíma sem hentar þeim innan ákveðins tímaramma. Rafræn samskipti um hana geta þá átt sér stað jafnvel áður en kallað er til fyrsta fundar í kjötheimum. Fyrstu skref samskipta í átt að ákvarðanatöku verða auðveldari og skilvirkari.

Ekki nóg með það að fyrstu skrefin verði auðveldari fyrir þann sem varpar fram hugmyndinni, heldur verða þau líka mun auðveldari fyrir þá sem ætlast er til að hefji upp raust sína. Skref sem áður hafði það í för með sér að mæta á fund á tíma sem hentar ólíklega öllum fundargestum. Skref sem er nú búið að gjörbylta á þann hátt að það má taka þegar hentar hverjum og einum, sem hluta af rútínu hvers og eins.

Næstu skref

Höskuldarviðvörun! Þau eru líka skrifleg.

Þegar umræðuefnið er umfangsmikið geta fundir haft í för með sér annan fund, svokallaðan framhaldsfund. Ótrúlegt en satt þá geta slíkir framhaldsfundir haft í för með sér framhalds-framhaldsfundi.

Í stað þess að viðhalda þessari fundakeðju þangað til öllum steinum hefur verið velt og fundargestir eru orðnir örþreyttir á umræðunni og síendurteknum fundum gæti verið ráð að íhuga skilvirkari nálgun. Hvers vegna ekki að eiga í rafrænum samskiptum á formi athugasemdaþráða innan greinargerðarinnar sem var send á öll þau sem annars hefðu verið föst í framhaldsfundakeðjunni?

Aðstæður sem þessar eru mun betri vettvangur til tjáningar fyrir þau sem heyrist minnst í á fundum í kjötheimum. Þau geta þá (aftur) sest niður þegar þeim hentar og komið frá sér uppbyggilegri gagnrýni á einstaka þætti greinargerðarinnar. Þessa gagnrýni má síðan þaulræða á rafrænu formi í krafti athugasemdaþráðanna.

Höfundar hugmyndarinnar eru nú komnir með mikið af upplýsingum. Nú er það þeirra að aðlaga og endurmóta hugmyndina út frá endurgjöf samstarfsfólks. Endurmótuðu og aðlöguðu hugmyndina mætti síðan bera undir sama fólkið og fá frá þeim athugasemdir sem verða að þráðum. Þetta má endurtaka eins og þurfa þykir eða þar til engar trefjar finnast til að spinna athugasemdaþræði.

Vænlegur vettvangur

Nú ef einhver rekast á þessi skrif og þykir hugmyndin góð, vona ég að þau taki hana ekki upp með húð og hári. Heldur vona ég að þau varpi henni fram skriflega til félaga sinna, á vettvangi sem hægt er að eiga rafræn samskipti um hana í formi athugasemdaþráða og móta hana hægt og rólega að eigin þörfum. Vettvangi sem auðveldar endurtekna framleiðslu skjala sem hafa sömu eða svipaða uppbyggingu.

Vettvangi svipuðum þeim sem þessi skrif hófust á, fengu á sig uppbyggilega gagnrýni og voru slípuð til á. Vettvangi eins og Notion.so.

Höfundur: Óskar Helgi Adamsson er hugbúnaðarsérfræðingur hjá Noona.