Mikil og góð þróun hefur átt sér stað hérlendis við innleiðingu rafrænna viðskipta undanfarna mánuði og ár. Flest öll hugbúnaðarfyrirtæki eru komin með lausnir og mörg stór og lítil fyrirtæki ásamt stofnunum eru farin að nýta sér þessa tækni og ná fram ávinningi af nýtingu hennar.

Margir hafa hug á að taka upp hina nýju tækni, en sumum þykir ósýnt um ávinning af henni. Þessari samantekt er ætlað að bæta þar úr, með því að nú liggur fyrir nokkur reynsla hérlendis í upptöku rafrænna innkaupa. Því voru forystumenn sveitarfélaga, stofnana og fyrirtækja beðnir um að segja frá reynslu sinni á mannamáli og að forðast tæknimál. Leitað var eftir viðskiptavinum þjónustuaðila, brautryðjendunum í rafrænum viðskiptum.

Á ráðstefnu ICEPRO og Skýrslutæknifélagsins 20. september 2011 stigu í pontu fulltrúar fyrirtækja og stofnana og sögðu frá reynslu sinni af rafrænum viðskiptum og væntinga til þeirra.  Meðal annars var rætt um hverju hefur verið áorkað, hvert stefnt er með innleiðingu rafrænna viðskipta og hvaða vandamál/verkefni þarf að leysa til að Ísland nái ásættanlegri stöðu í samanburði við önnur Evrópuríki. Sjá nánar dagskrá Sky.is: http://sky.is/index.php?option=com_content&;view=article&id=1763:avinningur-og-upplifun-af-rafraenum-vieskiptum&catid=25&Itemid=100074

Hér birtist samantekt á ræðum og skrifum ræðumanna, en auk þess fengust heimildir frá fleirum, sem ekki komu fram á ráðstefnunni. ICEPRO heldur áfram að safna upplýsingum um innleiðingu rafrænna viðskipta hérlendis sem erlendis og birta árangur og ávinning af þeim. Tveir aðilar hafa nú þegar birt greinar um þetta efni í Tölvumálum, þ.e. Birgir Björn Sigurjónsson skrifaði um ávinning Reykjavíkurborgar og Heiðrún Hlín Guðlaugsdóttir skrifaði um reynslu af rafrænum reikningum hjá Rekstrarvörum. Þeirra erindi eru því ekki birt hér.

N1: Útsending rafrænna reikninga til viðskiptamanna – og móttaka rafrænna kostnaðarreikninga frá birgjum

N1 hefur undanfarna mánuði tekið við rafrænum kostnaðarreikningum frá nokkrum af stærstu birgjum sínum. Samtals tekur N1 við u.þ.b. 54.000 kostnaðarreikningum á ári frá 200 birgjum. Fram til þessa hafa 13% af kostnaðarreikningum verið gegnum Span-kerfið og 87% reikninganna hafa verið skannaðir inn. Þar sem 3% birgjanna senda 35% af reikningamagninu þá er mikill akkur í að færa reikningamóttöku úr skönnun yfir í rafrænt form. Ágæt reynsla er komin á þetta og samstarf við skeytamiðlara hefur verið góð. Byggt er á NES/UBL staðli.

N1 sendir út reikningsyfirlit til 5.400 lögaðila og er reikningamagnið um 70.000 á mánuði sem er margfalt meira en mótteknir kostnaðarreikningar. Þá eru 30% þessara aðila (eða 1.600 lögaðilar) að taka við 80% af reikningunum þ.e. 56.000. Hér er því eftir ennþá meiru að slægjast hvað rafvæðingu varðar. Í ljósi þessa mikla umfangs og þess kostnaðar sem fylgir því að senda rafræna reikninga um skeytamiðlun - þá er það hugmynd N1 að senda þessa reikninga milliliðalaust til móttakana - og að sama skapi að taka milliliðalaust við kostnaðarreikningum frá birgjum. Þetta á þó fyrst og fremst við stærri viðskiptavini og birgja. N1 mun áfram nýta sér þjónustu skeytamiðlunar hvað smærri viðskiptavini og birgja varðar.

