Rafræn viðskipti á Íslandi

Skráning og flutningur gagna

Í upphafi tölvuvæðingar á Íslandi var hlutverk tölva afmarkað við tilteknar vinnslur, oft mjög sérhæfðar. Eftir því sem reikniafl í tölvum jókst og notkunarsvið þeirra breikkaði þurfti að setja meiri mannafla í það að skrá gögn. Hjá sumum fyrirtækjum og stofnunum mynduðust stórar deildir af starfsfólki sem vann við innslátt gagna á götunarvélar. Reglulega var farið með gatspjöldin í bunkum til tölvumiðstöðva.

Miðlun gagna á þessum tíma fór því fram með flutningi gatspjalda. Með tilkomu seguldisklinga var hægt að miðla gögnum sem tölvuskrám á milli aðila. „Varðveisla upphafsgagna“ varð mikilvægt hugtak, sem miðaði að minnkandi innslætti gagna.

Gagnanet og gagnamiðlun

Snemma var farið að tengja tölvur saman yfir símalínur til þess að auðvelda gagnvirk samskipti og fjarvinnslu. Ofarlega á níunda áratugnum var farið að undirbúa notkun gagnanets Pósts & síma. Væntingar voru strax mjög miklar og í Frjálsri verslun frá 1. júlí 1988 segir: „Tengingar við gagnanet (X.25, X.28 og X.400) verða brátt algengar hér á landi sem annars staðar.“ Gagnanetið var tekið í notkun ári síðar, þ.e. árið 1989.

Í upphafi tölvuvæðingar var svo til eingöngu unnið með gögn sem urðu til innan fyrirtækja og stofnana. Næstu tvo áratugina fjölgaði tölvum og fleiri aðilar fóru að nýta sér tölvuvinnslu. Með tilkomu gagnaneta sem tengdu tölvurnar saman varð fljótlega ljóst að mögulegt væri að ná umtalsverðri hagræðingu með því að miðla mótuðum (e. structured) tölvugögnum á milli aðila. Þannig yrði komist hjá því að skrá sömu gögn inn í tölvurnar á mörgum stöðum.

Á þessum tíma fylgdu viðskiptum og opinberri þjónustu gjarnan fjöll af pappír. Nægir að nefna reikninga, kvittanir, reikningsyfirlit, tollskýrslur og innflutningsskjöl – og margt af því var í margriti. Það var því mikill áhugi á því að minnka pappírsflóðið með því að miðla viðskiptaskjölum á milli tölva.

Með tilkomu gagnanets opnaðist möguleiki á rafrænni miðlun viðskiptaskjala. Með því að senda skjöl rafrænt mátti losna við pappírinn, stytta afgreiðslutíma verulega og minnka kostnað við alla afgreiðslu og vinnslu, meðal annars pantanir, innheimtu og greiðslur. Með minni notkun á pappír myndi fylgja minni þörf á geymslurými og minni prentsverta, auk þess sem auðveldara væri að finna rafræn gögn og meðhöndla þau.

Á þessum tíma var fjöldi fyrirtækja og stofnana að byggja upp staðarnet með einmenningstölvum (enska personal computer – PC). Þá jókst áhugi á tölvum verulega og þekking manna á vistun stafrænna gagna, forritun og gagnamiðlun. Jafnt og þétt jókst þrýstingur á að tölvurnar gætu „talað saman“, til að spara augljósan margverknað í skráningu gagna.

Ósamhæfni í ferlum, viðskiptaháttum og skjölum

Á þeim tíma, um miðjan níunda áratuginn, var töluvert misræmi í viðskiptaháttum, viðskiptaferlum og útfærslu viðskiptaskjala á pappír. Þetta átti sérstaklega við á milli atvinnugreina og mismunandi geira viðskipta en átti einnig í sumum tilvikum við þó starfsemi viðskiptaaðila væri sambærileg. Töluvert misræmi var líka í opinberum skjölum í mismunandi löndum sem háði samskiptum á milli opinberra aðila yfir landamæri, meðal annars í tollafgreiðslu.

