Þann 13. janúar hélt Ský hádegisfund sem nefndist Hraðaaukning í stafrænni þróun hins opinbear þar sem margir áhugaverðir fyrirlestrar voru haldnir t.d. um Stafrænt Ísland og umsókn um fæðingarorlof, þverfagleg stafræn teymi í Seðlabanka Íslands, spennandi verkefni hjá þjónustu og nýsköpunarsviði Reykjavíkurborgar sem kallast Gróðurhúsinu sem er og um þjóðskjalasafn og opinbera aðila. Fulltrúi ritnefndar, Ásta Þöll Gylfadóttir fylgist með og tók saman yfirlit yfir það sem fram kom.

Vésteinn Viðarsson frá Stafrænt Ísland var fyrstur og  fjallaði um rafrænar umsóknir um fæðingarorlof. Mikið hefur verið að gera hjá Starfrænt Ísland við að koma stórum verkefnum af stað, þar má nefna nýjan vef ísland.is, rafrænt ökuskírteini, rafrænar þinglýsingar og ýmislegt fleira.  Eitt af stóru verkefnunum þessa dagana er að gera umsóknir um fæðingarorlof rafrænar í samstarfi við Vinnumálastofnun.

Upphafði var vinnustofa fyrir um það bil tveimur árum til að greina ferlið en þrátt fyrir langt ferli má segja að niðurstöður vinnustofunnar hafi í raun haldið sér mikið í meginatriðum. Í lok vinnustofunnar áttuðu þau þau sig á að þetta yrði ekki bara hús heldur borg og nauðsynlegt yrði að fara í heilmikla vinnu við til að leysa mörg ferli. Þetta leiddi svo af sér að farið var í að skilgreina útboð ríkisins og fyrri part 2020 var gerður samningur við 18 teymi til að byggja upp stafræna þjónustu. Meðal þess sem verið er að byggja er innskráningarkerfi, umsóknar og stöðukerfi, vefur, mínar síður og hönnunarkerfi sem gefið var út í lok síðasta ár. Nú eru 23 stofnanir orðnar tengdar X-Road og munu fara að nýta sér þessar tengingar við þróun þjónustu. Allur hugbúnaður er geymdur á github og opinn öllum að skoða.  

Í myndbandi sem Vésteinn sýnir kom fram að allt ferlið er allt hannað með notendur í huga og auðveldar til muna allt umsóknarferlið, upplýsingar eru sóttar sjálfkrafa frá öðrum stofnunum og samþykki frá því foreldri sem ekki er að sækja um. Kerfið sýnir sjálfstæðan rétt einstaklings til fæðingarorlofs, en notandi getur einnig óskað eftir yfirfærslu frá hinum aðilanum. Umsækjandi getur valið að fullnýta orlofs réttinn, dreifa honum á lengra tímabil eða skipta upp. Í umsókninni sést strax sjónrænt hvernig foreldrar geta dreift orlofinu og hvernig það hefur áhrif á greiðslur. Kerfið spyr hvort þú viljir ekki deila með hinu foreldrinu og þá eigið þið þessa umsókn saman. Að lokum fær notandinn staðfestingar og upplýsingar um næstu skref.  Umsóknin er þá komin inn í kerfin hjá vinnumálastofnum gegnum X-Road og niðurstöðuna koma til baka inn á island.is. 

Einnig er verið að vinna í Mínum síðum, þar sem umsækjandi getur alltaf séð stöðuna á umsóknum. Þar verður líka hægt að fara inn og breyta tilhögun fæðingarorlofsins og uppfæra umsóknina eftir þörfum. Þar geta líka komið inn tilkynningar eða athugasemdir ef eitthvað vantar eða þarf að bregðast við. Verkefnið er mjög langt komið og er í prófunum á ferlinu seinni hluta janúar og að því loknu mun þetta verða gefið út. 

Samhliða eru í vinnslu hjá Stafrænu Íslandi rafrænar umsóknir um vegabréf, um ökuskírteini og ökunám, um sjúkratryggingu og fjölskyldumál hjá sýslumanna.