Í þessu skyni hefur N1 látið smíða eigin skjalagátt, eða rafrænt skjalatorg líkt og Span (fyrir EDI) og skeytamiðlun Skýrr.

Skjalagátt N1 býður ekki uppá vörpun frá öðrum stöðlum, en aðeins þarf eitt rafrænt skjalatorg milli móttakanda og sendanda. Öll skeyti eru samkvæmt NES/UBL reikningastaðli útgefnum af Staðlaráði.

Skjalagátt N1 býður upp á tvenns konar þjónustu:

Beint samband (P2P) þar sem sendandi og móttakandi koma sér saman um staðlað form sem gengur upp í bókhaldskerfum beggja aðila. Þá er gjaldfrjálst á báðum endum en kostnaður við að komast af stað.

Hins vegar er skeytamiðlun sem sendir og tekur við á NES/UBL formi, en breytir í það form sem viðskiptavinurinn notar. Þá er gjald reiknað fyrir hvert skjal á báðum endum, lítill sem enginn kostnaður við að komast af stað.

Það er kostur við rafræna NES/UBL reikninga að þeir eru allir á sama formati, þeir eru kostnaðarstaðarmerktir og það er sáralítill stofnkostnaður. Milliliðakostnaður skeytamiðlunar er rukkaður á báðum endum og telst það ókostur, sem hægt er að laga.

Rafrænir reikningar hafa ýmsa kosti í för með sér: Sjálfvirkni og samræming eykst og það sparast bæði pappír, tími og peningar.

Kristján Gunnarsson, upplýsingatæknideild N1.

eReikningar:  Væntingar og framtíðaráform notanda

Á aðalfundi ICEPRO 2011 hlaut Hafnarfjarðarbær EDI bikarinn fyrir framúrskarandi árangur í rafrænum viðskiptum á árinu 2010.

Bæði í innkaupa- og upplýsingastefnu Hafnarfjarðarbæjar er lögð áhersla á rafrænar lausnir með hliðsjón af umhverfis- og hagkvæmissjónarmiðum. Í samræmi við þessar stefnur hefur bærinn á undanförnum árum tekið þátt í verkefnum sem tengjast rafrænum lausnum. Eitt af þessum verkefnum er innleiðing og notkun rafrænna reikninga eða svokallaðra e-reikninga.

Verkefnið er tvískipt; annars vegar varðar það reikninga sem bærinn gefur út og hins vegar reikninga sem bærinn tekur á móti, vegna kaupa á vörum og þjónustu.

Verkefnið hófst í byrjun ársins 2010 en á þessu rúma ári hefur árangurinn verið umfram væntingar. Sveitarfélagið gefur út um 200.000 reikninga á ári. 62% þeirra er á rafrænu formi. Mótteknir reikningar eru um 25.000 á ári frá um 400 þjónustuaðilum. Nú er um 30% af innsendum reikningum rafrænir.

Ávinningur af upptöku rafrænna reikninga er mikill en um er að ræða hagkvæma og umhverfisvæna lausn þar sem allir hagnast. Sem dæmi má nefna að HS-Orka sendi bænum fjölda reikninga, sem áður kostuðu 3gja daga vinnu, en er nú unnin á 10 mínútum! Rafrænt reikningaferli hefur sýnt sig að vera öruggara, gögnin berast strax!

Hingað til hafa innkaupakort hafa verið notuð, en nú eru rafrænir reikningar teknir við, enda samræmist það innkaupastefnu bæjarins. Þegar innleiðingu rafrænna reikninga lýkur verða rafrænar pantanir teknar upp! Innleiðing rafrænna reikninga og pantana er ekki einkamál bæjarins. Verk sem þetta verður unnið í samvinnu við alla samstarfsaðila, bæði birgja og viðskiptavini.

Mikilvægt er að styðja bæði einyrkja og lítil og meðalstór fyrirtæki. Bærinn hefur opnað þjónustuver, sem annast þarfir þeirra og er þeim boðið að koma og kynnast nýjungunum og nýta sér þjónustuna. En þótt þjónstustan við smærri aðila sé tímafrek þá er ætlunin að landa stórum kúnnum líka! Flestir ef ekki allir eru þeir með rafræn bókhald, enda hafa þeir bolmagn til þess.