Liprun viðskiptaferla

Til þess að ná þeim ávinningi sem vænst var með miðlun tölvutækra skjala í viðskiptum á milli ólíkra aðila var ljóst að það þyrfti fyrst að einfalda og samræma viðskiptaferla og miðlun, samstilla kjarnaupplýsingar í viðskiptaskjölum á pappír og auðvelda þannig flæði upplýsinga á milli viðskiptaaðila. Að öðrum kosti yrði mjög erfitt að útfæra rafræn samskipti á milli viðskiptaaðila þannig að hægt væri að stuðla að gangsæi í viðskiptum með skýrum ábyrgðarskilum á milli aðila. Rafræn útfærsla viðskipta þyrfti að auka möguleika á sjálfvirkni í miðlun þeirra gagna sem stýra viðskiptum og stjórnsýslu, hvort sem það er í flæði vöru og fjármagns eða í stjórnsýslu á milli stofnana. Það var talið grundvallar atriði að ferlar og vinnsla upplýsinga hindri ekki né tefji viðskiptin og stjórnsýsluna.

Svokölluð liprun viðskipta (e. trade facilitation) á alþjóðavísu var því talinn lykill að rafrænni útfærslu á viðskiptum með samskiptum á milli tölva. Gerð alþjóðlegra staðla fyrir málreglur, samskipti og skeyti byggði því á alþjóðlegu samkomulagi um liprun viðskipta með samræmingu á viðskiptaferlum og viðskiptaskjölum bæði í opinbera geiranum og einkageiranum. Mönnum var einnig ljóst að þar sem viðskiptaskjöl þurftu að berast á milli aðila þvert á atvinnugreinar þá væri mikilvægt að það samkomulag sem gert yrði næði yfir allar atvinnugreinar og til allra landa.

Í raun hafði verið unnið að liprun viðskipta á vettvangi Sameinuðu þjóðanna allt frá stofnun samtakanna, og formlega á vettvangi UNECE (efnahagsnefndar Sameinuðu þjóðanna fyrir Evrópu; e. United Nations Economic Commission for Europe) síðan 1957. En þegar hér var komið við sögu, undir lok níunda áratugarins, var orðið ljóst að það þyrfti samstillt átak á alþjóðavísu til að unnt væri að gera viðskipti rafræn.

Til að hægt væri að miðla viðskiptaupplýsingum á kerfisbundinn hátt á milli tölva þurfti því fyrst að samræma þau viðskiptaskjöl og þá viðskiptaferla sem lágu til grundvallar miðlun pappírsskjala í hefðbundnum viðskiptum. Þá fyrst þegar samkomulag um innihald og form viðskiptaskjala lá fyrir var hægt að skilgreina hvernig rafræna samskipti í viðskiptum gætu farið fram.

EDIFACT staðlar

UNECE var stofnað 1947 og tilheyrir umgjörð efnahags- og félagsmálaráðs Sameinuðu þjóðanna (e. Economic and Social Council“ - ECOSOC). UNECE hefur það megin markmið að stuðla að hagrænni samþættingu í Evrópu (e. pan-European economic integration). Allar þjóðir innan SÞ geta verið meðlimir í UNECE, ekki bara Evrópuþjóðir. Í dag eru 56 þjóðir meðlimir – í Evrópu, Norður Ameríku og Asíu.

Árið 1974 gaf UNECE út tilmæli 4[1] þar sem lagt var til að ríkisstjórnir aðildarþjóða UNECE hvettu til útfærslu á tilmælum um liprun á alþjóðlegum verslunarferlum (e. trade procedures facilitation) með því að setja á laggirnar þjóðarstofnanir eða nefndir, eða með öðrum stjórnvaldsaðgerðum. Þessar nefndir og stofnanir eru gjarnan kallaðar „PRO-nefndir“, enda felst starf þeirra í liprun ferla (e. PROcedures). Í kjölfarið var stofnaður fjöldi PRO-nefnda, svo sem SWEPRO, DANPRO, FINPRO og Norsk EDIPRO á Norðurlöndunum og t.d. SITPRO í Bretlandi.