Að lokum segir Vésteinn frá verkefni sem er í gangi þar sem þau óska eftir sögum af þjónustu – verið er að safna saman upplifunum frá notendum og hvetur hann sem flesta til að senda inn sína upplifun.

Næstur kom Bjarni Þór Gíslason, starfrænn leiðtogi Seðlabankans, með erindið Þverfagleg starfræn teym í Seðlabanka Íslands. Í heimsfaraldri er mikilvægt að tryggja aðgang að bestu mögulegu gögnum, greiningum og yfirsýn yfir íslenskan fjármálamarkað á hverjum tíma. Veita þarf yfirstjórn og stjórnendum bankanna aðgang að upplýsingum til að auðvelda ákvarðanir.

Bjarni sagði frá trú sinni á hvernig öflug teymi séu lykillinn að því að skapa árangur.  Í upphafi fyrstu bylgju Covid var sett saman þverfaglegt teymi með áherslu á gögn og greiningar.  Við sameiningu gamla Seðlabankans og Fjármálaeftirlitsins voru ýmis svið að sameinast sem mynda samþættan og skilvirkan Seðlabanka. Mikilvægt var að vinna þétt saman og uppfylla þau markmið sem bankanum eru sett.  Áhersla var á að bæta nýtingu upplýsinga sem sameinuð stofnun safnar og auka aðgengi að þeim þannig að Seðlabankinn geti betur sinnt þeim verkefnum sem honum erum falin samkvæmt lögum.

Ljóst að mikilvægt væri að efla samvinnu þvert á bankann.  Því var farið í að stofna teymi þvert á bankann með fókus á upplýsingar bankans og hvernig mætti nýta þau betur.  Teymið hittist fyrst í apríl 2020 og hluti af teyminu fékk að mæta í varasetur Seðlabankans, en hluti var að vinna í fjarvinnu heima.  Sérfræðingar af öllum sviðum bankans voru í teyminu og áttu þeir sameiginlegt að hafa mikinn áhuga á gögnum. Teymið fékk skýr markmið um að setja fram stefnumið bankans á sviði gagnagreiningar, samræma og efla vinnu bankans varðandi fölun, vistun og birtingu gagna um fjarmálamarkað. Einnig var áhersla á að kortleggja gagnasöfn bankans, gagnaöflun, staðlaðar greiningar, minnisblöð og aðrar upplýsingar.

Nýttar voru agile aðferðir og scrum í vinnu teymisins. Algjör misskilningur er að þetta sé aðferðir sem bara henti fyrir hugbúnaðarþróun. Hönnunarvinnustofur voru haldnar til að fá fram hugmyndir og skilgreina verkefni. Verkefnin sem ráðast þurfti í voru brotin niður í verkþætti sem meðlimir teymisins tóku svo að sér. Í lok hvers spretts voru haldnir endurhvarfsfundir (e retrospective fundir) sem Bjarni telur vera með mjög mikilvæga fundum í þessari aðferðarfræði. Á endurhvarfsfundum er áherslan að skoða hvað gekk vel, hvað má bæta og hvað gæti hindrað teymið í að ná árangri. Þessi fundir voru góðir og áhugaverðir að halda þá í fjarvinnu. það virkaði mjög vel að tékka inn á hverjum degi og halda vel utan um vinnu hópsins.

Stuðningur stjórnenda var mjög mikilvægur, settur var stýrihópur um söfnum, úrvinnslu og birtingu gagna sem var skipaður seðlabankastjóra og framkvæmdastjórum.  Þar var vettvangur til að ræða á hvaða vegferð þau væru og einnig sem samtal við þau sem notendur og þeirra þarfir varðandi upplýsingar. Mikill fjöldi mælaborða varð til svo sem mælaborð bankastjórnar og fjöldi annarra en áhersla var á stjórnendaupplýsingar. Reynt var að hafa sameiginlegt útlit og sniðmát til að flýta fyrir. Sérfræðingar voru líka fljótir að deila sinni reynslu og auka sjálfvirkni svo ekki færi handavinna í að hlaða inn upplýsingum. En einnig var farið í mikla stefnumótunarvinnu og ýmiskonar undirbúning og yfirferðir eftir sameiningu. 

