Íbúar landa á Evrópska efnahagssvæðinu (EES) hafa aðgang að almannatryggingum  hvar sem er á EES svæðinu. Vegna þessa hafa almannatryggingastofnanir landanna, s.s Tryggingastofnun (TR), með sér samstarf og skiptast á skjölum og upplýsingum við afgreiðslu mála. Samskiptin hafa farið að mestu fram með svokölluðum E-vottorðum sem send eru í bréfapósti. Um 200 tegundir af E-vottorðum hafa verið í notkun. Dæmi um E-vottorð eru tilkynning um ákvörðun varðandi umsókn um lífeyri (E-210)  og vottorð um tímabil sem skal taka tillit til við úthlutun atvinnuleysisbóta (E-301).

Nú er unnið að því að sendingar á nauðsynlegum skjölum og upplýsingum við afgreiðslu almannatryggingamála milli landa innan EES fari alfarið fram rafrænt á milli stofnana. Verkefnið nefnist á ensku Electronic Exchange of Social Security Information skammstafað EESSI. EESSI byggir á reglugerð nr. 883/2004 sbr. framkvæmdareglugerð nr. 987/2009 um samhæfingu almannatryggingakerfa innan ESB. Þær tóku gildi innan ESB 1. maí 2010 en voru innleiddar á Íslandi 1. júní 2012.

Markmið EESSI er að bæta þjónustu við íbúa landa EES og tryggja betur áunnin réttindi þeirra til almannatrygginga sem flytjast á milli landanna. Afgreiðslutíminn verður styttur með hraðvirkari og nákvæmari upplýsingasamskiptum á milli stofnananna. Hagræðið á einnig að verða nokkurt þar sem gögn munu streyma rafrænt með stöðluðum hætti á milli tölvukerfa stofnana í stað bréfasendinga áður.

Að verkefninu koma á Íslandi auk TR, Sjúkratryggingar Íslands (SÍ), Vinnumálastofnun (VMST) og Ríkisskattstjóri (RSK).

Tölvunet sem tengir saman um tíu þúsund stofnanir

Í grunninn er EESSI samhæft og lokað tölvunet sem tengir saman um tíu þúsund almannatryggingastofnanir innan EES. EESSI er útfært með tengipunktum (e. Access Points) í hverju landi innan EES fyrir sig sem tengja þau við miðlægan hluta hjá ESB, sjá mynd 1. Þetta gerir stofnunum sem sjá um framkvæmd almannatrygginga kleift að skiptast rafrænt á nauðsynlegum skjölum og upplýsingum á milli landa við afgreiðslu mála. Samskiptin munu fara fram í gegnum lokað netkerfi Evrópusambandsins (ESB) svokallað sTESTA-net.

Yfirlitsmynd af högun EESSI

Í miðlæga hlutanum er samhæfingarpunktur (e. Coordination Node) sem samanstendur af skeytamiðlara sem beinir rafrænum skeytum á milli landa frá einum tengipunkti til annars og miðlægum grunni með upplýsingum um stofnanir, einskonar miðlæg stofnanaskrá (e. Master Directory). Tilgangur miðlægu stofnanaskrárinnar er að rafræn skjöl rati á milli stofnana í samskiptum í gegnum skeytamiðlarann. Tilgangur skrárinnar er einnig að starfsmenn stofnana og íbúar geti flett upp upplýsingum um stofnanir s.s. undir hvaða almannatryggingastofnun tiltekinn málaflokkur tilheyrir. Ein leið til að nálgast þessar upplýsingar um stofnanir er að finna á vefsíðu á vefsvæði ESB www.europa.eu. Vefsíðan nefnist „EESSI – Rafræn skrá yfir almannatryggingastofnanir í Evrópu“ og hefur verið þýdd á 27 tungumál, þ.m.t. á íslensku.