PRO-nefndirnar störfuðu um allan heim að því að fjarlægja hindranir fyrir alþjóðlegum viðskiptum með einföldun og samræmingu á viðskiptaferlum. Markmiðið var einkum að lipra alþjóðlega verslun (e. trade) í samræmi við samkomulag WTO (World Trade Organization) um liprun í alþjóðlegri verslun[2] og þróa samræmd rafræn skeyti á heimsvísu.

Staðall fyrir EDI samskipti (e. electronic data interchange) var fyrst gefinn út af Sameinuðu þjóðunum árið 1985.

UN/EDIFACT reglurnar (UN rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Trade) er safn alþjóðlega samþykktra staðla, efnisskráa og leiðbeininga fyrir rafræn samskipti á mótuðum gögnum, milli óháðra tölvuvæddra upplýsingakerfa. EDIFACT viðmið eru samþykkt og útgefin af UNECE í UNTDID (UN Trade Data Interchange Directory) sem ráðleggingar innan umgjarðar Sameinuðu þjóðanna.

ISO staðlaráðið samþykkti UN/EDIFACT málreglurnar sem alþjóðlegan staðal ISO 9753 árið 1987[3]. Það er athyglisvert að á þeim tíma voru liðin meira en 20 ár frá því fyrstu samræmdu sniðmátin fyrir rafræn skeyti í farmflutningum voru skilgreind af Edward Guilbert, sem gjarnan er nefndur faðir rafrænnar skeytamiðlunar. Árið 1981 hafði ANSI-staðlastofnunin gefið út fyrsta ANSI X12 staðalinn sem síðar varð hluti hinna alþjóðlegu staðla UN/EDIFACT.

Á síðustu árum hefur PRO-nefndunum fækkað mikið þar sem sumar þeirra hafa runnið inn í önnur samtök eða stofnanir, meðal annars til að fylgja eftir áherslu á rafræn samskipti byggð á XML og samþættingu EDIFACT samskipta við þróun á viðskiptum yfir Internetið.

EDI félagið

Mikil vakning varð á Íslandi þegar fyrstu UN/EDIFACT staðlarnir höfðu verið gefnir út. Fjöldi fyrirtækja sá að hér var mikið hagsmunamál á ferðinni og stofnuðu með sér EDI-félagið þann 25. maí 1989. Á stofnfundinn mættu 30 fulltrúar fyrirtækja, samtaka, stofnana og ráðuneyta, þar sem Vilhjálmur Egilsson var kjörinn formaður.

EDI-félagið var opið áhugafélag einstaklinga, stofnana og fyrirtækja sem vann að framgangi skeytamiðlunar á milli tölva. Félagið varð fljótlega góður vettvangur fyrir samvinnu í útfærslu og leiðum við innleiðingu á UN/EDIFACT stöðlunum og stóð fyrir fjölda kynningarfunda fyrir væntanlega notendur UN/EDIFACT staðlanna um ávinning og tækifæri í miðlun rafrænna viðskiptaskeyta.

EDI-félagið starfaði allt til ársins 1998 þegar það sameinaðist ICEPRO, nefnd um rafræn viðskipti.

ICEPRO

EFTA var með „trade facilitation“-nefnd sem meðal annars var samráðsvettvangur um framþróun og notkun EDI og hafði tengsl við UNCEC/WP4, síðar nefnt  CEFACT, ESB og fjármagnaði að hluta starf WEEB (Vestern European Edifact Board) sem fjallaði um útfærslu og innleiðingar fyrir ýmsar atvinnugreinar varðandi uppbyggingu EDIFACT. Fulltrúi íslenska ríkisins og opinberra stofnana hér á landi tók virkan þátt í þessu starfi í Evrópu og vann að því að stofna PRO-nefnd hér á landi í samvinnu við lykilaðila úr atvinnulífinu.