Að lokum hvatti Bjarni sem flesta til að stofna öflug teymi með skýr markmið ásamt stuðningi stjórnenda og ná þannig góðum árangri.

Þá var komið að Andra Geirssyni og Björk Brynjarsdóttur með erindið Gróðurhúsið en það er spennandi verkefni hjá þjónustu og nýsköpunarsviði Reykjavíkurborgar.  Andri útskýrir að Gróðurhúsið sé hugsað sem undanfari að hugbúnaðarverkefnum, vinnustofa sem var dreift yfir 4-8 vikur og gengur út á að komast frá áskorun yfir í prótótýpu með aðferðarfræði þjónustuhönnunar.  Greina þarf stöðuna og finna sársaukapunkta yfir í möguleg tækifæri, prófa með notendum og gera umbætur.

Þjónustuhönnun er að fá meiri byr á Íslandi, en þekkingin er oft hjá ráðgjöfum og Andri og Björk vildu færa þessa þekkingu til starfsmanna borgarinnar. Tilgangur gróðurhússins er að valdefla starfmenn borgarinnar til að ná tökum á notendamiðaðri hugsun, til að hafa það hugrekki til að tala við notendurna og óska eftir endurgjöf. Áskoranir sem starfsmenn þurfa að leysa eru raunverulegar þarfir borgarbúa og hugsað út frá þeim og í samstafi við þá.

Undirstöður gróðurhússins er vinnustofa þar sem fólk kemur með ákveðið vandamál eða áskorun og leitar lausna. Allir eru skapandi, ef maður bara leyfir sér það og hefur trú á því. Markmiðið er að við hönnum fyrir íbúann. Lykilatriði er að starfsfólkið sæki sjálft í að koma, ekki vegna þess að það er sent af yfirmönnum. Fólk skuldbindur sig í Gróðurhúsið í ákveðinn tíma og því mikilvægt að sæki sjálft um.  Teymið á verkefnið og ætlast er til að eigandi verkefnis sé hluti af teyminu og að enginn komi sem einstaklingur heldur sem lágmark 3 manna teymi. Ástæða þess er að í skapandi ferli er mikilvægt að hafa samtal, speglun og að fólk læri aðferðir og noti verkfæri við að vinna vel saman.  Þau hafa umboð til að breyta og bæta og koma með sýnar eigin áherslur inn í vinnustofur.

Þetta er teymisvinna – allir fara í notendarannsóknir og tala við notendur sínar. Þetta eru peer-to-peer mentorstundir sem gefa endurgjöf á verkefnin og  öllum litlu sigrunum á leiðinni er fagnað.  Helstu áskoranir þátttakenda eru að það er krefjandi að skerpa á hvert raunverulega vandamálið er sem á að leysa. Notendarannsóknir krefjast mikils hugrekkis, mikilvægt er að hafa teymi með sér við að tala við notendur. Það er líka áskorun að gera nægilega einfalda frumgerð en samt nægilega mikið til að geta fengið endurgjöf og fara út og prófa með notendum og fá endurgjöf til að bæta hugmyndina.  Það er áskorun að fá tíma fyrir teymið að halda vinnustofur heila daga.

Dæmi um verkefni sem hafa komið í gróðurhúsið er mælaborð borgarinnar. Borgin hefur verið með mælaborð borgarbúa um nokkurn tíma, en fór í gegnum Gróðurhúsið til að komast að því hvað borgarbúar vildu sjá í mælaborð borgarinnar. Langflestir íbúar töluðu um samgöngur innan borgarinnar, að keyra, ganga, hjóla, styttri og fljótlegri leiðir, lengri og fallegri leið en minni áhugi var á ýmsum skýrslum og gögnum sem hingað til hafa verið birt.