Hafnarfjarðarbær er með EDI bikarinn uppi á skáp hjá sér þetta árið. Áhersla er lögð á að leysa málin, og því fundu menn leið til að koma upp keppnisanda, sem hefur skilað góðum árangri. Markmiðið er: Enginn pappír eftir áramót!

Skeytamiðlarar eru hvattir til að vera ekki með reikisamninga, heldur að koma sér saman um fast verð á hvern reikning. Það þarf að vera ódýrt! Þetta er okkar gigg, ekki þeirra!

Að lokum: Setjum markið hátt: Rafrænt Ísland í reikningaformi árið 2012.

Guðmundur Ragnar Ólafsson, innkaupastjóri Hafnarfjarðarbæjar.

Stefnur og straumar í rafrænum viðskiptum - Hvert stefnir Evrópa

XML viðskiptaskjöl: markmið ESB

ESB stefnir að því að koma á rafrænum viðskiptum sem byggja á XML/CEN/BII skeytasniði og svokölluðu fjögurra horna viðskiptalíkani. Það sem til þarf eru samræmdir skeytastaðlar, skilgreiningar á reikningi sem “allir” geta stuðst við. Þjónustuaðilar verða að geta tengst hver öðrum og hægt verður að fletta upp viðskiptaaðilum um alla Evrópu.

ESB leggur einnig áherslu á að kalla eftir stöðluðum lausnum fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki (SME) til að gera þeim sem aðgengilegast að taka upp rafræn viðskipti.  PEPPOL styður við og hvetur til viðskipta á milli landa og í þeim tilgangi er stuðst við stöðluð viðskiptaskjöl í samantekt CEN/BII Staðlasamtaka Evrópu.

Það er alþekkt að flestir reikningar koma frá fáeinum stórum viðskiptavinum. Afgangurinn kemur frá mörgum smáum viðskiptavinum. Þetta má sýna sem veldisdreifingu á línuriti:

Stórir viðskiptavinir hafa hingað til fengið forgang á kostnað hinna smærri, sýnt með skurðpunkti (cut-off point) á línuritinu. Langur "hali" er fyrir aftan skurðpunktinn. PEPPOL lækkar skurðpunktinn og færir hann aftar (styttir halann) með lausnum sem eru fjárhagslega aðgengilegar fyrir smærri fyrirtækin.

PEPPOL stuðlar að útgáfu tækniforskrifta, sem um leið fela í sér samkomulag um rafræn viðskipti á milli aðila. Fjárfesting í innviðum PEPPOL er endurnýtanleg, þ.e. uppsetning með fyrsta viðskiptavini gildir fyrir aðra líka. Markmiðið er að opna fyrir rafræn viðskipti við aðila í ESB. Það er ánægjulegt að sjá að ríki og borg hafa nú þegar veðjað á þennan kost.

Staðlaðar tækniforskriftir eins og tækniforskrift TS-135 frá Staðlaráði eru því lykillinn til að ná sambandi við alla viðskiptavini fyrirtækis með einföldum og ódýrum hætti. Nú þegar er til staðar tækniforskrift fyrir rafrænan reikning og unnið er að fleiri tækniforskriftum sem byggja á vinnu Staðlasamtaka Evrópu, CEN/BII.

Ávinningurinn er mikill og felst ekki aðeins í sparnaði á frímerkjum og pappír. Hagræðingu er helst að finna í endurskipulagningu vinnuferla innan fyrirtækis og í samskiptum fyrirtækja. Einnig er mikið öryggi sem fylgir rafrænum viðskiptum og hagræðing til langs tíma sem vegur margfalt á við upphaflegan kostnað. Fjölmörg dæmi eru til um þetta erlendis frá og ánægjulegt að sjá að dæmi um verulega hagræðingu eru einnig að verða til á Íslandi.