ICEPRO nefnd um verklag í viðskiptum var stofnuð vorið 1989. Nefndin fékk heitið ICEPRO. Karl F. Garðarsson var kjörinn formaður og gegndi hann því starfi fyrstu 20 árin. Með honum í fyrstu stjórn voru: Tryggvi Axelsson, María E. Ingvadóttir, Arnþór Þórðarson og Sigmar Þormar. Fyrsta skrifstofa ICEPRO var á Staðladeild Iðntæknistofnunar, Keldnaholti, og fyrsti framkvæmdastjórinn var Þorvarður Kári Ólafsson.

Hlutverk ICEPRO var „að stuðla að einföldun og samræmingu í viðskiptum, einkum því er lítur að viðskiptaskjölum, flutningsskjölum og skýrslum til hins opinbera, og hvernig senda má skjöl á milli tölva. Auk þess að tryggja samræmingu við alþjóðlegar verklagsreglur og viðurkennda staðla á sviði skjalasendinga milli tölva og annast útbreiðslu þessara reglna á Íslandi.

ICEPRO var félag stærri aðila og heildarsamtaka hjá bæði hinu opinbera og í atvinnulífinu sem varð fljótlega samráðsvettvangur fyrir stefnumótun í uppbyggingu skeyta og samskipta á Íslandi og gaf út almennar leiðbeiningar í formi handbókar 1991 um skjalasendingar milli tölva (SMT) sem yfirleitt var kölluð „SMT-handbókin“ þar sem grunnatriði SMT samskipta eru útskýrð.

Segja má að verkaskipting á milli ICEPRO og EDI-félagsins hafi verið þannig að ICEPRO mótaði skeytin í samræmi við UN/EDIFACT og starf annarra PRO-nefnda, en EDI félagið vann að innleiðingu og sameinaði krafta frumkvöðla á Íslandi.

Eftir samruna EDI-félagsins og ICEPRO hélt ICEPRO áfram því verkefni að vera vettvangur fyrir notendur rafrænna viðskipta til að vinna saman að uppbyggingu á rafrænum viðskiptum.

Aðlögun EDIFACT

Fljótlega varð ljóst að UN/EDIFACT staðlarnir voru mjög ítarlegir og full ástæða til að velja úr þá þætti sem skiptu mestu máli hér á landi. Þá hafði verið þróað svokallað EANCOM undirmengi (e. subset), sem var það viðmið sem notað var við einföldun skeyta. Undir forystu ICEPRO var hafist handa við að aðlaga EDIFACT skeytin að íslenskum aðstæðum. Verk þetta var unnið að mestu í sjálfboðavinnu af fulltrúum hagsmunaaðila. Alls gaf ICEPRO út 27 staðla um rafræn skjöl og skeyti[4] á mörgum sviðum, meðal annars í flutningum, tollafgreiðslu, verslun, greiðslumiðlun og heilbrigðisþjónustu. Árið 2001 gaf ICEPRO út „Handbók fyrir EDI í verslun um notkun og beitingu EDI skjala“ í samvinnu við EAN á Íslandi (nú GS1 Ísland). Handbókin er oft kölluð „Bláa bókin“ og varð hinar fyrstu „notkunarleiðbeiningar fyrir verslunarskeyti fyrir smásölu“. Á Íslandi eru EDI skeyti því byggð á „Bláu bókinni“ sem einföldun á útgáfu 90.1 af UN/EDIFACT stöðlunum sem eru frá árinu 1990.