Gróðurhúsið þurfti snarlega eins og aðrir að fara úr því að hittast á staðnum yfir í að vinna algjörlega í gegnum internetið.  Miro var mikið sem samskiptaforrit til að búa til gagnvirkt umhverfi á netinu.  Það eru ekki með margir í hverju teymi í einu og stytta þurfti tímana á vinnustofum og vinna þétt. Þróunin á vinnunni í gegnum netið hefur verið frá handleiðslu í rauntíma vinnustofum yfir í þjálfun og leiðbeiningar til teyma en einnit á milli teyma.  

Andir og Björk töldu mikill ávinning felast í Gróðurhúsinu, það væri verið að breiða út nýja nálgun og aðferðir og skapa þannig menningarbreytingu á vinnustað. Þau sjá aukið sjálfstraust starfsfólk við að læra nýja aðferðarfræði og brjóta niður sílo milli sviða, vinna með þarfir notenda í huga og hafa það skemmtilegt.

Að lokum var Njörður Sigurðsson með erindið Þjóðskjalasafn og opinberir aðilar, staðan í dag og stefnan til framtíðar en í lögum um opinbera skjalastofnun er kveðið á um skyldur í skjalavörslu og skjalastjórn. Það er á ábyrgð forstöðumanna að unnið sé í samræmi við þessi lög og þær reglur sem eru settar af þjóðskjalasafni.  Settar hafa verið átta reglur um skjalavörslu og skjalastjórn, þar á meðal reglur um varðveisla rafrænna gagna.  Fyrsta afhending rafrænna gagna til safnsins var 2010. Varðveisla rafrænna gagna byggir á reglum um tilkynningu rafrænna gagnasafna.  Þá er metið og tekin ákvörðun um hvað skuli afhenda til varðveislu og hvað ekki. Reglan segir til um hvernig skuli afhenda gagnagrunna. Rafrænu gangasöfnin sjálf eru kannski ekki geymd, en keyrð út í ákveðnu skráarsniði og geymd þannig.

Njörður fór yfir hvernig staðan í dag er á þessu verkefni en í eftirlitskönnun á síðasta ári kom í ljós að 1400 gagnasöfn væru í notkun hjá ríkinu, að meðaltali 6, 8 rafræn gagnasöfn hjá hverjum

afhendingarskyldum aðila. Undir lok 2020 hafði Þjóðskjalasafn fengið tilkynningar um 24% af þessum rafræna gagnasafna en vörsluútgáfur var úr einungis 3% þessara tilkynntu gagnasafna.

Staðan á rafrænni skjalavörslu ríkisins er því afar slæm og komin allt of skammt á veg.  Afleiðingar þessa andvaraleysis er að upp hlaðast fjöll af pappírsskjöl. Um það bil 95.000 hillumetrar af pappírskjölum verður til hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins. Á næstu 30 árum má áætla að það muni vera skilað inn svo miklu af gögnum á pappír að það þyrfti að auka geymslupláss um 150-170% ef ekki verður breyting á.  Ekki raunhæft að prenta öll rafræn skjöl á pappír og geyma þannig, það tapast því gríðarlega mikilvægir eiginleikar rafrænna gagna, svo sem lýsigöng, venslatengdir gagnagrunnar, mynd og myndbandagögn.  Þessar upplýsingar munu tapast algjörlega.

Upplýsingaöryggi ríkisins til langs tíma er því undir. Langtímavarðveisla rafrænna gagna þarf að vera hluti af stefnu ríkisins um rafærna stjórnsýslu, en hún er það ekki í dag. Hinn endinn á rafrænni stjórnsýslu er varðveisla gagna. Þetta ætti því að vera sama verkefni, ekki tvö aðskilin.  Þjóðskjalasafn hefur kynnt stöðuna fyrir mennta og menningamálaráðherra og gert tillögur um að ríkið setji sér stefnu í heild sinni og skilgreini fjármagn í það verkefni.  Ríkið getur náð góðum árangri á skömmum tíma ef það ætlar sér það.

Mynd fengin af: http://clipart-library.com/free/stack-of-paper-png.html og https://www.freepik.com/free-photos-vectors/smartphone