Persónuvernd

Persónuverndarstefna Ský:

Skýrslutæknifélag Íslands eru félagasamtök sem rekin eru án hagnaðarmarkmiða. Félagið hefur ekki persónuverndarfulltrúa þar sem félagið fellur ekki undir þá skilgreiningu skv. lögum nr 90/2018 málsgrein 35. Allar fyrirspurnir um persónuvernd félagsins skal senda á sky@sky.is.

Félagið heldur utan um lágmarks persónuupplýsingar viðskiptavina. Upplýsingarnar eru eingöngu notaðar til að halda utanum viðburði/samskipti og félagatal ásamt reikningagerð. Upplýsingum er aldrei dreift til 3ja aðila.

Stefna Ský um meðferð persónuupplýsinga hlýtur lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í þeim tilfellum þar sem persónulegar upplýsingar eru skráðar svo sem vegna félagsaðildar eða skráningar á viðburði og gefnar eru upp persónuupplýsingar mun félagið sjá til þess að upplýsingarnar séu geymdar á öruggan hátt og aldrei gefnar upp til 3ja aðila eða notaðar í öðrum tilgangi án samþykkis viðkomandi eða með dómsúrskurði. 

Við heimsóknir á vefsíður okkar verða til ýmsar upplýsingar sem eingöngu eru notaðar í tölfræðilegum tilgangi svo sem fjölda heimsókna á vefi, þjónustustigi og öðru tengt vefmælingum (e. Cookies) og eru allir notendur upplýstir um það sem fara inn á vefi félagsins eftir 1. júní 2018. 

Tilgangur:
Upplýsingarnar eru unnar fyrst og fremst til að geta efnt formlega og óformlega samninga við viðskiptavini félagsins og til að sinna öðrum þeim skyldum sem leiða af þjónustu við viðskiptavini, en einnig fer vinnslan fram til að tryggja að viðskiptavinir félagsins fái góða þjónustu.

Félagatal:
Félagsaðild er á einstaklinga og þarf því að hafa lágmarksupplýsingar um félagsmenn til að tryggja að ljóst sé hvaða einstakling um er að ræða. Einnig þarf að halda utan um hver er greiðandi félagsgjalds. Öll samskipti milli félagsins og félaga fara fram í gegnum tölvupósta og því nauðsynlegt að fá uppgefið netfang í upphafi en viðkomandi getur þó afskráð netfangið hvenær sem er eftir það. Vistað er í félagatali þegar viðkomandi fær tímaritið Tölvumál sent í pósti til sín og einnig eru samskipti vistuð þegar við á.

Upplýsingar sem krafist er:
- kennitala einstaklings
- nafn einstaklings
- tölvupóstfang einstaklings
- kennitala greiðanda
- nafn greiðanda
aðrar upplýsingar eru valkvæðar svo sem símanúmer.

Póstlisti:
Allir sem skrá sig á póstlista félagsins þurfa að gefa upp tölvupóstfang og nafn. Póstlista er ALDREI dreift til 3ja aðila og eingöngu notaður til að auglýsa starfsemi félagsins.  Allir sem skrá sig á viðburði félagsins velja hvort þeir fari á póstlista með því að merkja eða afmerkja í hak um það. Hægt er að segja sig af póstlistanum hvenær sem er með því að ýta á "afskrá" í fjöldapóstum eða senda póst á sky@sky.is. Einnig er alltaf hægt að senda ósk um að eyða gögnum um sig á sky@sky.is (nema lögbundnum bókhaldsgögnum).

Viðburðaskráning:
Helsta starfsemi félagsins felst í að halda fræðsluviðburði. Allir sem mæta á viðburði verða að gefa upp lágmarksupplýsingar svo ljóst sé hvaða einstaklingur er að skrá sig og hver er greiðandi. Haldið er utan um á hvaða viðburði viðkomandi mætti í þeim tilgangi að geta svarað fyrirspurnum um reikninga. Einnig er alltaf hægt að senda ósk um að eyða gögnum um sig á sky@sky.is (nema lögbundnum bókhaldsgögnum).

Tölvukerfi:
Tölvukerfi félagsins eru hýst í öruggu umhverfi hjá eða í gegnum Advania og Wise. Þar er átt við bókhaldskerfi/félagakerfi, tölvupóstkerfi og vefi Ský. 

Vinnsluskrá:
Félagið heldur utan um vinnsluskrá þar sem fram kemur hvaða upplýsingar eru vistaðar og hvernig öryggi þeirra er tryggt. 

Geymslutími:
Félagið leitast við að uppfylla lög og skyldur varðandi geymslutíma gagna svo sem bókhaldslög. 

Viðskiptavinir félagsins geta hvenær sem er óskað eftir upplýsingum um hvaða gögn eru vistuð og farið fram á leiðréttingu, eyðingu, andmæla vinnslu auk réttarins til að flytja eigin gögn. Þessi réttindi eru þó ekki alltaf til staðar. Þannig kunna lög að skylda félagið til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur félagið hafnað beiðni þinni vegna réttinda félagsins svo sem réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji félagið þau réttindi vega þyngra. Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki orðið við beiðni þinni mun félagið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

Myndir:
Rétt er að nefna að teknar eru myndir/myndbönd á viðburðum félagsins og einnig mæta fjölmiðlar oft á viðburði. Gestir geta því átt von á að teknar séu myndir af þeim og birtar í tengslum við viðburði Ský.

Persónuverndarstefna Ský er endurskoðuð reglulega og uppfærð á vef félagsins.

Gildandi persónuverndarstefna gildir frá 28. febrúar 2022.
Síðast breytt 28. feb. 2022. Áður breytt 31. okt. 2018.

Fyrirspurnir eða ábendingar skal senda á netfang félagsins, sky@sky.is og svarar framkvæmdastjóri félagsins fyrir persónuverndarstefnuna.

----
Fulltrúi Ský í stjórn Persónuvernd

Skv. lögum 90/2018 málsgrein 38 um Persónuvernd á Skýrslutæknifélagið fulltrúa í stjórn Persónuverndar. Skipað er í stjórn af ráðherra í fjögur ár í senn.

Fulltrúar Skýrslutæknifélagsins síðustu árin hafa verið:

2020-2024:
Þorvarður Kári Ólafsson, aðalmaður
Jónas Sturla Sverrisson, varamaður

2016-2020:
Þorvarður Kári Ólafsson, aðalmaður
Jónas Sturla Sverrisson, varamaður

2012-2016:
Sigrún Gunnarsdóttir, aðalmaður
Þorvarður Kári Ólafsson, varamaður

2008-2012:
Magnús Hafliðason, aðalmaður
Sigrún Gunnarsdóttir, varamaður

2004-2008:
...

2000-2004:
Guðbjörg Sigurðardóttir, aðalmaður