Hröð uppbygging

Það má segja að EDI-félaginu og ICEPRO í samvinnu við EAN á Íslandi hafi tekist að umbylta viðskiptaferlum hjá fjölmörgum atvinnugreinum á Íslandi á nokkrum árum. Fyrsta átakið var í útfærslu Tollsins á farmskrám í samstarfi við Eimskip, síðan voru önnur fyrirtæki í farmflutningum dregin inn í samstarfið, og í framhaldi af því skil á tollskýrslum til Tollstjóra. Sem dæmi um aukna skilvirkni með innleiðingu EDIFACT skeytamiðlunar þá fór meðal afgreiðslutími tollsins á tollskýrslum úr einum degi niður í nokkrar mínútur. Fljótlega voru á bilinu 70-80% tollskýrslna rafrænar og nú hefur hlutfallið verið um 97-98% um árabil.

Í verslunargeiranum var það Bónus sem dró vagninn í upphafi með samþættri innleiðingu á strikamerkjum og rafrænum EDIFACT skeytum. Aðrar verslanir fylgdu svo í kjölfarið ásamt samstarfsaðilum þeirra. Í verslunargeiranum var áhersla á innleiðingu á innkaupum frá pöntun til afhendingar og eru fjölmargar verslanir og dreifingaraðilar enn að byggja á þeim rafrænu ferlum og skeytum sem útfært var á tíunda áratugnum.

Það var lykill að þessum árangri í uppbyggingu á rafrænum viðskiptum byggðum á UN/EDIFACT stöðlunum að Íslendingar tóku virkan þátt á vettvangi UNECE og EFTA og því samstillta átaki sem fólst í starfi PRO-nefndanna á alþjóðavísu. Uppbygging þekkingar hér á landi varð mjög hröð og áherslur í innleiðingu byggðu á reynslu annarra þjóða og samvinnu þjóða um leiðir og lausnir.

Það sem þó er talið að hafi skipt mestu máli er sú áhersla sem lögð var strax í upphafi á að innleiðing á rafrænum viðskiptum snerist fyrst og fremst um samkomulag um viðskiptaferla og samskipti með viðskiptaskjöl og heildræna aðlögun viðskiptanna, frekar en áherslu á tæknilega þætti.

Lagaumgjörð

Árið 1999 var gerð úttekt á rafrænum viðskiptum í umfjöllun um íslensk lög. Finnur Ingólfsson viðskiptaráðherra ritaði eftirfarandi formálsorð:

„Rafræn viðskipti eru að gjörbylta hefðbundnum viðskiptaháttum. Viðteknar viðskiptavenjur breytast, milliliðum fækkar, viðskiptakostnaður minnkar, nánara  samband ríkir á milli fyrirtækja og neytenda og nýir markaðir og vörur spretta upp. Hver sá sem hefur aðgang að Netinu getur boðið fram vörur og þjónustu og náð til neytenda hvar sem er í heiminum og með sama hætti getur neytandi keypt vörur og þjónustu á hinu sameiginlega markaðstorgi heimsins óháð tíma og stað.

Talið er að rafræn viðskipti verði helsta uppspretta hagvaxtar þegar ný öld gengur í garð. Rafræn viðskipti skapa ný sóknarfæri fyrir fyrirtæki og neytendur. Tækifæri fyrirtækja felast t.d. í opnum alþjóðlegum markaði, styttri afhendingartíma og minni útgjöldum. Ávinningur neytenda getur t.d. falist í alþjóðlegu vöruvali, skjótri úrlausn á þörfum og lægra verði.“

XML ívafsmál

Um miðjan tíunda áratug 20. aldar hóf veraldarvefurinn göngu sína á  Internetinu. Vefurinn byggðist á HTML (Hyper-Text Markup Language) ívafsmálinu, sem er heppilegt til birtingar gagna, en síður til vistunar. XML (eXtended Markup Language) var heppilegra til gagnaskipta og vistunar en það varð til eftir 1996 (Jon Bosak og fleiri). Þar með var fengið ívafsmál sem hentaði fyrir rafræn skjöl.

Fljótlega útbjuggu tölvufyrirtæki beinan stuðning við XML á gagnagrunnum sínum. XML hafði ýmsa kosti fram yfir EDI, t.d. þurfti ekki sérstakan þýðara fyrir XML. Þá hófst umræða um hvernig XML gæti sem best tekið við af EDI. ICEPRO stofnaði vinnuhópa og stýrinefnd til að fylgjast með þróun á XML-skeytamiðlun og umræðum í hinum stóra heimi um leiðir til að samræma eða samtvinna XML og EDIFACT.