Veflausn fyrir viðskiptavirkni

Í EESSI er annars vegar gert ráð fyrir því að kerfi stofnana verði í beinu sambandi við aðrar stofnanir í gegnum miðlæga hlutann hjá ESB og hins vegar að stofnanir geti nýtt sér veflausn, sem tengist miðlæga hlutanum og sem ESB mun útvega fyrir samskiptin. Þessi veflausn hefur verið nefnd WebIC, sem stendur fyrir Web Interface for Clerks. WebIC mun halda utan um viðskiptavirknina, s.s. skeyti og flæði þeirra, í rafrænum samskiptum á milli stofnana í EESSI. Fyrir fámennt land eins og Ísland þar sem fjöldi mála er ekki mikill í samanburði við önnur Evrópulönd borgar sig að styðjast við slíka veflausn í flestum tilvikum svo ekki þurfi að innleiða alla viðskiptavirkni EESSI í innri kerfi almannatryggingastofnana hér á landi. Það sparar fjármagn og tíma við innleiðingu. Jafnframt stefnir TR að því að innleiða lausn sem Norðmenn hafa verið að þróa í samvinnu við ESB og nefnist Solution 7. Með lausninni er hægt að hlaða gögnum úr innri kerfum stofnana í WebIC og úr WebIC í innri kerfin sem m.a. sparar tíma við afgreiðslu mála og minnkar líkur á villum.

Það er á ábyrgð hvers lands fyrir sig að koma upp tengipunkti sem ESB útvegar til að tengjast miðlægum hluta ESB. Einnig að koma upp afriti af miðlægri stofnanaskrá (e. National Directory) til að tengja við innlend tölvukerfi og setja upp veflausnina WebIC ef stofnun í viðkomandi landi ætlar sér að nýta þá lausn. Sjá má hvernig einfölduð högun á Íslandi lítur út á mynd 2 en TR var falið að setja upp og reka tengipunktinn hér á landi.

EESSI netið á Íslandi

Tengipunkturinn, stofnanaskráin, WebIC og Solution 7 verða í tölvuumhverfi TR sem SÍ, VMST og RSK munu geta tengst. Stofnanirnar geta einnig tengst miðlæga hluta EESSI beint úr innri kerfum sínum í gegnum TR ef vilji er fyrir því. Að auki þurfa stofnanirnar að aðlaga sín innri kerfi í tengslum við EESSI. Verkefninu hefur miðað nokkuð vel áfram hér á landi.

Uppstokkun á flæði samskipta og innihaldi skjala

Samhliða því að koma á rafrænum samskiptum á milli almannatryggingastofnana innan EES þá er tækifærið einnig nýtt til að stokka upp flæði samskiptanna og breyta innihaldi þeirra skjala sem fara á milli stofnana. Í EESSI eru rafræn skjöl skilgreind á XML-formi sem nefnast SED (Structured Electronic Documents). Þau munu taka við af E-vottorðunum sem nú eru send bréfleiðis á milli stofnana. SED-skjölin hafa verið hönnuð til að gera gagnasamskipti milli stofnana auðveldari, skilvirkari og óháð mismunandi tungumálum landa EES. Um 300 SED-skjöl taka við af um 200 E-vottorðum þegar EESSI verður alfarið komið í gagnið. Skilgreind hafa verið 85 flæði til að halda utan um ferli samskiptanna. Að auki hafa verið skilgreind PD-skjöl (e. Portable Documents) sem eru pappírsskjöl eða plastkort sem íbúarnir sjálfir geta fengið í hendurnar. Dæmi um slíkt PD-skjal er evrópska sjúkratryggingakortið sem SÍ gefur út.