Bergþór Skúlason, tölvunarfræðingur, ITST, Danmörku.
Starfsvettvangur og helstu verkefni:
– CEN/BII2: Evrópustaðlar fyrir rafræn skeyti
- PEPPOL: Samræmd rafræn innkaup um alla Evrópu
- NemHandel: Lausn Dana á rafrænum reikningum

Rafrænar pantanir og reikningar: Samstarf og kostir

Við hjá MS erum að senda reikninga á Reykjavíkurborg, Kópavog, Ríkið (bæði heilbrigðisstofnanir og skóla), N1 (að hluta, þá staði sem eru ekki með EDI samskipti) og Icelandair hotels. Við höfum sent út 13.380 reikninga það sem af er árinu 2011.

Við erum að taka á móti pöntunum í gegn um Skeytamiðlunina frá einum aðila, Landsspítalanum Háskólasjúkrahúsi. Þeir hafa sent okkur 350 pantanir þessa leiðina það sem af er árinu 2011.

Það er rétt að við fylgjum NES/UBL staðlinum og erum í samstarfi við Skeytamiðlun Skýrr. Vorum aðilar að því að koma skeytamiðluninni á koppinn ásamt Reykjavíkurborg, og þurftum því ekki að greiða mikið fyrir uppsetningu á hugbúnaðinum.

Kostirnir eru ótvíræðir, að fá inn pantanir án þess að þurfa að slá þær inn aftur (tvískráning) og geta sent út rétta reikninga þar sem viðskiptavinurinn þarf ekki að slá þá inn sín megin. Annað sem græðist á þessu, sérstaklega þegar um er að ræða stóra viðskiptavini með marga viðskiptareikninga, en það er að greiðslurnar til okkar verða miklu skilvísari, því ekki þarf að bíða eftir að pappírsreikningurinn finnist svo hægt sé að stofna og greiða reikninginn, heldur koma allir reikningarnir rafrænt til þeirra og greiðslur fara fram eftir umsömdum greiðslufrestum.

Fyrirsjáanlegt er að alla vega Hafnarfjarðarbær fari að fá rafræna reikninga frá okkur. Það verður um leið og búið verður að ganga fullkomnlega frá tengingu sem hefur verið í smíðum á milli Skeytamiðlunar Skýrr og InExchange sem er þjónustuaðili Hafnarfjarðar. Við hjá Mjólkursamsölunni munum eingöngu verða með eina skeytamiðlun hjá okkur og ætlumst til að ef viðskiptavinirnir eru ekki viðskiptavinir Skeytamiðlunar Skýrr, þá alla vega verði þeirra þjónustuaðili að geta talað við Skýrr. Vonandi verða síðan fleiri viðskiptavinir sem fara í þennan farveg á næstunni.

Ólafur Steinason, upplýsingatækni.

Lokaorð

Þróun rafrænna viðskipta hefur verið ör og innleiðing rafrænna reikninga langt komin. Það er langt frá því að þau fyrirtæki og bæjarfélög sem hér eru nefnd séu þau einu. ICEPRO heldur áfram að fylgjast með innleiðingunni og taka þátt í að leysa vandamál sem kunna að koma upp.

Á næstunni má búast við svipuðum greinum og samantekt sem þessari. Upplýsingunum er safnað saman á einn stað: www.ut.is/rafraen-vidskipti þar sem einnig er að finna tækniforskriftir, stoðskjöl, skammstafanir, lista yfir innlend og erlend samtök o.m.fl.

Þróun staðlavinnu í Evrópu hefur einnig verið hröð. Íslendingar eru nú að tileinka sér það nýjasta og besta sem gerist í rafrænum innkaupum (eProcurement), en innleiðing þeirra er á fleygiferð í Evrópu. Með rafrænum innkaupum er ekki aðeins átt við reikninga, heldur einnig pantanir, vörulista, kreditnótur, afhendingarseðla og brátt rafræn útboð.

Þróun þessari er alls ekki lokið, en ICEPRO mun standa vaktina og fylgjast með hreyfingum og stefnum á þessu sviði. Við tökum heilshugar undir með ræðumönnum, sem sögðu að rafrænir reikningar séu það sem koma skal og einn þeirra sagði að lokum: Setjum markið hátt: Rafræn Ísland í reikningaformi árið 2012.

Örn S. Kaldalóns

Mynd í fyrirsögn er fengin á http://www.123rf.com/stock-photo/business_technology.html