Laust fyrir aldamótin hófst vinna við að samræma rafræn skjöl með beitingu XML málsins. Mikið var rætt og ritað um svokallaða ebXML lausn,  (Electronic Business using eXtensible Markup Language), þ.e. viðskiptaleg rammaskeyti.  Að málinu unnu einkum:

• UN/CEFACT (UN Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)  og
• OASIS (Advancing Open Standards for the Information Society).

OASIS þróaði jafnframt staðlað gagnasnið fyrir rammaskeytin, er nefndist UBL (Universal Business Language). Um miðjan fyrsta áratug nýrrar aldar náði UBL fótfestu í Evrópu, þó einkum á Norðurlöndum.[5]

Starf OASIS olli töluverðum ruglingi í EDI-samfélaginu um allan heim. Margir töldu að nú væri EDI dautt og XML tæki yfir sem ívafsmál um þær málreglur sem notaðar yrðu. Til að gera langa sögu stutta, þá stendur sú umræða enn þegar þetta er ritað og ljóst er að EDI og XML málin verða bæði í notkun um ókomin ár.

NES hópurinn

Norðurlöndin tóku sig saman árið 2005 með Dani í broddi fylkingar til að móta viðskiptaskeyti byggt á XML málinu. Þeir höfðu ákveðið að nota UBL gagnasniðið (Universal Business Language) frá OASIS og lögleiddu rafræna reikninga með staðli sem byggir á UBL. Árið eftir  var stofnaður NES hópurinn (North European Subset) með þátttöku ICEPRO.

Árið 2007 gaf ICEPRO út „Handbók rafrænna viðskipta - rafræn innkaup með XML“[6]. Bók þessi byggðist á viðskiptaferlum, sem NES hópurinn gaf út og er raunar fyrsta íslenska handbókin í rafrænum viðskiptum.

FUT

Á þessum tíma var töluverð framþróun í mótun á rafrænum viðskiptum byggðum á XML skjölum, meðal annars hjá OASIS. Jafnframt var áhugi á því að halda áfram því starfi sem NES hópurinn hafið byrjað á vettvangi CEN staðlaráðs Evrópu. Fagstaðlaráð í upplýsingatækni hjá Staðlaráði Íslands stofnaði því tækninefnd um grunngerð rafrænna viðskipta (TN-GRV) og fjölda vinnuhópa undir tækninefndinni til að vinna að gerð tækniforskrifta fyrir helstu viðskiptaskeyti. Staðlaráð Íslands hefur gefið út nokkrar tækniforskriftir, meðal annars fyrir rafrænan reikning byggðan á XML, sem Bjarni Benediktsson fjármálaráðherra mæltist til að yrðu teknar í notkun frá 1. janúar 2015.

XML ívafsmálið hefur þó ekki orðið EDI notkun að aldurtila, síður en svo. EDI samskiptin halda áfram við hlið hinnar nýju tækni. ICEPRO vinnur að samhæfingu EDI og XML og hefur gefið út leiðbeiningar um samræmda notkun rafrænna XML skjala. Að því verki komu um 20 fyrirtæki og stofnanir.

Kostir rafrænna viðskipta

Rafræn viðskipti eru komin til að vera. Fulltrúar fyrirtækja og stofnana treysta því að þau haldist stöðug. Kostirnir eru ótvíræðir: Óhemju tími sparast, viðskipti sem áður tóku vikur geta nú tekið nokkrar mínútur. Pappír sparast og jafnframt geymslurými, blek og raforka. Þetta eru græn skref sem nútímafólk þarf að taka til að halda umhverfinu hreinu.

Það er mikilvægt að tryggja að Íslendingar séu samstíga aðilum erlendra viðskipta.