Aðlögunartími

Aðlögunartími (e. Transitional Period) hefur verið skilgreindur í verkefninu þar sem ekki er gert ráð fyrir því að öll lönd og stofnanir þeirra sem að verkefninu koma verði tilbúin fyrir rafræn samskipti á sama tíma. Á aðlögunartímanum geta stofnanir átt í samskiptum með E-vottorð eða SED-skjöl á pappírsformi samhliða rafrænum samskiptum með SED-skjöl. Alögunartíminn á skv. upplýsingum frá ESB að enda í maí 2014. Þegar þetta er skrifað verður hann líklega framlengdur vegna  tafa sem orðið hafa í miðlæga hluta verkefnisins hjá ESB sem nánar verður vikið að hér á eftir.

Styrkir frá ESB og samstarf við Norðurlöndin

EESSI verkefnið er viðamikið en með aðild Íslands að EES erum við skuldbundin til þátttöku. TR sótti um styrk til ESB fyrir verkefnastjórn á sameiginlegum hluta EESSI á Íslandi, innleiðingu á miðlægum tölvubúnaði og innleiðingu á sérhluta TR. Styrkumsóknin var samþykkt og fékkst styrkur árið 2011 til tveggja ára að upphæð 200.000 EUR eða um 32 milljónir króna. Þessi styrkur tengdist ekki aðildarviðræðum Íslands við ESB heldur gat stofnunin sótt um styrkinn vegna aðildar Íslands að EES.

Ári 2012 fékk SÍ styrk fyrir um 100.000 EUR eða um 16 milljónir króna fyrir innleiðingu á sérhluta SÍ í EESSI verkefninu. Sama ár fékk TR einnig styrk fyrir um 76.000 EUR eða um 12 milljónir króna fyrir innleiðingu á Solution 7 og aðlögun á innri kerfum TR til samræmis. Vegna tafa í miðlæga hluta verkefnisins hjá ESB, og þar sem ekki er útlit fyrir að Solution 7 verði tilbúið á næstu misserum vegna tafanna, þá þurfa stofnanirnar hugsanlega að endurskoða verkefnin sem falla undir þessa tvo styrki í samvinnu við ESB.

Styrkurinn sem TR fékk árið 2011 hefur m.a. gert okkur kleift að eiga í góðu samstarfi við önnur Norðurlönd í verkefninu. Fulltrúar frá almannatryggingastofnunum Norðurlandanna hafa hist 1-2 á ári til að finna samstarfsfleti á verkefninu, skiptast á upplýsingum og til að miðla reynslu sín á milli. TR stóð á þessu ári fyrir norrænum EESSI fundi dagana 28. og 29. maí s.l. í Reykjavík og sóttu 43 fulltrúar fundinn frá öllum Norðurlöndunum. Slíkt samstarf er mjög dýrmætt fyrir Ísland til að nýta reynslu og þekkingu hinna Norðurlandanna sem auðveldar innleiðingu og sparar tíma og fjármagn.

Áskoranir í verkefninu

Vandamál hafa komið upp í miðlæga hluta verkefnisins hjá ESB. Vandamálin sem komu í ljós eru m.a. þau að miðlæga EESSI kerfið uppfyllir ekki skilgreindar þarfir, er óstöðugt og viðskiptalíkanið er ekki að virka sem skyldi. Þessi vandamál hafa tafið verkefnið en ESB vinnur að lagfæringum í samvinnu við aðildarlöndin sem að verkefninu koma.

Tafir og óvissa í miðlæga hluta verkefnisins hafa reynst áskorun fyrir aðildarlöndin og mörg hver hafa varið miklum fjármunum til að tengjast EESSI kerfinu. ESB stefnir þó að því að breytingar og lagfæringarnar muni hafa eins lítil áhrif og hægt er á þá vinnu sem aðildarlöndin hafa þegar unnið við innleiðingu EESSI hjá sér. Þessar tafir í verkefninu eru vissulega óheppilegar en vonandi verður verkefnið fyrirhafnarinnar virði þegar það er komið í gagnið og íbúar EES byrja að njóta góðs af bættri og  hraðari þjónustu.

Höfundur: Þórólfur R. Þórólfsson, verkefnastjóri, Upplýsingatæknisvið, Tryggingastofnun ríkisins